Додавання та видалення елементів аркуша

У плані редагування електронних таблиць наступними після копіювання (вирізання) і вставки за важливістю і частотою використання операціями є додавання і видалення елементів аркуша У виконанні цих нескладних процедур є певні нюанси, на які варто звернути увагу

Додавання стовпців і рядків

Частина команд меню Вставка (Insert) служить для додавання осередків, стовпців і рядків в робочий лист Однак простіше скористатися контекстним меню, яке зявляється на екрані при натисканні правою кнопкою миші, наприклад, на заголовку стовпчика або рядка,

як показано на рис 79 (Можна виділити відразу кілька рядків або стовпців і після цього натиснути праву кнопку миші) Потім в контекстному меню потрібно вибрати команду Додати комірки (Insert)

Рис 79 Клацання правою кнопкою миші на заголовку стовпчика або рядка виведе на екран контекстне меню з командою Додати осередки

Припустимо, вирішено, що потрібно додати додаткові відомості на лист, зображений на рис 79, але при цьому необхідно обєднати їх з уже існуючими даними Щоб вставити стовпець для нових даних, клацніть правою кнопкою миші на заголовку шпальти – нехай це буде стовпець Е – і виберіть у контекстному меню команду Додати осередки Вміст стовпця Е переміститься в стовпець F, він спорожніє і стане готовий до введення нової інформації, як показано на рис 710 Вставлені осередку отримають те ж форматування, що і осередки в стовпці зліва, а формули в комірках стовпчика 6 перетворюються з урахуванням розширення діапазону

Після вставки на екрані зявиться значок смарт-тега, меню якого можна використовувати для зміни формату осередків вставляється діапазону Клацніть на значку смарт-тега, щоб розкрити його меню, як на рис 710 Якщо бажано додати в таблицю стовпець з власним форматуванням або відформатований так само, як стовпець справе то вам підійдуть команди меню смарт-тега Очистити формат (Clear Formatting) і Форматувати як справа (Format Same As Right) відповідно У прикладі ми прийняли варіант, встановлений за умовчанням,-Форматувати як зліва (Format Same As Left)

ПРИМІТКА

При роботі з рядками в меню смарт-тега зявляться, відповідно, команди з аналогічними назвами: Форматувати як зверху (Format Same As Above) (no замовчуванням) і Форматувати як знизу (Format Same As Below)

Рис 710 Після вставки нового стовпчика або рядка клацніть на смарт-тегу, щоб задати їх формат

Деякі користувачі не особливо прихильні до миші і воліють не відриватися від клавіатури Саме для них Excel надає поєднання клавіш, що дозволяють додати, видалити і виділити стовпці і рядки Вони перераховані нижче в табл 72

Таблиця 72 Клавіатурні комбінації для вставки і видалення стовпців і рядків

Поєднання клавіш Дія

Alt + I + R Додавання рядка

Alt + I + C Додавання стовпця

Alt + E + D Видалення виділеної рядки чи шпальти

Ctrl + пробіл Виділення стовпця

Shift + пробіл Виділення рядка

Вставка комірок

Вставляти в таблицю допускається не тільки цілі стовпці або рядки, але й окремі осередки Для цього виберіть у меню Вставка команду Осередки (Cells), а вона виведе на екран діалогове вікно Додавання осередків (Insert), представлене на рис 711 Те ж саме вікно зявляється при виборі команди Додати комірки (Insert Cells) контекстного меню виділених осередків – однієї або декількох, але не цілого стовпця або рядка Перемикач в діалоговому вікні уточнює ваші дії, дозволяючи додати осередки, рядок або стовпець

ПРИМІТКА —-

Використовуючи, команди меню Вставка, ви можете вставляти кілька несуміжних виділених діапазонів

Рис 711, У діалоговому вікні Додавання комірок можна вибрати напрямок, в якому будуть зміщуватися існуючі осередки таблиці при додаванні нових

Створення користувацької панелі інструментів для вставки і видалення

У Excel передбачено шість кнопок для вставки і видалення рядків і стовпців Ці кнопки не поміщені на окрему вбудовану панель, тому для групування їх на екрані потрібно сформувати нову панель інструментів або модернізувати вже існуючу Якщо вам доводиться виконувати безліч операцій додавання і видалення елементів, вас має серйозно зацікавити цю пропозицію – Створити власну панель інструментів Вставка / Видалення, на якій і розташувати всі шість кнопок, як показано на малюнку

