Використання даних Excel в PowerPoint

Незважаючи на багато допоміжні можливості, Excel за своєю суттю є аналітичним засобом Коли настає час зібрати інформацію і представити її кому-небудь, вам, ймовірно, слід звернутися до двох іншим програмам з пакету Microsoft Office System – Microsoft Word і Microsoft PowerPoint Ці програми спочатку передбачені для роботи в тісній взаємодії з Excel, тому ви легко зумієте виконувати чисельні розрахунки в Excel і передавати результати в Word або PowerPoint, коли потрібно вербальна чи візуальна презентація

У цьому розділі ми розглянемо ряд положень, які вам слід знати при інтеграції таблиць Excel в документи Word і PowerPoint Ми також побачимо, як слід використовувати збережені в Excel списки контактів для створення стандартних листів, поштових наклейок і конвертів в Word

Використання таблиць Excel в документах Word

Ваше право, звичайно, створювати таблиці безпосередньо в Word, але це передбачає, що доведеться розбиратися з командами меню Таблиця (Table) Якщо таблиці складаються більш ніж з декількох рядків або стовпців, буде простіше створити їх в Excel і потім впровадити в документи Word Помістити частину листа з Excel у Word можна наступними способами:

► скопіювати дані Excel в буфер обміну і потім застосувати команду Word Вставити (Paste) або Спеціальна вставка (Paste Special) для вставки таблиці в потрібному форматі, встановлюючи або встановлюючи звязок з вихідними даними

► вибрати команду Обєкт (Object) у меню Вставка (Insert)

► вибрати команду Файл (File) в меню Вставка

Вставка таблиці з буфера обміну

Якщо ви скопіюєте діапазон комірок з листа Excel в буфер обміну і потім вставити його в документ Word (використовуючи команду Вставити або сполучення клавіш Ctrl + V), трохи нижче і праворуч від вставлених даних зявиться меню смарт-тега (рис 231) з декількома варіантами форматування таблиці в Word:

► Зберегти вихідне форматування (Keep Source Formatting) Word отримує дані у форматі HTML і створює таблицю, зберігаючи вихідні шрифти, параметри вирівнювання, формати чисел, колір тексту і заливки У більшості випадків (але не завжди) цей варіант форматування, застосовуваний за замовчуванням, дозволяє створити таблицю в Word, яка виглядає так само, як і в Excel Після вставки таблиці в Word у вашому розпорядженні виявляються команди меню Таблиця (Table) для зміни ширини стовпців, положення таблиці в основному тексті та інших параметрів (На вкладці Таблиця діалогового вікна Властивості таблиці (Table Properties) можна, наприклад,

задати параметри обтікання тексту навколо таблиці, якщо вона займає не всю ширину сторінки)

Рис 231Відразу після вставки осередків Excel в Word зявляється смарт-тег, що дозволяє вибрати спосіб вставки і форматування

РАДА

Якщо ваша таблиця в Excel була без сітки, в Word ви все одно побачите сітку, навіть у разі вибору команди Зберегти вихідне форматування Щоб уникнути цього, перед вставкою таблиці виберіть у Word команду Приховати сітку (Hide Gridlines) меню Таблиця

► Використовувати форматування кінцевого фрагмента (Match Destination Table Style) Вставлена ​​таблиця форматується так, як ніби вона створена безпосередньо в Word Хоча при цьому зберігається числове і символьне форматування, застосоване в Excel (наприклад, жирний шрифт і грошові значення з двома знаками після коми), майже у всіх інших відносинах дані будуть виглядати так само, як якщо б вони були введені в Word Так, незалежно від вихідного шрифту в Excel, вставлена ​​таблиця буде оформлена шрифтом, використовуваним в Word за замовчуванням Цей варіант форматування дозволяє досягти максимальної відповідності вставляемой таблиці з основним текстом документа Word Зауважте, однак: якщо дані в Excel вирівнюються не за замовчуванням (наприклад, по правому краю), то в Word вам, швидше все, доведеться зробити необхідні зміни Як і при виборі

команди Зберегти вихідне форматування, у вашому розпорядженні команди меню Таблиця для зміни ширини стовпців, параметрів обтікання тексту і т д

► Зберегти лише текст (Keep Text Only) Word не створює таблицю, а замість цього вставляє вміст кожного осередку, розділяючи їх символом табуляції і форматуючи шрифтом за замовчуванням Даний варіант може виявитися корисним при копіюванні з Excel одного стовпця даних Копіювання декількох стовпців із збереженням тільки тексту зазвичай створює в Word набір невирівняні рядків

► Застосувати стиль або форматування (Apply Stile Or Formatting) Ця команда веде себе подібно команді Зберегти вихідне форматування (Word створює таблицю, зберігає вирівнювання, заливку і т д), але також відкриває панель завдань Стилі та форматування (Style And Formatting), дозволяючи відразу застосувати стилі або символьне форматування

