Більш складні методи роботи з діаграмами

У Microsoft Excel вбудований потужний і надзвичайно гнучкий механізм створення діаграм Протягом багатьох років компанія Microsoft удосконалювала аналітичні та презентаційні можливості цього механізму В даний час в розпорядження користувача надано величезну кількість найрізноманітніших типів ділових та інженерних діаграм, зовнішній вигляд яких можна ще більше облагородити за допомогою растрових і векторних зображень, обєктів Word Art, ліній, покажчиків і багатьох інших елементів, що підсилюють візуальне вплив

«Поліпшення зовнішнього вигляду діаграм» присвячена питанням удосконалення зовнішнього вигляду діаграм, а також додаванню своїх власних різновидів діаграм в галерею стандартних типів діаграм Microsoft Excel Там же будуть розглянуті деякі способи поліпшення структури діаграм з метою полегшення сприйняття їх іншими людьми

У главі 26, «Робота з даними діаграм» будуть розглянуті процедури зміни вмісту діаграм – введення і видалення даних, додавання лінії тренду і планок похибок і інші питання У главі 27 «» ми обговоримо менш очевидні прийоми роботи з діаграмами Зокрема, в цьому розділі буде розказано про створення діаграм, оновлюваних автоматично у міру додавання додаткових вихідних даних

Створення діаграм

Для того щоб створити діаграму найпростішим способом, досить виділити кілька осередків з даними і натиснути клавішу F11 Чи не задаючи питань, Excel сконструює з ваших даних діаграму за замовчуванням і помістить її на новому листі

«Гаряча» клавіша F11 збереглася в Excel з тих самих часів, коли кожна діаграма

«Проживала» на окремому аркуші, а майстрів ще не існувало У наш час передбачається, що для створення діаграми ви виділите кілька осередків з даними, а потім натиснете кнопку Майстер діаграм (Chart Wizard) на панелі інструментів або в меню Вставка (Insert) виберете команду Діаграма (Chart), програма запустить Майстер діаграм, робота з яким відбувається в чотирьох діалогових вікнах

Якщо ви належите до категорії квапливих людей, що ж, як і раніше користуйтеся клавішею F11 – вона збережена для вас У будь-який момент ви можете внести необхідні зміни в діаграму, створену за замовчуванням Більше того, ви можете перемістити діаграму на аркуш, що містить вихідні дані Для цього в меню Діаграма (Chart) виберіть команду Розміщення (Location), потім в діалоговому вікні встановіть перемикач в нижнє положення і вкажіть лист, на якому ви хочете помістити діаграму Після цієї операції Excel видалить лист діаграми

Перш ніж ми розглянемо роботу Майстра діаграм, слід звернути увагу на спосіб вибору даних Майстер здатний по одній виділеній комірці правильно визначити блок осередків, які ви збираєтеся використовувати для побудови діаграми Однак якщо ви вирішили самі вказати вихідні дані, переконайтеся, що виділений потрібний діапазон Зокрема, слід включити до складу вибраних даних також і заголовки стовпців і рядків Завдяки цьому майстер в більшості випадків вірно розмітить вісь категорій і сформує легенду діаграми

РАДА-:

Якщо в майбутньому ви плануєте додавати в діаграму нові дані, рекомендується перетворити діапазон діаграми в обєкт списку За замовчуванням при додаванні нового рядка в обєкт списку, який також є діапазоном діаграми, Excel автоматично включає новий ряд в цю діаграму Щоб перетворити діапазон діаграми в список, просто виділіть будь-яку належну йому осередок і натисніть клавіші Ctrl + L (Додаткову інформацію про списки див в розділі 28 «Робота зі списками» Інші способи створення динамічних діаграм, які автоматично оновлюються при введенні даних, розглядаються в розділі «Створення динамічних діаграм за допомогою іменованих діапазонів» глави 27)

Етап 1 Вибір типу діаграми

Найперше діалогове вікно Майстра діаграм показано на рис 241 У ньому представлена ​​галерея типів і підтипів діаграм Зверніть увагу на кнопку Перегляд результату (Press And Hold To View Sample), а також на те, що діалогове вікно містить дві вкладки: Стандартні (Standard Types) і Нестандартні (Custom Types) При виборі стандартного підтипу є можливість ознайомитися з його коротким описом Якщо опис здасться вам неясним або ви просто хочете отримати попереднє уявлення про те, як виглядатиме відповідна діаграма, натисніть кнопку Перегляд результату Excel відобразить зменшену копію діаграми в тому вигляді, в якому вона зявиться у вашому документі в разі, якщо ви прямо зараз клацнете на кнопці Готово (Finish) (Область перегляду не завжди дає точне уявлення про остаточне вигляді діаграми за відмінності в співвідношенні геометричних розмірів)