Ось ці кнопки зліва направо: Додати комірки (Insert Cells), Додати рядки (Insert Rows), Додати стовпці (Insert Columns), Видалити (Delete), Видалити рядки (Delete Rows) і Видалити стовпці (Delete Columns) Щоб створити таку панель, виберіть в меню Сервіс команду Настройка Потім перейдіть в діалоговому вікні на вкладку Панелі інструментів (Toolbars), натисніть кнопку Створити (New) і введіть назву для нової панелі інструментів Перейдіть на вкладку Команди (Commands) Перші три кнопки ви знайдете в категорії Вставка (Insert), а решту три-в категорії Правка (Edit) Більш докладно про створення панелей інструментів розповідається в розділі «Створення панелей інструментів і меню» глави 3

Вставка скопійованих або вирізаних осередків

Досить часто потрібно скопіювати або перемістити існуючі дані в середину вже заповненого іншою інформацією блоку, зсунувши осередку, навколишні область вставки, в заданому напрямку Можна піти прямим, досить трудомістким шляхом: спочатку додати в потрібне місце аркуша необхідну кількість порожніх клітинок, а потім вставити в них дані Однако4намного простіше вибрати в меню

Вставка команду Скопійовані комірки (Copied Cells) або Вирізані

комірки (Cut Celts), і програма за вас виконає описану вище процедуру Ці команди зявляються в меню Вставка (або в контекстному меню) тільки тоді, коли в буфері обміну знаходяться скопійовані або вирізані клітинки Подальші дії іноді очевидні, а інший раз вимагають введення додаткової інформації Наприклад, якщо була вирізана ціла рядок, то зрозуміло, що по команді потрібно вставити в заданий місце цілий рядок, зсунувши осередку вниз У таких випадках Excel, керуючись якимись загальними міркуваннями, виконує певні дії, не звертаючись до вас за порадою Якщо ж програмі необхідно отримати додаткові відомості про розміщення клітинок на аркуші, на екрані відображається діалогове вікно, подібне зображеному раніше на рис 711

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Для вставки вирізаних комірок можна використовувати і миша Детальніше про редагування за допомогою миші розповідається в розділі «Переміщення і копіювання за допомогою миші» даної глави

Наприклад, ми змінили порядок проходження місяців на рис 712 таким чином, щоб вони починалися з вересня і закінчувалися серпнем: спочатку виділили діапазон комірок A10: F13 потім вибрали в меню Правка команду Вирізати клацнули на осередку А2 і останньою дією вибрали в меню Вставка команду Вирізані комірки (якщо команда не зявиться в короткому меню Вставка, почекайте пару секунд, і меню розкриється повністю)

В результаті дані з діапазону A10: G13 перейшли в діапазон A2: G5, а частина, що залишилася таблиці зрушилася вниз, як показано на рис 712

Рис 712 За допомогою команди Вирізати меню Редагування і команди Вирізані осередку меню Вставка ми перемістили наверх чотири місяці з нижньої частини списку

ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМ

Поверніться до глави 5 і подивіться на рис 59, який цікавить нас у звязку з проблемою, повязаною з формулами А саме, зверніть увагу на невеликі маркери трикутної форми у верхньому лівому кутку осередків першого шпальти (на екрані вони пофарбовані в зелений колір) Це означає, що в осередках виявлені помилки Але якщо раніше проблеми були повязані з введенням значень, то зараз вони матимуть місце через те, що після переміщення діапазону формули перестануть посилатися на віддалені осередки Ця помилка виникає завжди, коли вставляються або переміщаються окремі рядки або стовпці з цілого діапазону, на осередки якого посилаються формули Досі подібні проблеми доводилося усувати власними силами, але тепер, починаючи з версії Excel 2002,, програма допомагає виправляти помилки Як показано на малюнку, при клацанні на осередку з помилкою зявиться смарт-тег, що пропонує меню Формула не охоплює суміжні комірки (Formula Omits Adjacent Cells) з набором відповідних команд (На малюнку в рядку формул відображається = SUM (B13: B20), тобто формула, в якій не враховуються осередку переміщеного діапазону)