На додаток до перерахованих вище варіантів меню смарт-тега надає команди, що дозволяють звязати таблицю в Word (у форматі Excel або Word) з її джерелом в Excel Дія команд Зберегти вихідне форматування і звязати з Excel (Keep Source Formatting And Link To Excel) і Використовувати форматування кінцевого фрагмента і повязати з Excel (Match Destination Table Style And Link To Excel) аналогічно вибору команд Спеціальна вставка (Paste Special) і Вставити звязок (Paste Link) Ці способи ми розглянемо пізніше в розділі

«Вставка таблиці в Word і звязування»

РАДА –

Не перекривайте книгу Excel до завершення вставки Якщо ви скопіюєте дані з Excel в буфер обміну і потім закриєте документ Excel, параметри вставки істотно зміняться: формат за замовчуванням зміниться з HTML на форматований текст (RTF) і зникне можливість звязати документ Word з джерелом даних в Excel

Форматування таблиці за допомогою команди Спеціальна вставка

Смарт-тег, що зявляється в Word при вставці даних з Excel, надає тільки найбільш часто використовувані варіанти форматування У більшості випадків, ймовірно, вони задовольнять ваші потреби Але навіть при застосуванні команди Зберегти вихідне форматування не виключено, що заголовки стовпців або рядків, розміщені на одному рядку в Excel, виявляться розбитими на кілька рядків у Word Часто вдається повернути заголовкам початковий стан простим розширенням стовпців в Word Але іноді редактор Word при інтерпретації коду HTML, отриманого від Excel, не здатний в точності відтворити зовнішній вигляд таблиці, як на рис 232

У даному випадку редактор Word розмістив однорядкові заголовки на двох рядках, що не вирівняв дані в шпальтах із заголовками і вдвічі збільшив висоту рядків (Вид вихідної таблиці в Excel наведено на рис 234)

Рис 232 Команда Зберегти вихідне форматування не завжди дає потрібний результат У таких випадках слід використовувати команду Спеціальна вставка

Замість того щоб намагатися виправити неправильно інтерпретований фрагмент коду HTML в Word, краще спробувати застосувати один з додаткових форматів вставки Для цього, не закриваючи книгу в Excel, виберіть у Word команду Спеціальна вставка (Paste Special) меню Правка (Edit) Якщо ви відкриєте діалогове вікно Спеціальна вставка (рис 233) при закритій вихідній книзі, деякі формати будуть недоступні

Практично для будь-якого формату, що фігурує в діалоговому вікні Спеціальна вставка, ви можете просто вставити дані або вставити і звязати їх Останню операцію ми розглянемо в розділі «Вставка таблиці в Word і звязування»

У наступних розділах описуються можливі формати вставки:

► лист Microsoft Excel (обєкт)

► форматований текст (RTF) і формат HTML

► неформатований текст і текст в кодуванні Unicode

малюнок (picture), точковий малюнок (bitmap – двійкова карта) і метафайл Windows (EMF)

Вставка аркуша Microsoft Excel як обєкта

При використанні формату Лист Microsoft Office Excel (обєкт) таблиця Excel впроваджується в документ Word разом з усіма графічними елементами, що знаходяться у виділеному діапазоні листа Excel Даний формат також дозволяє редагувати вставлену таблицю, залучаючи команди і засоби Excel, але не Word

Наприклад, щоб застосувати до даних, вставленим у вигляді обєкта, власний числовий формат, досить двічі клацнути на обєкті Після цього інтерфейс Word частково обєднається з інтерфейсом Excel, як показано на рис 234 Якщо після редагування обєкта ви клацнете в будь-якій частині документа Word, все меню Excel будуть замінені меню Word і зникнуть заголовки стовпців і рядків аркуша

Рис 233 Діапазон клітинок Excel можна вставити в Word в будь-якому з цих форматів,

а також у вигляді неформатованого тексту Unicode

Рис 234 При подвійному натисканні на запровадженому обєкті Excel меню Word замінюються меню

Excel, що дозволяє форматувати і редагувати обєкт засобами Excel

ПРИМІТКА

Після подвійного клацання на запровадженому обєкті Excel, що містить графічні елементи, Word може тимчасово обрізати ці елементи Після повернення до звичайного інтерфейсу Word ці графічні елементи будуть повністю відновлені

