Допомога в інтерактивному режимі

Можливості Excel з моменту появи програми в 1985 році вважалися досить потужними для тих часів, але по закінченні декількох років вона перетворилася в посправжньому складне і багатогранне додаток І це не порожні слова Програма настільки складна, що звичайному користувачеві для успішної та ефективної роботи буває досить освоїти не більше однієї пятої всіх її ресурсів Більшість людей вивчають програму за допомогою довідкових посібників, подібних цій книзі, але практично кожен користувач час від часу звертається до вбудованої довідкової системі, яка з роками стала простіше у використанні, а самі відомості тепер представляються в більш зрозумілою для сприйняття формі і охоплюють всі аспекти роботи в Excel

Оптимальний спосіб звернення до довідці

У правій верхній частині вікна Excel присутнє спеціальне поле Введіть запитання (Ask A Question), представлене на рис 233

Рис 233 Поле Введіть запитання надає найпростіший спосіб отримання довідки

Все, що вам потрібно зробити, – це ввести декілька ключових слів у полі і натиснути клавішу Enter (Ключові слова не обовязково повинні складатися в конкретне питання) Практично миттєво Excel відобразить панель завдань під назвою Пошук (Search Results) зі списком розділів довідки, як показано на рис 234, серед яких ви з великою часткою ймовірності зможете знайти відповідь на своє питання Якщо в запропонованому списку немає шуканої інформації, спробуйте поміняти одне або пару ключових слів

Клацніть на будь запропонованої теми довідки, і на екрані зявиться вікно Довідка Microsoft Excel з розгорнутою інформацією по цікавить вас Це вікно представлено на рис 235

Рис 234 Введіть питання або кілька ключових слів – Excel видасть список можливих відповідей

Рис 235 Після вибору розділу на екрані зявляється діалогове вікно Довідка Microsoft Excel з інформацією з даної теми

У панелі завдань під списком тим довідки, відповідних ключовими словами, розташовується розділ Інші розділи для пошуку (Other Place To Look), а в самому низу панелі – посилання Неможливо знайти (Cant Find It) Якщо стандартний пошук за ключовими словами не привів до бажаних результатів, спробуйте скористатися цими елементами Клацання на засланні Неможливо знайти відкриває розділ довідки Excel під назвою Поради щодо досягнення кращих результатів пошуку (Tips For Better Search Results), в якому містяться відомості, що допомагають краще підібрати поєднання слів для пошуку довідкової інформації Пошук можна звузити до заданого напрямку: Картинки і мультимедіа (Clip Art And Mecfia) (у разі, якщо ви шукаєте відомості такого роду), Довідкові матеріали (Research) і Пошук в базі знань (Product Support) Посилання Пошук в базі знань (Microsoft Product Support) дозволяє зєднатися з відповідними ресурсами підтримки на сайті Microsoftcom

Всі ці посилання призначені для звязку з веб-вузлами в Інтернеті Насправді ж, якщо при зверненні за посиланням компютер не підключений до Інтернету, на екрані зявляється діалогове вікно з повідомленням про недоступність ресурсів Крім перерахованих вище розділів, у нижній частині панелі задач Пошук знаходиться окреме поле Пошук (Search), розміщене тут спеціально для пошуку відповідей на сторінках сайту Microsoftcom, Що мають відношення до всього пакету Office

Рис 236 Панель завдань Довідкові матеріали дає можливість проводити пошук у словниках і довідниках

Після клацання на посиланні Довідкові матеріали (Research) відкривається однойменна панель задач, показана на рис 236, і пошук ведеться за всіма доступними дже-

никам, таким як словники та довідники, і навіть пропонується переклад, який виконується за допомогою встановлених локально або розміщених в Інтернеті словників (Зверніть увагу, що при цьому переводяться тільки окремі слова)