У нашому випадку для виправлення помилки підійде команда Додати в формулу суміжні комірки (Update Formula To Include Cells) Це простіше, ніж каторжне редагування кожної формули вручну в попередніх версіях Excel

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про формули і засланнях на осередки розповідається в главі 12, «Створення фор-

мул »

Видалення осередків, стовпців і рядків

На відміну від команди Очистити (Clear), яка скидає форматування і очищає осередок, команда Видалити (Delete) меню Правка зрушує інші осередки для заповнення утворився порожнього простору Іншими словами, команда Очистити працює подібно ластику, а команда Видалити – подібно ножиць Нижче наведені деякі поради щодо практичного її використання

► Щоб видалити кілька несуміжних рядків, виділіть їх заголовки і виберіть у меню Правка команду Видалити Excel зрушить вгору все нижче розташовані рядки і відповідним чином налаштує формули

► Щоб видалити повністю декілька стовпців, виділіть їх заголовки і виберіть цю ж команду Excel перемістить все, що знаходиться праворуч від видаляються стовпців, вліво і відповідним чином оновить формули

► Кілька несуміжних виділених діапазонів видаляються точно так само, як цілі рядки або стовпці Але видалити одночасно цілі рядки і стовпці не можна, оскільки вони мають перекриваються області

► Можна видалити частину рядка і стовпчика Для цього виділіть клітинку або кілька осередків і виберіть команду Видалити Відкриється діалогове вікно Видалення осередків (Delete), зображене на рис 713 Воно дозволяє вибрати напрямок, в якому будуть зміщуватися інші комірки для заповнення утворився пробіл Також можна вибрати варіант, коли рядки або стовпці, що містять виділені комірки, будуть видалятися цілком

Рис 713 Перемикач діалогового вікна Видалення осередків вказує напрямок зміщення клітинок аркуша

Видалення частини рядки чи шпальти небезпечно порушенням структури даних в таблиці Наприклад, на рис 714 ми видалили діапазон В9: Е12, причому у вікні Видалення комірок перемикач знаходився в положенні по замовчуванням – Осередки, із зсувом вгору (Shift Cells Up) Але на цей діапазон посилалися формули в стовпці F, і в результаті в стовпці F зявилися повідомлення про помилку # ПОСИЛАННЯ (# REF) Більш того, в стовпці F суми в рядках з 13 по 20 відповідають насправді даними в рядках з 9 по 16 Цей приклад показує, що в даному випадку краще просто очистити комірки

УВАГА

Незважаючи на те що від операції видалення можна відмовитися командою Скасувати (Undo), застосовувати видалення слід з обережністю Уважно перегляньте весь лист, переконайтеся, що разом з рядком або стовпцем ви не перете важливу інформацію, яка в даний момент не видно на екрані Видалення окремих осередків листа може призвести до ще більш сумних наслідків, як це було продемонстровано на рис

714 Нарешті, якщо ви скасовувалася стовпець або рядок, на яку посилається аргумент функції, Excel відредагує аргумент з урахуванням віддалених фрагментів Подібна пристосовність програми до зміни зовнішніх умов – хороший привід застосовувати

функції там, де це можливо Детальніше про функції розповідається в главі 13,

«Використання функцій»

Рис 714 Видалення осередків, на які посилається формула, може призвести до виникнення помилок

Додавання, видалення та очищення осередків за допомогою миші

Для виконання наступної групи операцій використовується маркер заповнення, що зявляється в нижньому правому куті рамки виділення Якщо виділити цілком один або декілька стовпців або рядків, маркер заповнення виявиться нижче і правіше останнього виділеного заголовка стовпця або рядка

Коли ви виділяєте осередок і починаєте перетягувати маркер заповнення в будь-якому напрямку, Excel поширює вміст цього осередку на весь діапазон (з деякими застереженнями, але про це трохи нижче) Якщо спочатку виділити не одну, а кілька осередків, то або копіюється весь діапазон, або розширюється ряд даних у напрямку перетягування покажчика Це залежить від вмісту комірок, форми виділеного діапазону і від того, натиснута чи ні клавіша Ctrl

