Форматування даних

Для правильного і красивого оформлення документів в Excel можна застосовувати різні шрифти, способи виділення і вирівнювання тексту, використовуючи елементи

управління, розташовані на вкладці Головна Тут розташовані групи інструментів Шрифт і Вирівнювання З їх допомогою можна вибрати шрифт, його розмір і спосіб виділення (жирний, курсив), а також змінити колір фону комірки або символів Можна встановити вирівнювання тексту в комірці по горизонталі (вліво, по центру, вправо) і по вертикалі (угорі, посередині, внизу) У декількох останніх версіях Excel зявилася можливість писати текст в осередку не тільки горизонтально і вертикально, але й під кутом Ця можливість використовується рідко, але іноді вона може бути корисна У групі Вирівнювання знаходяться кнопки для обєднання декількох виділених комірок в одну і для розташування довгого тексту в комірці в кілька рядків замість однієї, передбаченої за замовчуванням На цій же вкладці розташована група Число, призначена для вибору формату представлення чисел в осередку (фінансовий або процентний формат, кількість знаків після коми і т д) Дуже зручним форматом для зображення великих чисел є формат з роздільниками, Коли число поділяється на розряди за три цифри Все це схоже на роботу в текстовому редакторі Відмінність полягає в тому, що ці параметри не можна застосувати до окремого символу, вони встановлюються для осередку цілком, і все, що в ній знаходиться, зображується одним і тим же способом Аналогічно форматування застосовується до декількох виділеним в даний момент осередкам, рядку або стовпцю На рис 133 показаний список, що розкривається різних варіантів форматів вмісту комірки Цей список знаходиться в групі Число вкладки Головна Якщо в списку вибрати пункт Інші числові формати .., то відкривається вікно Формат ячеек У цьому вікні можна більш детально налаштувати формат вмісту виділених осередків Використовуючи різні вкладки цього вікна, можна налаштувати всі параметри формату, наприклад, на рис 134 показано зміна вирівнювання та напрямки (орієнтації) тексту У групі Вирівнювання вкладки Головна знаходяться кнопки, що дозволяють виконати деякі з цих дій

Рис 133 Форматування вмісту комірки

Рис 134 Налаштування вирівнювання вмісту комірок

Вміст комірок може відображатися різними шрифтами і мати різне кольорове оформлення Фон осередку також може бути пофарбований різними способами Для цього використовуються кнопки групи Шрифт вкладки Головна

У Excel 2007 є цікава особливість: при зміні шрифту або його розміру досить підвести курсор до відповідного елементу списку, що розкривається в групі Шрифт, і у виділеній комірці відобразиться цей варіант Це значно полегшує підбір потрібного шрифту і його розміру Для вибору остаточного варіанту потрібно клацнути кнопкою миші на цьому елементі списку Цей ефект продемонстрований на рис 135

На рис 136 показані різні варіанти форматування осередків:

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp перенос за словами

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp вирівнювання по середині (по вертикалі)

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp вирівнювання по центру (по горизонталі)

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp зміна шрифту

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp грошовий формат числа

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp формат з роздільниками

Цікаві та наочні способи форматування даних пропонує умовне форматування (Стилі ¢ Умовне форматування) Наприклад, можна змінити колір комірки в залежності від значення її вмісту Якщо форматується група осередків, то в деяких випадках доцільно вставити діаграму, колірну шкалу або спеціальний значок При застосуванні такого форматування комірки можуть змінювати свій вигляд і колір залежно від свого вмісту та вмісту сусідніх осередків

Рис 135 Перегляд варіантів шрифтового оформлення тексту

Рис 136 Приклади різного форматування тексту і чисел

На рис 137 показано меню кнопки Умовне форматування З його допомогою можна не тільки вибрати варіант оформлення, але і легко виконати настройку параметрів Деякі варіанти умовного форматування показані на рис 138:

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp набори значків (стовпець A)

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp колірні шкали (стовпець C)

✓&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp гістограми (стовпець E)

Рис 137 Меню кнопки Умовне форматування

Рис 138 Приклади умовного форматування осередків

Тут наведені лише деякі особливості та можливості Excel 2007, які можна ефективно використовувати в роботі менеджера

Джерело: Трусов А Ф Excel 2007 для менеджерів та економістів: логістичні, виробничі та оптимізаційні розрахунки (+ CD) – СПб: Питер, 2009 – 256 с: Ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*