Щоб побачити списки знайдених посилань, потрібно клацнути на значку «плюс» зліва від будь-якого з заголовків результатів пошуку А клацання на заголовку Неможливо знайти дозволяє переглянути альтернативні з точки зору орфографії варіанти ключових слів і звернутися до інших джерел інформації

За посиланням Параметри (Research Options), розташованої в нижній частині панелі завдань Довідкові матеріали, відкривається діалогове вікно, представлене на рис 237 Воно використовується для додавання або видалення ресурсів, включаючи веб-вузли, на яких проводиться пошук

Рис 237 У діалоговому вікні Параметри довідкових матеріалів додаються або видаляються доступні джерела, за якими виконується пошук

Зміни до списку ресурсів слід вносити за допомогою кнопок Додати служби (Add Services) і Оновити або видалити (Update / Remote Services), розташованих внизу діалогового вікна Друга кнопка також застосовується для автоматичного оновлення списку після установки в системі яких нових засобів отримання інформації, наприклад енциклопедій У результаті натиснення кнопки Батьківський контроль (Parental Control) на екрані зявляється однойменне діалогове вікно, представлене на рис 238 Тут встановлюються параметри контролю над повертається інформацією, що дуже важливо, так як фільтруючі інтернет-системи сторонніх фірм не завжди активізуються, якщо звернення до ресурсу було виконано з Excel

Рис 238 Діалогове вікно Батьківський контроль допомагає регулювати доступ до сумнівних ресурсів Інтернету

ПРИМІТКА

Поле Введіть питання – це частина інтерфейсу, яка виглядає оманливо просто і ніяк не відображає всієї складності системи пошуку Ви бачите тільки, що після запиту відповідні розділи довідкової системи зявляються на екрані практично миттєво А адже Майстер відповідей – саме йому і адресується запит, введений в текстовому полі, – приймає запитання практично в будь-якій формі, з використанням живої мови, незакінчених пропозицій, як якщо б ви, сидячи на високому пагорбі, просто спілкувалися з гуру під імям Excel Потім, грунтуючись на ключових словах, їх порядку в запиті, формі дієслів, довідкова система Excel видає відповідь у вигляді списку розділів довідки у вікні Введіть Питання

Управління Помічником

У декількох останніх версіях Excel ми стали свідками народження і дорослішання раніше всюдисущого Помічника по Office, за умовчанням приймаючого вид

«Мультяшной» скріпки для паперу під імям Ськрепиш (Clippit) Правда, в якості Помічника можуть виступати й інші мультиплікаційні персонажі До недавнього часу ігнорувати Помічника, а тим більш позбутися від нього було практично неможливо Навіть будучи вимкненим, час від часу він все ж зявлявся поверх усього і подавав ради залежно від виконуваної дії Але тепер, нарешті, наш маленький друг навчився бути «тихіше води і нижче трави», тобто нечутним і невидимим І у нас є право повністю відключити Помічника Чи не правда, це дуже приємна звістка для більшості користувачів (хоча іноді ми все-таки робимо паузу і насолоджуємося фінтами і викрутасами Бобика (Rocky))

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Вибір персонажа, який буде виконувати роль Помічника, розглядається далі в цьому розділі в розділі «Параметри Помічника»

Відключення Помічника

У Excel 2003 Помічник вже не так навязливий, як у колишніх версіях Але все ж іноді він зявляється Якщо ви хочете, щоб Помічник більше ні разу не вшанував вас своїм візитом, для початку встановіть прапорець Показати Помічника (Show The Office Assistant) в меню Довідка (якщо він ще не активізований) Потім клацніть на персонажі та натисніть кнопку Параметри (Options) у нижній частини спливаючій виноски На екрані зявиться діалогове вікно Помічник (Office Assistant), показане на рис 239 Перейдіть на вкладку Параметри (Options) і зніміть прапорець Використовувати Помічника (Use The Office Assistant) Після цього всі інші параметри даного діалогового вікна стануть недоступні

