Спільне використання книг в мережі

Взагалі кажучи, спільна робота з файлами Excel в мережі не була чимось забороненим у всіх версіях Excel Вам слід було тільки уникати паралельного відкриття одного файлу кількома людьми Останні версії Office дозволяють одночасно працювати над однією і тією ж робочою книгою двом або більше співробітникам за допомогою команди Доступ до книги (Share Workbook)

Після того як ви встановите прапорець Дозволити змінювати файл декільком користувачам одночасно (Allow Changes By More Than One User At The Same Time), показаний на рис 193, і натиснете кнопку OK, Excel попросить вас підтвердити своє рішення і потім збереже робочу книгу Це необхідна умова – перед тим як інший користувач зможе відкрити дану книгу, вона повинна бути збережена як загальна У результаті в рядку заголовка книги зявиться укладену в дужки слово ([Загальний] ([Shared]), яке буде відображатися кожен раз при відкритті книги, поки активний режим спільного доступу до неї

Рис 193 Встановіть прапорець, щоб зробити робочу книгу загальної

РАДА

Щоб змінити імя, яке буде бачити в діалоговому вікні Керування доступом до файлу інший користувач, коли ви працюєте з загальним файлом, виберіть команду Параметри (Options) в меню Сервіс, клацніть на вкладці Загальні (General) і введіть потрібні зміни в полі Імя користувача (User Name)

Звичайно, при роботі кількох людей одночасно з одним і тим же файлом існує певний ризик Конфлікти ймовірні, якщо кілька співробітників спробують зробити що-небудь, зачіпає одні й ті ж осередки При збереженні ваших змін Excel не тільки фіксує виконані вами зміни, а й оновлює книгу, якщо інші користувачі вже справили збереження раніше Діалогове вікно проінформує вас, що всі зміни були обєднані Осередки, вміст яких скориговано НЕ вами, будуть обведені кольоровий кордоном, а спеціальний коментар до осередку пояснить, хто і коли здійснив зміни При наведенні покажчика миші на клітинку ця інформація відображається в виносці, як показано на рис 194 Зверніть увагу, що трикутний індикатор коментаря зявляється у верхньому лівому кутку комірки, а не у верхньому правому, як у випадку стандартного примітки

Рис 194 Осередки, змінені іншими користувачами у спільній робочій книзі,

відображаються в рамці і містять коментар

ПРИМІТКА

За виділення осередків і показ коментарів відповідає прапорець Відстежувати виправлення (Track Changes While Editing) у діалоговому вікні, що відкривається командою Виділити виправлення (Highlight Changes) підміню Виправлення (Track Changes) меню Сервіс Даний режим за замовчуванням активний, але, якщо ви хочете відслідковувати і згодом переглядати зміни, перевірте установку цього прапорця перед першим збереженням книги в режимі спільного доступу

Зберігаючи загальну книгу, Excel перевіряє наявність конфліктів і визначає, чи їх арбітраж Як правило, потім зявляється вікно з інформацією про те, що зроблена іншими користувачами правка врахована в книзі Однак якщо одна і та ж осередок зазнала зміни з декількох сторін, для вирішення конфлікту Excel відкриває діалогове вікно Виник конфлікт доступу (Resolve Conflicts), зображене на рис 195

ПРИМІТКА

При створенні багатокористувацької книги встановіть певні правила роботи і проектуйте книгу з максимальними вимогами до безпеки Наприклад, кожному рецензенту можна відвести окремий іменований лист, вміст якого буде контролюватися саме їм Потім ви вправі створити ще один лист, де збиратимуться всі необхідні дані з персональних листів, представлені в заданому форматі Детально ця тема розглянута в розділі «Обєднання даних з різних листів» глави 9

Рис 195 Якщо кілька користувачів змінюють одні й ті ж осередки, на останньому лежить відповідальність за те, чиїм змінам віддати пріоритет

Для кожного конфлікту діалогове вікно Виник конфлікт доступу відображає порушені ним осередки і пропонує вирішити, які зміни будуть мати силу в кінцевому рахунку Ви вправі приділити увагу кожному протиріччя окремо або скористатися кнопками в нижній частині діалогового вікна, щоб або прийняти всі свої зміни, або затвердити все, що має відношення до інших користувачів