Щоб додати осередки, рядок або стовпець, потрібно при перетягуванні маркера утримувати клавішу Shift Наприклад, на аркуші, представленому зліва на рис 715, ми виділили діапазон Аб: Е6 і при клавіші Shift зрушили маркер заповнення на один рядок вниз При цьому покажчик миші приймає форму розгорнутого на 90 ° знаку рівності з двома стрілками, спрямованими в протилежні сторони Праворуч на рис 715 показаний лист після відпускання кнопки миші і клавіші Shift

Подібна техніка працює і для додавання цілих рядків або стовпців Тут досить виділити заголовок рядка або стовпця і при клавіші Shift перетягнути маркер заповнення в потрібну сторону Видаляються стовпчики чи рядки аналогічно Наприклад, щоб видалити клітинки, які ми тільки що вставили (рис 715), виділіть діапазон А7: Е7, натисніть клавішу Shift і перетягніть маркер заповнення назад на одну рядок вгору Область виділення забарвиться в сірий колір, а поперечні стрілки на покажчику тепер будуть спрямовані вже назустріч один одному Після відпускання кнопки миші виділений фрагмент листа видаляється

Рис 715 Для додавання осередків за допомогою миші перетягніть маркер заповнення, утримуючи клавішу Shift

Якщо перетягувати маркер заповнення в зворотному напрямі через виділені клітинки, не натискаючи клавішу Shift, то замість видалення осередків ви їх просто очистіть Ця дія еквівалентно вибору команди Правка ► Очистити ► Вміст (Edit ► Clear ► Contents), за допомогою якої перуть тільки формули, текст і числові значення Якщо при перетягуванні маркера у зворотний бік утримувати клавішу Ctrl, віддалиться все вміст комірок, включаючи форматування та примітки, тобто дана дія рівносильно вибору команди Правка ► Очистити ► Всі (Edit ► Clear ► All)

Маркер заповнення та рамка виділення

Рамка виділення – Це рамка чорного кольору і прямокутної форми, що охоплює виділені комірки За замовчуванням маркер заповнення зявляється у вигляді маленького чорного квадрата в нижньому правому куті будь-якої рамки виділення, як показано на малюнку

Покажчик миші при переміщенні виділеної області

Маркер заповнення

Покажчик миші при заповненні осередків

Перетягування маркера заповнення призводить до розширення області виділення та виконання інших дій, про які також розповідається в даній главі Перетягуючи рамку виділення, можна переміщати або копіювати виділений діапазон

– ці операції ми теж недавно розглядали Зіткнувшись з тим, що маркер заповнення не зявляється на екрані після виділення осередків, перевірте, чи встановлений прапорець Перетягування осередків (Allow Cell Drag And Drop) на вкладці Правка діалогового вікна Параметри

Перетягування за допомогою правої кнопки миші

Якщо виділити комірки і потім перетягнути будь-яку межу рамки виділення (але не маркер заповнення) при натиснутій правій кнопці миші, після її відпускання на екрані

зявиться контекстне меню, показане на рис 716 Його команди призначені для завершення редагування комірок різними способами Розглянемо їх докладніше:

Рис 716 Щоб відобразити контекстне меню, перетягніть виділену область при натиснутій правій кнопці миші

► Перемістити (Move Here) Переміщує вихідні виділені клітинки на нову позицію,

► Копіювати (Сміттю Млості) Копіює початкові виділені клітинки в область, де тепер знаходиться рамка

► Копіювати тільки значення (Copy Here As Values ​​Only) Копіює видиме со-

держимое вихідних виділених осередків в область рамки, що не зберігаючи формули

► Копіювати лише формати (Copy Here As Formats Only) Копіює формати вихідних виділених осередків в область рамки, не зачіпаючи вміст комірок

► Звязати (Link Here) Створює в області, куди перенесена рамка, сполучні формули,

посилаються на вихідні клітинки

► Створити гіперпосилання (Create Hyperlink Here) Організовує свого роду «перехід» між вихідними і кінцевими осередками, на зразок посилань для переміщення між веб-сторінками в Інтернеті

► Наступні чотири команди зсуву дозволяють копіювати або переміщати вихідні клітинки в області, вже містять дані, без втрати інформації – за допомогою зсуву заповнених осередків у вказаному напрямку

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*