Рис 239 Клацніть на вкладці Параметри, щоб приступити до видалення Помічника

Якщо пізніше ваше ставлення до Помічнику зміниться на більш тепле, виберіть у меню Довідка команду Показати Помічника (Show The Office Assistant) Ця команда заміщається командою Приховати Помічника (Hide The Office Assistant), яка тимчасово видаляє Помічника з екрану, якщо в поточний момент той активний Як ви памятаєте, для повного перекладу Помічника в підпіллі необхідно скинути прапорець Використовувати Помічника в діалоговому вікні Помічник

Робота з Помічником

Деяким користувачам Помічник цілком симпатичний, і, я впевнений, серед них є й ті, хто готовий дати йому шанс проявити себе При цьому смішний мультик укупі з порадами може зовсім не турбуватися для роботи

Помічник буде щасливий притулитися в кутку вашого екрана, готовий у будь-який момент прийти на допомогу Щоб надати йому таку можливість, виберіть у меню Довідка команду Показати Помічника – Ськрепиш (персонаж, встановлений за замовчуванням) негайно зявиться перед вами Клацніть на самого персонажа, і на екрані зявиться виноска з текстовим полем для введення питання і двома кнопками управління Параметри (Options) і Знайти (Search), як на рис 240

Рис 240 Клацніть на Помічнику, щоб почати роботу з ним

Довідкова система Помічника працює точно так само, як поле Введіть запитання (див

розділ «Оптимальний спосіб звернення до довідки»)

Параметри Помічника

Натиснувши на кнопку Параметри (Options), ви відкриєте вже знайоме за попереднім розділу діалогове вікно Помічник Вкладка Колекція (Gallery), представлена ​​на рис 241, дозволяє переглянути всіх претендентів і вибрати вподобаний персонаж

Багато функцій Помічника встановлюються на вкладці Параметри (Options), що на рис 239 Більшість з них не потребує пояснень,, з цього зупинимося тільки на деяких ключових моментах:

► При встановленому прапорці Відображати довідку для майстрів (Help With Wizard)

Помічник зявляється на екрані при запуску будь-якого з майстрів Excel

► Якщо встановлено прапорець Відображати повідомлення Помічника (Display Alerts), стандартні повідомлення Excel, що попереджають про можливі наслідки ваших дій, виводяться не в звичайних вікнах повідомлень, а у вікні Помічника Так, наприклад, при спробі перетягнути осередок на місце іншого вічка,

вже містить дані, на екрані зявиться повідомлення «Замінити вміст кінцевих осередків» («Do you want to replace the contents of the destination”) Якщо встановлений розглянутий прапорець, ви побачите не тільки попередження, але і невеликий хореографічний номер, що нагадує джигу, у виконанні Помічника

Рис 241 На вкладці Колекція можна переглянути кандидатів на місце Помічника

► Коли встановлений прапорець Чи не закривати дані (Move When In The Way), Помічник автоматично зсувається, щоб не затуляти-яку інформацію, наприклад діалогові вікна, що зявляються під ним

► Назва прапорця Переглядати дві довідкових системи при роботі з VBA (Search For Both Product And Programming Help When Programming) цілком відображає його дію Якщо цей прапорець знятий, а ви зайняті програмуванням, Помічник виводить тільки розділи довідки, що безпосередньо стосуються аспектів програмування

► В області Відображати поради (Show Tips About) можна вибрати тип рад, які будуть зявлятися у вікні Помічника Помічник запамятовує всі дані їм рекомендації і не повторюється Більш того, поради записуються в спеціальний журнал Щоб побачити їх заново, клацніть на кнопці Очистити журнал (Reset My Tips)

Анімоване шоу Помічника

Команда Мотор (Animate) контекстного меню, зображеного вгорі наступної ілюстрації, зовсім не схожа на інші команди Excel Можете розглядати її як спосіб трохи розслабитися Щоб викликати контекстне меню, клацніть правою кнопкою миші на Помічнику