Зауважте, що конфлікти можуть виникати тільки між останнім зафіксованим станом і тією версією, яку ви намагаєтеся зберегти Якщо більше двох користувачів змінили одні і ті ж осередки, кожен з них повинен буде вирішити, кому на даний момент слід віддати перевагу Проте пізніше ви вправі переглянути всі конфлікти окремо і винести відповідні вердикти

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткова інформація наведена в розділі «Перегляд змін»

Обмеження при роботі з загальної книгою

При спільній роботі над книгою ви трохи обмежені в своїх діях Загальні робочі книги можна редагувати тільки у версіях Excel 97 і старше Ранні версії, такі як Microsoft Excel 7 (Windows 95), не підтримують колективне редагування

Коли до робочої книзі відкритий спільний доступ, вам дозволено вводити текст і числа, змінювати форматування осередків, виправляти формули, а також копіювати, вставляти і переміщати данниес допомогою миші Разом з тим ви можете вставляти стовпці і рядки, але не блоки осередків Не можна обєднувати осередки, додавати діаграми або інші обєкти, створювати гіперпосилання, встановлювати паролі, вставляти проміжні підсумки, структурувати робочі листи, створювати таблиці даних або зведені таблиці Макроси доступні тільки для виконання, хоча дозволено записувати їх за умови, що вони зберігаються в іншій робочій книзі з монопольним володінням Для спільної книги стають недоступними команди Умовне форматування (Conditional Formatting), Сценарії (Scenarios) і Перевірка (Data Validation), а також більшість кнопок на панелі Малювання (Drawing)

Налаштування параметрів спільного доступу

Ви можете змінити деякі параметри поведінки за замовчуванням для загальних книг Для цього виберіть команду Доступ до книги в меню Сервіс і клацніть на вкладці Детальніше (Advanced) у діалоговому вікні Керування доступом до файлу (Share Workbook), як показано на рис 196 Кожен користувач спільної книги вправі встановлювати ці параметри самостійно Верхня група елементів управління на вкладці Детальніше дозволяє вказати період часу, протягом якого повинен зберігатися журнал змін, якщо ви в принципі захочете відстежувати зміни

ПРИМІТКА-:

Вимкнення режиму відстеження змін звужує ваші можливості по злиттю робочих книг Додаткова інформація наведена в розділі «Обєднання змін з декількох робочих книг»

У розділі Оновлювати зміни (Update Changes) виберіть режим оновлення змін Збереження файлу може виконуватися користувачем самостійно, при цьому враховуються всі зроблені ним зміни, і в його копію робочої книги вноситься правка з боку інших рецензентів Частота автоматичного оновлення задається при вибраній кнопці Кожні (Automatically Every) При автоматичному оновленні також зберігаються будь-які зміни, але, якщо підлеглий перемикач встановлений в положення Тільки переглянути чужі зміни (Just See Other Users Changes), ви отримуєте можливість відкласти ухвалення рішення про запамятовуванні результатів власного редагування до тих пір, поки не перегляньте зміни, зроблені іншими користувачами

Рис 196 Управління способом обробки змін здійснюється на вкладці Детальніше

Як вже говорилося, при виявленні протиріч відкривається діалогове вікно, показане на рис 195 Якщо ж ви встановите перемикач Для суперечливих змін (Conflicting Changes Between Users) в положення Раніше збережені мають преімущество1 (The Changes Being Saved Win), всі конфлікти вирішуватимуться на благо останнього користувача, що ініціював збереження

Прапорці в розділі Включити до особисте уявлення (Include In Personal View) дозволяють кожному користувачеві зберігати власні настройки друку або фільтрів, встановлені за допомогою команд Автофільтр (AutoFilter) або Розширений фільтр (Advanced Filter) в меню Дані (Data)