На вкладці Нестандартні ви виявите безліч нестандартних, а іноді і незвичайних типів діаграм Якщо раніше ви не мали справи з діаграмами Excel, переглянувши вміст цієї вкладки, ви отримаєте уявлення про надзвичайно широких можливостях форматування, які надає цей додаток Зверніть увагу, що в зразках, що показуються праворуч від переліку типів, використовуються ваші дані

Після створення і остаточної настройки власної діаграми ви вправі додати її на вкладку Нестандартні першого діалогового вікна Майстра діаграм Для цієї мети клацніть на діаграмі правою кнопкою миші, виберіть Тип діаграми (Chart Type), перейдіть на вкладку Нестандартні, встановіть прапорець Додаткові (User Defined) і потім натисніть кнопку Додати (Add)

Рис 241 Перше діалогове вікно Майстра діаграм дозволяє вибрати тип і підтип створюваної діаграми

Етап 2 Завдання вихідних даних

У другому діалоговому вікні Майстра діаграм (рис 242) вам слід підтвердити, що програма вірно визначила діапазон вихідних даних У більшості випадків Excel не помиляється, але не завжди Щоб переконатися, що програма неправильно зрозуміла ваші наміри, зазвичай достатньо одного погляду на область попереднього перегляду у верхній частині вкладки Діапазон даних (Data Range)

Якщо ви бачите, що потрібно внести зміни (наприклад, розширити або звузити діапазон), вкажіть потрібний діапазон комірок в поле Діапазон (Data Range) Якщо програма неправильно визначила ряди даних, поправте її за допомогою перемикача Ряди в (Series in) Наприклад, на рис 242 ми бачимо два безлічі даних з чотирма елементами в кожному Припустимо, що рядів у діаграмі має бути чотири з двома точками в кожному ряду, в цьому випадку необхідно перевести перемикач в положення рядок (Rows)

РАДА

Вихідні дані діаграми не обовязково повинні перебувати в суміжних діапазонах Так, ви маєте право задіяти для побудови діаграми значення тільки з парних стовпців деякого блоку осередків Для того щоб виділити кілька несуміжних діапазонів, потримайте Ctrl при виділенні кожного діапазону

Рис 242 Підтвердіть правильність визначення вихідного діапазону в другому вікні Майстра діаграм

При аналізі вихідних даних Excel припускає, що користувачеві потрібна діаграма з меншим числом рядів даних, але з великою кількістю елементів у кожному ряду Наприклад, якщо для побудови діаграми використовується блок даних, що охоплює три стовпці та 20 рядків, то програма припустить, що стовпці відповідають рядам, а рядки – елементам Якщо кількість стовпців і рядків у вихідному діапазоні однаково, Excel виходить з того, що кожен рядок – це окремий ряд даних

Вкладка Ряд (Series) другого діалогового вікна майстра діаграм дозволяє зробити додаткові уточнення У наступному прикладі вихідний діапазон включає в себе два стовпці, причому перший стовпець містить номери років Як видно з рис 243, Excel порахував обидва стовпці рядами, що не відповідає нашим планам

Список Ряд (Series) на вкладці Ряд (Series) містить імена рядів даних Ці імена будуть використані як підписів в легенді (якщо, звичайно, ви вирішите відобразити легенду в діаграмі) При виборі одного з цих імен в полі Імя (Name) ви побачите адресу комірки аркуша, з якої майстер бере імя для обраного ряду, а в поле Значення (Values) – адреси осередків, в яких зберігаються значення цього ряду даних Поле Підписи по осі X (Category Axis Labels) містить адреси осередків, з яких витягуються підписи для осі категорій (осі X) На рис 243 це поле пусте, тому підписи отримають значення за замовчуванням (1, 2, 3 і т д) Однак ми хочемо, щоб в якості підписів по осі X відображалися роки

Рис 243 Excel має намір відобразити номера років на діаграмі як ряд даних

Щоб вирішити цю проблему, нам слід в списку Ряд вибрати імя Рік, натиснути кнопку Видалити (Remove) і потім в поле Підписи по осі X вказати діапазон комірок, в яких записані номери років

ПРИМІТКА

Якщо перед створенням діаграми ви виділили стовпець з номерами років і ще кілька стовпців без заголовків з числовими значеннями, Excel не здогадається, що у вашому розумінні роки – це підписи по осі X Замість цього програма буде розглядати їх як ще один ряд даних Причому нічого не зміниться, навіть якщо до цього стовпцю застосувати формат тексту Щоб вони стали підписами, можна ввести номери років з попередніми апострофами Іншим способом вирішення проблеми є використання вкладки Ряди (Series) другого діалогового вікна Майстра діаграм