Майте на увазі, що Excel насправді впроваджує всю книгу цілком, а не тільки виділений діапазон яче (ус, скопійований в буфер обміну ​​Це ілюструють ярлички в нижній частині рис 234 Незважаючи на те що вікно редагування, що зявляється в Word при подвійному натисканні на обєкті Excel, налаштоване на розміри початкового діапазону комірок, ви вправі прокручувати лист і перемикатися на інші аркуші поточної книги Word, відповідно, трактує зроблені вами операції прокрутки як редагування впровадженого обєкта Якщо ви перейдіть з Ліста1 на Лист2, то після повернення в документ Word (клацанням поза межами впровадженого обєкта) ви побачите фрагмент Ліста2

РАДА :

Оскільки при вставці діапазону комірок як обєкта впроваджується вся книга цілком, що збільшує розмір документа Word, корисно перед впровадженням видалити все зайве Якщо вихідна таблиця є частиною великої книги Excel, спочатку скопіюйте таблицю в порожню книгу, після чого помістіть її в буфер обміну і упровадите в Word

Вставка форматованого тексту і даних у форматі HTML

Формати RTF і HTML зберігають вихідне форматування шрифту і чисел при вставці даних Excel Вони розрізняються способом зберігання інформації про форматування Формат RTF розуміється як розширений текстовий формат (Rich-text format) – метод кодування інформації про форматування, здавна підтримуваний в Microsoft Office HTML (Hypertext Markup Language, мова розмітки гіпертексту) є форматом вставки Word за замовчуванням (відповідає натисканню клавіш Ctrl + V) і одночасно мовою Інтернету Обидва варіанти генерують таблиці в Word, зберігають параметри вирівнювання, задані в Excel, і дозволяють вносити зміни в таблиці за допомогою команд Word з меню Таблиця (Table)

HTML більш точно відтворює вихідне форматування Excel, ніж RTF Але вам краще поекспериментувати, щоб подивитися, який з форматів краще відповідає вашим цілям Якщо результат вам не сподобається, виберіть команду Скасувати (Undo) меню Правка і спробуйте інший варіант

Вставка неформатованого тексту і тексту в кодуванні

Unicode

Якщо ви не хочете, щоб дані з буфера обміну ставали таблицею в Word, зверніться до форматів Неформатований текст і Текст у кодуванні Юнікод І в тому і в іншому випадку використовується символ табуляції для розділення стовпців початкової таблиці

Excel і символ повернення каретки в кінці рядків В результаті дані, які в Excel акуратно вирівняні, в Word можуть виявитися не такими акуратними Використовуйте Unicode, якщо вихідні дані містять символи, що не входять в стандартний набір ANSI, наприклад символи нелатинських алфавітів Інакше не принципово, який з двох форматів вибрати

Вставка малюнка, точкового малюнка і метафайла

Windows

Формати Малюнок, Точковий малюнок і Метафайл Windows (EMF) дають більш-менш точне графічне представлення вихідного діапазону Excel (включаючи, зрозуміло, всі графічні елементи) Оскільки результатом є малюнки, а не таблиці, ви можете змінювати їх інструментами малювання Word

З цих трьох доступних варіантів формат Точковий малюнок зазвичай дає найбільш правильне зображення фрагмента листа Excel, але за рахунок збільшення розміру файлу Для таблиць, які не мають графічних елементів, два інших формату дають цілком адекватний результат Але тільки експеримент покаже, який формат більше влаштує вас в кожному конкретному випадку

Вставка таблиці в Word і звязування

Вставка зі звязуванням можлива в будь-якому форматі, представленому в діалоговому вікні Спеціальна вставка (див рис 233), – для цього встановіть перемикач в положення Звязати (Paste Link) Тоді Word створить поле, посилається на джерело даних в Excel Поле являє собою код (порівнянний з формулою зовнішнього посилання в Excel), що містить інформацію, необхідну додатком для виконання запиту на оновлення даних Додаток також використовує цей код при пошуку вихідних даних, коли ви робите подвійне клацання на повязаному обєкті в документі Word для його редагування Щоб побачити код, в Word виберіть команду Параметри (Options) у меню Сервіс (Tools) і потім на вкладці View (Вид) і встановіть прапорець Коди полів (Field Codes)

Звязок, встановлений між Excel і Word, підтримується автоматично за замовчуванням Це означає, що будь-яка зміна джерела даних в Excel автоматично відбивається на документі Word Ви вправі змінити спосіб оновлення звязку Для цього виберіть у Word команду Звязку (Links) меню Правка,, потім у діалоговому вікні Звязку (рис 235) виділіть повязаний елемент і встановіть перемикач в положення За запитом (Manual Update) У цьому діалоговому вікні ви також можете натиснути на кнопці Розірвати звязок (Break Link), щоб відєднати дані в Word від їхнього джерела в Excel, або на кнопці Змінити джерело (Change Source), щоб звязати обєкт з іншим джерелом даних