РАДА

Для загальних книг не втрачає силу стандартна парольний захист, але пароль необхідно застосувати перед включенням спільного доступу Виберіть команду Зберегти як (Saver As) у меню Файл, клацніть на кнопці Сервіс (Tools) і виберіть команду Загальні параметри (General Options) У розділі Спільний доступ до файлу (File Sharing) ви можете ввести пароль для відкриття робочої книги і інший пароль для внесення до неї змін Потім слід поширити відповідні паролі серед членів вашої робочої групи Детальніше про захист файлів див «Захист даних» глави 2

Відстеження змін

Відстеження змін до Excel тісно повязане із загальними робочими книгами Якщо ви виберете команду Сервіс ► Виправлення ► Виділити виправлення і потім

1 Дія цього перемикача прямо протилежно його назві в русифікованої версії, він працює саме так, як описано далі в книзі, відповідно з оригінальним англійською назвою

Прямуючи перев

встановіть прапорець Відстежувати виправлення, ви перекладете робочу книгу в режим спільного доступу Вона буде збережена, як якби була виконана команда Доступ до книги І навіть вибравши варіант Не зберігати журнал змін (Dont Keep Change History) на вкладці Детальніше діалогового вікна Керування доступом до файлу (див рис 196), ви не позбавите себе права знову включити відстеження змін командами підміню Виправлення Після клацання на пункті меню Сервіс ► Виправлення ► Виділити виправлення відкривається діалогове вікно, показане на рис 197

РАДА

Не обовязково відкривати спільний доступ до робочої книзі для того, щоб контролювати власні зміни Досить включити режим їх відстеження і зберегти книгу у звичайній папці на вашому персональному жорсткому диску замість загальної папки в мережі

Рис 197 Скористайтеся командою Виправлення, щоб задати параметри відстеження змін у спільній робочій книзі

У діалоговому вікні Виправлення (Highlight Changes) ви можете вказати, які зміни в книзі повинні виділятися Його список, що розкривається, підлеглий прапорця За часом (When), дозволяє уточнити, хочете ви бачити всі зміни, зроблені після першого застосування спільного доступу до робочої книги чи тільки ще не переглянуті зміни, або зміни з часу останнього збереження або після зазначеної дати Список, що розкривається поряд з прапорцем Користувачем (Who) включає в себе пункти Всі (Everyone) і Всі, крім мене (Everyone But Me), а також імена користувачів, які брали участь у редагуванні книги Ви вільні ввести в поле У діапазоні (Where) конкретну контрольовану клітинку або діапазон комірок Якщо перед відкриттям діалогового вікна Виправлення був виділений діапазон, то посилання на нього зявиться в полі У діапазоні (прапорець зліва повинен бути встановлений) Ви також можете вказати потрібні комірки мишею, клацнувши на розташованій праворуч від поля кнопці і виділивши їх безпосередньо на робочому листі

Зазвичай увагу до змінених осередкам залучається за допомогою рамки і коментарів Щоб відключити режим виділення, зніміть прапорець Виділяти виправлення на екрані (Highlight Changes On Screen) Ви також можете створити лист для

журналу, в якому будуть зафіксовані подробиці всіх зроблених змін Для цього встановіть прапорець Вносити зміни на окремий аркуш (List Changes On A New Sheet) Лист журналу буде вставлений після останнього аркуша спільної книги, як показано на рис 198

Рис 198 Журнал – спеціальний лист, на якому будуть зберігатися відомості про всі зміни, зроблених у спільній робочій книзі

ПРИМІТКА

Дії з форматування, не враховуються в журналі змін

Журнал змін – спеціальний лист з захищеними даними, що відображається тільки тоді, коли книга знаходиться в режимі спільного доступу, і зникаючий при виключенні цього режиму Якщо ви знову почнете сеанс роботи із загальною робочою книгою, всі зміни, записані в журнал раніше, будуть втрачені

РАДА

Щоб зберегти поточну історію змін, скопіюйте вміст журналу на другий робочий лист перед закінченням сеансу роботи з загальної книгою

Захист журналу змін

Excel дає гарантію, що вся історія ваших дій, зроблених протягом сеансу роботи із загальною книгою, не сумнівайся відразу Якщо така можливість вас цікавить, виберіть команду Сервіс ► Захист ► Захистити загальну книгу (Tools ► Protection ► Protect Shared Workbook) Excel відкриє діалогове вікно, зображене на мал 199