За командою Мотор Помічник демонструє невеликий комікс, обираний випадковим чином На малюнку представлені тільки окремі кадри з декількох анімаційних серій з життя собачки Бобика (Rocky) Кожен персо: наж має власний набір виступів, іноді просто непереборних Зробіть паузу в роботі і насолодитеся спектаклем маленьких артистів

Отримання відповідей на незадані питання

Якщо в розділі Відображати поради (Show Tips About) діалогового вікна Помічник встановлений хоча б один прапорець (див рис 239), Помічник практично ніколи не залишить вас без уваги, він буде постійно відслідковувати їх дії, прагнучи бути максимально корисним в поточній ситуації Наприклад, якщо виділити кілька осередків і почати перетягувати їх за кордон виділення на нове місце, над Помічником негайно загориться жовта лампочка

Якщо клацнути в цей момент на Помічнику або на лампочці, у вікні зявиться і сама підказка, що відноситься до щойно виконаному дії, як зображено на рис 242 Якщо ви продовжили роботу, а лампочка продовжує горіти, значить, Помічник до кінця не висловився Можна взагалі не звертати уваги на «світловий сигнал» або переглядати поради та підказки лише періодично А коли потрібно поставити конкретне запитання, просто ознайомившись з радою Помічника, клацніть на персонажі ще раз, і ви побачите вже знайому виноску з полем для введення ключових слів

Огляд довідкової системи

Поле Введіть питання надзвичайно зручно для швидкого отримання шуканої інформації, але, можливо, іноді переважніше буде вивчити всі доступні теми довідки Щоб відкрити їх в області завдань, виберіть команду Довідка ► CnpaBKarMicrosoft Excel (Help

► Microsoft Excel Help) і клацніть на посиланні Зміст (Table Of Contents) Область завдань прийме вигляд, представлений на рис 243

Рис 242 Помічник у будь-який момент готовий дати «профілактичний відповідь» на потенційний питання

Рис 243 Зміст довідкової системи надає доступ як до встановлених розділах довідки, так і до доступним в Інтернеті

Спочатку в змісті видно тільки заголовки самого верхнього рівня Щоб розкрити конкретну тему, клацніть на значку книжки зліва від заголовка Коли компютер підключено до Інтернету, в список тем довідки додадуться і розділи з сайту Microsoftcom

РАДА=

У більшості діалогових вікон у верхньому правому куті розташована кнопка зі знаком питання Якщо клацнути на ній, в панелі завдань зявляється розділ, що описує функції і елементи управління діалогового вікна

Підказки

Для тих, кому важко запамятати призначення кнопок панелей інструментів, Excel надає спливаючі підказки (ScreenTips) Якщо включений режим відображення спливаючих підказок, при приміщенні покажчика миші на кнопку панелі інструментів зявляється назва кнопки, як показано на рис 244 для кнопки Додати гіперпосилання (Insert Hyperlink)

Рис 244 Спливаючі підказки дозволяють швидко ідентифікувати будь-яку кнопку панелі інструментів

За замовчуванням спливаючі підказки відображаються на екрані Щоб їх відключити, в меню Вигляд (View) виберіть команду Панелі інструментів ► Налаштування (Toolbars ► Customize) і на вкладці Параметри (Options) діалогового вікна зніміть прапорець Відображати підказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars)

ДИВИСЬ ТАКОЖ —-

Для отримання відомостей про панелі інструментів звертайтеся до розділу «Налаштування панелей інструментів і меню» глави 3

Параметри зворотного звязку

У Excel 2003 увійшло ще більше інтерактивних засобів, ніж будь-коли Причому при необхідності програма самостійно звязується з веб-вузлами Інтернету, часто навіть не сповіщаючи про свої дії користувача Все це, звичайно, дуже добре, але питання підключення до Інтернету дуже істотний для безлічі людей, і тому компанія Microsoft надала можливість контролювати ці сполуки Виберіть команду Параметри відгуків користувачів (Customer Feedback Options)

меню Довідка (Help), і на екрані відкриється діалогове вікно, зображене на мал 245