Якщо звязок оновлюється за запитом, то в Word це можна зробити кнопкою Оновити (Update Now) у тому ж діалоговому вікні Найпростіший спосіб оновити таблицю – виділити її в документі Word і натиснути клавішу F9

Рис 235 У діалоговому вікні Звязки вибирається спосіб оновлення звязку,

виробляється зміна джерела даних або розрив звязку

Звязування з іменованими діапазонами

У багатьох випадках винятково важливо, щоб джерелом даних таблиці в Word був не звичайний, а іменований діапазон комірок В іншому випадку, якщо вихідна таблиця з якоїсь причини змінить розташування (наприклад, будуть вставлені або видалені кілька рядків), посилання стане некоректною Інформація про іменованих діапазонах приведена в розділі «Визначення імен та правила іменування» глави 12

Якщо діапазон комірок в Excel на момент копіювання в буфер обміну має імя, Word при звязуванні буде посилатися на нього по імені Якщо діапазон неіменованого, Word стане посилатися на нього за допомогою адресації в стилі R1C1 Якщо ви пізніше привласните в Excel діапазону імя, Word при виконанні запиту на оновлення все одно буде використовувати посилання за адресою, а не по імені У цьому випадку ви маєте право виправити посилання, виконавши наступні дії:

1 Виберіть у Word команду Звязки в меню Правка

Ви побачите діалогове вікно, аналогічне наведеному на рис 235, і в стовпці

Елемент (Item) для вашої звязку знайдете адресу вихідної таблиці в стилі R1C1

2 Клацніть на кнопці Змінити джерело Word відкриє діалогове вікно для вказівки місця розташування файлу

3 У цьому діалоговому вікні клацніть на кнопці Елемент (Item), щоб відкрити діалогове вікно Завдання елементу (Set Item), показане нижче

4 Видаліть посилання на діапазон в стилі R1C1, введіть нове імя діапазону та натисніть кнопку ОК

5 У вікні для вказівки місця розташування файлу виберіть імя файлу, в якому зберігається таблиця, і натисніть кнопку Відкрити (Open)

6 У діалоговому вікні Звязки клацніть на кнопці ОК

Звязування за допомогою гіперпосилань

Альтернативним способом створення звязку між документом Word і книгою Excel є використання гіперпосилань Скопіювавши діапазон комірок Excel в буфер обміну, виберіть у Word команду Вставити як гіперпосилання (Paste As Hyperlink) меню Правка Як видно з рис 236, кожна клітинка в таблиці Word стає окремою гіперпосиланням Причому кожна гіперпосилання вказує на першу комірку (НЕ обовязково активну) вихідного діапазону Форматування зберігається, але осередок підкреслюється як гіперпосилання, якщо тільки ви не змінили стандартний спосіб відображення гіперпосилань в Word графічні елементи відкидаються

Рис 236 Гіперпосилання можуть звязати документ Word з книгою Excel, але вони не оновлюються при зміні джерела

Принциповий недолік застосування гіперпосилань порівняно зі звязками OLE (тобто звязуванням) полягає в тому, що гіперпосилання не оновлюються при зміні джерела даних Гіперпосилання можуть полегшити користувачеві пошук джерела даних, але не дають жодних гарантій, що таблиця Word відображає поточний стан джерела

Застосування команди Обєкт

Описані способи роботи з буфером обміну гарні для імпорту існуючих таблиць Excel в документи Word При створенні нової таблиці у вашому розпорядженні є альтернативний шлях – вибрати в Word команду Обєкт (Object) меню Вставка, що відкриває діалогове вікно Вставка обєкта (Object) . На вкладці Створення (Create New) цього вікна виберіть тип Лист Microsoft Office Excel (Microsoft Excel Worksheet), і в Word зявиться вікно з порожнім аркушем Excel, як показано на рис 237

Рис 237 Команда Обєкт дозволяє створити нову таблицю Excel, не покидаючи Word

Тепер ви можете приступити до створення таблиці, використовуючи всі засоби форматування і обчислень Excel Коли таблиця буде готова, клацніть поза вікна Excel У результаті буде отриманий обєкт Excel, впроваджений в документ Word, – як якщо б ви спочатку створили таблицю в Excel, скопіювали її в буфер обміну і потім вставили її, вибравши формат Лист Microsoft Office Excel (обєкт) у діалоговому вікні Word Спеціальна вставка

Впроваджена таблиця буде мати стільки ж рядків і стовпців, що й фрагмент листа у вікні Excel, в якому вона створювалася Тобто порожні клітинки будуть впроваджені нарівні з заповненими Якщо при заповненні осередків ви прокручували лист, частину таблиці

виявиться не запроваджена Отже, при створенні таблиці вам необхідно налаштувати розмір вікна Excel таким чином, щоб воно охоплювало саме стільки рядків і стовпців, скільки потрібно бачити в Word

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*