Рис 199 Журнал змін може бути захищений від очищення

Встановивши прапорець Загальний доступ з виправленнями (Sharing With Track Changes), ви тим самим заблокуєте очистку журналу Однак будь-який член робочої групиздатний звести нанівець ваші зусилля, вибравши команду Сервіс ► Захист ► Зняти захист спільної книги (Tools ► Protection ► Unprotect Shared Workbook) Щоб виключити і цю

«Дірку» в безпеці, введіть пароль у діалоговому вікні Захист спільної книги (Protect Shared Workbook), але обовязково перед тим, як книга формально стане загальною Тоді будь-який, хто спробує вимкнути захист, повинен буде ввести цей пароль з точністю до регістру букв

ПРИМІТКА — –

При успішному введенні пароля не тільки зніметься захист, а й робоча книга переведеться в монопольний режим Зауважте, що це дійсно тільки при наявності пароля Переклад спільної книги в монопольний режим означає, що скидається журнал змін і відключаються всі користувачі, що відкрили цю книгу

Перегляд змін

У будь-який момент ви можете переглянути кожну зміну, внесену до спільної робочої книгу, з тією умовою, що при першому збереженні листа зі спільним доступом у вікні Виправлення був встановлений прапорець Відстежувати виправлення При виборі команди Сервіс ► Виправлення ► Прийняти / Відхилити виправлення (Tools ► Track Changes ► Accept Or Reject Changes) відкриється діалогове вікно, показане на рис

1910 Його розкривні списки несуть ту ж навантаження, що і їх аналоги в діалоговому вікні Виправлення, за тим винятком, що список За часом (When) містить тільки пункти Ще не Перегляд (Not Yet Reviewed) і З дати (Since Date)

При натисканні на кнопці ОК зявиться діалогове вікно, зображене на мал 1911, і перша зміна, що задовольняє заданому вами критерієм, буде виділено на аркуші робочої книги Діалогове вікно Перегляд виправлень (Select Changes Те Accept Or Reject) виводить опис виправлення, інформацію про те, хто його зробив і коли У цей момент ви вправі прийняти або відхилити зміну або ж прийняти або відхилити всі зміни відразу В останньому випадку у вас вже не вийде переглянути

їх знову Але проте у вашому розпорядженні залишається журнал змін

Рис 1910 Вкажіть в цьому діалоговому вікні, які зміни потрібно переглянути

Рис 1911 Кожна зміна при перегляді супроводжується описом

Завершення сеансу роботи з загальної книгою

Ви можете в будь-який момент перервати сеанс роботи із загальною робочою книгою, знявши прапорець Дозволити змінювати файл декільком користувачам одночасно (Allow Changes By More Than One User) на вкладці Правка (Editing) у діалоговому вікні Керування доступом до файлу (Будь-який інший користувач, що працює з даною книгою, також має право на таку дію ніхто не володіє винятковим привілеєм включати або відключати режим спільного доступу) При цьому втрачається історія змін Якщо згодом ви відкриєте новий сеанс спільної роботи, журнал почнеться заново Ваші колеги, у яких відкрита спільна робоча книга, не зможуть зберегти свої зміни в тому ж файлі Ці користувачі будуть працювати в режимі

«Тільки для читання», але Excel немає проінформує їх про те, що трапилося до тих пір, поки вони не спробують зберегти книгу і несподівано не побачать діалогове вікно Зберегти як Навіть якщо ви вимкніть спільний доступ і потім увімкніть його знову, в той час як файл все ще відкрите ким-небудь ще, спільний доступ виявиться неможливий, поки цей користувач не закриє файл і не відкриє його знову

Якщо ви хочете вручну відсторонити-якого користувача від сеансу спільної роботи, клацніть на кнопці Видалити (Remove User) на вкладці Правка діалогового вікна Керування доступом до файлу При цьому журнал змін для основної робочої книги буде збережений Бажано заздалегідь попередити людину, якого ви збираєтеся відключити

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*