Рис 245 Визначтеся, якою часткою інформації ви хотіли б поділитися

У розділі Параметри відгуків користувачів (Customer Feedback Options) докладно описується так звана Програма поліпшення якості ПЗ (Customer Experience Improvement Program) Коротко кажучи, тут ви можете дозволити або заборонити компанії Microsoft збирати дані про експлуатацію пакета Office на вашому компютері і про відбулися помилках Протягом багатьох років у Microsoft існувала окрема лабораторія, яка відповідала за те, щоб при розробці нових продуктів враховувалися фактичні вимоги, пропоновані користувачами Програма вдосконалення програмного забезпечення виконує ті ж завдання, тільки замість проведення тестів в контрольованому Microsoft оточенні здійснюється збір даних в якійсь величезній, колективної «лабораторії», куди потенційно входить і ваш компютер Згідно з новою ідеєю повинна акумулюватися більш реалістична інформація, ніж в результаті лабораторної генерації потреб користувачів

Компанія Microsoft постійно запевняє, що при цьому не будуть збиратися ніякі персональні відомості, а учасники програми залишаться повністю анонімними Прочитайте текст в діалоговому вікні (Щоб отримати більш повну інформацію, клацніть на засланні), визначитеся з рішенням з даного питання і відповідно з ним дайте відповідь Так (Yes) або Ні (No) Прокрутивши текст до кінця, ви також побачите деякі пояснення: як персональна інформація записується в документи і яким чином нею можна управляти Якщо вас турбує можлива втрата особистих даних, обовязково прочитайте і цей фрагмент

РАДА -:-

Якщо ви хочете зберегти анонімність, розміщуючи книгу Excel в Інтернеті або виконуючи спільну роботу над файлом Excel по локальній мережі, видаліть з робочих книг всю персональну інформацію Для цього виберіть команду Сервіс ► Установки, клацніть на вкладці Безпека (Security) і встановіть прапорець Видаляти особисті відомості з властивостей файлу при збереженні (Remove Personal Information From The File Properties On Save)

Ресурси в Інтернеті

Категорія Вміст в мережі (Online Content) діалогового вікна Параметри служб (Service Options) охоплює налаштування, що дозволяють управляти підключенням Excel до веб-вузла Microsoft для доступу до зберігається там інформації Наприклад, у звичайному режимі Excel звертається до ресурсів Інтернету щоразу при використанні довідкової системи і відображає на екрані посилання на них, якщо ресурси доступні в даний момент Якщо вам не потрібна довідка з Інтернету, зніміть прапорець Показати вміст і посилання з веб-вузла Microsoft Office Online (Never) Або можна вибрати варіант Автоматичний пошук в мережевому вмісті при наявності підключення (If Local Content Is Not Available), щоб забезпечити отримання довідкової інформації з сайту Microsoft в тих випадках, коли її немає на вашому компютері Прапорець Автоматично відображати довідку за шаблоном (за її наявності) (Show Template Help Automatically When Opening A Template) управляє відображенням панелі завдань Довідка за шаблоном (Template Help) при завантаженні шаблону з Інтернету А прапорець Показувати посилання на матеріали веб-вузла Microsoft Office Online (Show Spotlight Links) дозволяє виділяти те, що Microsoft називає «цвяхом програми» (Featured links), тобто посилання на недавно надійшла інформацію, що представляє величезний інтерес для користувачів Компанія Microsoft запевняє, що ці посилання, якщо такі є на даний момент, будуть зявлятися в панелі завдань Довідка (Help) при кожному підєднанні до Інтернету

Спільна робоча область

Параметри, що встановлюються в категорії Загальна робоча область (Shared Workspace), призначені для керування роботою над загальними документами При відкритті спільно використовуваного файлу зазвичай виводиться панель завдань Спільна робоча область (Shared Workspace) Ви можете відмовитися від цієї послуги або вибрати режим, коли дана панель завдань буде показуватися тільки у разі появи нової інформації про загальний документі Також тут можна встановити порядок обігу з оновленнями, якщо вони стосуються робочого простору, і закриття загальних документів після внесених виправлень або додавань

ДИВИСЬ ТАКОЖ-

Більш докладно спільна робоча область розглядається в розділі 19

Меню Довідка

У попередніх розділах ми розглянули лише кілька команд меню Довідка (Help)

Зупинимося на інших:

Звяжіться з нами (Contact Us) Дана команда запускає встановлений в системі браузер, який підключає компютер до вузлів Microsoft в Інтернеті Тут існує безліч способів доступу до корисної довідкової інформації, включаючи особисте спілкування з представником технічної підтримки Office

Перевірити наявність оновлень (Check For Updates)запускає браузер, підєднує компютер до Інтернету і відображає сайт, що містить оновлення Office Звідси можна завантажити будь-які доступні пакети оновлень

Знайти і відновити (Detect And Repair) Команда намагається виправити будь-які помилки, які могли виникнути при установці Microsoft Office, а не тільки Excel Її дія трохи нагадує перезапуск програми установки Office І її навіть можна розцінювати як засіб для прийняття або виключення тих змін, які ви встигли зробити за час роботи з Office

Активувати продукт (Activate Product)Якщо клацнути на цій кнопці, запуститься Майстер активації, за допомогою якого відбувається оновлення інформації користувача на веб-вузлі Microsoft і здійснюється підписка на Excel Більш докладно про це розповідалося в розділі «Реєстрація Excel і підписка на оновлення»

Про програму (About Microsoft Office) Дана команда виводить на екран вікно з довідковою інформацією про програму Microsoft Excel, в якому пропонується пара вельми цікавих видів сервісного обслуговування Детальніше ми поговоримо про це в наступному розділі

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткові відомості ви знайдете в розділі 3, «Налаштування робочої області Excel» Відновленню інформації, втраченої унаслідок некоректної роботи програми, присвячений розділ «Надзвичайні заходи» цієї глави

Перш ніж звертатися до служби технічної підтримки

Поки ви ще не набрали номер телефону служби технічної підтримки, спробуйте знайти відповіді на свої питання в довідковій системі програми, документації Excel, в Інтернеті на офіційному сайті Microsoft Excel (wwwmicrosoftcom / excel /) або в даній книзі Якщо ж ви, звернувшись по черзі до всіх згаданим джерелам, не знайшли відповіді, мабуть, дійсно настав час дзвонити фахівцям з Microsoft Але попередньо виберіть у меню Довідка команду Про програму, а потім натисніть кнопку Про систему (System Info) На екрані зявиться діалогове вікно, що містить безліч відомостей про поточну конфігурації системи, що працюють додатках, характеристиках

монітора і багато-багато іншого При бажанні всю надану інформацію можна відправити на друк або зберегти на диску Також в діалоговому вікні Про програму Microsoft Excel вам знадобиться кнопка Підтримка (Tech Support) Клацніть на ній, щоб показати розділ довідки з телефонами служб технічної підтримки вашої версії Office При розмові з представником компанії, швидше все, буде потрібно мати перед очима звіт з інформацією про вашу систему Це допоможе діагностувати проблему і заощадить час Для вас обох У діалоговому вікні Про програму Microsoft Excel є ще одна кнопка – Відключені обєкти (Disabled Items)-Якщо клацнути на ній, на екрані зявиться однойменне діалогове вікно зі списком обєктів, відключених системою, оскільки вони заважали коректній роботі Excel Ви вправі спробувати знов активувати їх, клацнувши на кнопці Увімкнути (Enable) Якщо будь-які елементи були відключені, то, можливо, саме вони є причиною некоректної роботи програми А може бути, це поки тільки симптом У будь-якому випадку інформацію про стан діалогового вікна Відключені обєкти необхідно донести до представника служби технічної підтримки в першу чергу

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*