Етап 3 Налаштування параметрів діаграми

У третьому діалоговому вікні Майстра діаграм ви можете виконати додаткову настройку зовнішнього вигляду діаграми Зокрема, це вікно дозволяє додати на неї лінії сітки, легенду і підписи на осях, а також заголовки осей і назва самої діаграми На кожній з вкладок даного вікна негайно відображаються результати внесених змін Але не обовязково все робити сразуІмейте на увазі, що внести будь-які зміни так само неважко і після створення діаграми

Назва діаграми і заголовки осей

На вкладці Заголовки (Titles) зазначаються назва діаграми і заголовки для осей Спочатку заголовки відображаються на діаграмі з налаштуваннями за замовчуванням (шрифт, вирівнювання, позиція) Оскільки всі вони стають звичайними текстовими обєктами, ви вправі їх переміщати, вирівнювати, переформатувати і редагувати вже на готовій діаграмі

Зверніть увагу, що інтерфейс Excel не надає можливості засновувати заголовки на вмісті клітинок аркуша Іншими словами, в поле заголовка вам не дано ввести посилання на клітинку Складається враження, що розробники з Microsoft не подумали, що комусь буде потрібно, змінюваний залежно від вмісту комірки заголовок Якщо ви потребуєте подібної можливості, скористайтеся невеликої процедурою VBA (Visual Basic for Applications), яка буде копіювати вміст комірки таблиці в заголовок активної діаграми Ця процедура в найпростішому варіанті зводиться до наступної:

Sub GetTitleFromA1()

Dim strTitleText As  String

StrTitleText = Range (Лист1 A1) Value With ActiveChart

.HasTitle = True

.ChartTitleText = StrTitleText End With

End Sub

ПРИМІТКА

Excel відмінно розпізнає підписи осі категорій та імена рядів даних (ці імена використовуються в легенді) у вихідному діапазоні даних Заголовки ж доводиться вводити вручну в третьому діалоговому вікні Майстра діаграм Якщо діапазон-джерело охоплює всього один стовпець (або рядок) з заголовком, Excel іменує таким заголовком як ряд даних, так і діаграму Швидше за все, це розходиться з вашим бажанням Тоді ви також повинні виправити назву діаграми на третьому кроці Майстра діаграм

Показ і приховування осей

Фактично для всіх типів діаграм, за винятком Круговий (Pie) та Кільцевої (Doughnut), за замовчуванням відображаються вісь Y (значень) і вісь X (категорій) Діаграми деяких типів за умовчанням мають ще другу вісь значень Це відноситься, наприклад, до типу Графік | гістограма 2 (Line-Column 2), вибираються на вкладці Нестандартні (Custom Types) першого діалогового вікна Майстра діаграм Однак ви можете відмовитися від відображення осей на діаграмі Щоб приховати одну з осей, слід зняти відповідний прапорець на вкладці Осі (Axes) третього вікна майстра Разом з тим врахуйте, що якщо ви приховуєте яку вісь, всі повязані з цією віссю підписи також зникають з аркуша

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткові відомості про налаштування зовнішнього вигляду осей діаграми приведені в раз-

справі «Робота з осями» глави 25

Хронологічне масштабування

У більшості випадків, якщо вихідні дані для осі категорій (як правило, вісь X) є датами, Excel автоматично застосовує для цієї осі тимчасову шкалу У такому випадку діаграма формується з деякими особливостями:

► Excel розпорядженні маркери даних в строго хронологічному порядку (за замовчуванням в зростаючому) Це означає, що значення привязуються до діаграми незалежно від порядку проходження рядів даних в таблиці і з урахуванням відносних значень дан-Так, якщо вихідна таблиця містить дані на 1 січня, 2 січня і 6 січня, то маркер, який відповідає даті 2 січня, по осі категорій буде зміщений у бік маркера 1 січня

► В якості базової одиниці використовується найменша різниця між датами При бажанні, однак, ви вправі відштовхнутися від іншого опорного значення Наприклад, якщо вихідна таблиця містить дані за курсами біржових акцій щоденної періодичності, базовою одиницею буде один день, але ви маєте право поставити її рівною тижня або місяця, щоб отримати графічне представлення тих же самих даних, але в більш великому часовому масштабі Більш докладно про зміну базової одиниці йдеться в розділі «Налаштування шкали осі рядів даних» глави 25

У більшості випадків, коли Excel пропонує хронологічне масштабування, це зручно і виправдано Однак якщо ви хочете відмовитися від нього, на вкладці Осі третього діалогового вікна Майстра діаграм виберіть варіант Категорії (Category) За замовчуванням діє варіант Автоматична (Automatic), що припускає, що вибір за вас робить програма

РАДА-

Логічно припустити, що якщо у вихідному діапазоні є стовпець, що містить назви місяців (Січень, Лютий, Березень і т д), то Excel автоматично запропонує вам хронологічне масштабування На жаль, це не так Хоча Excel знає, що таке

“Січень, Лютий, Березень (він без проблем розширює подібні часові ряди за допомогою маркера заповнення), його взятий окремо Майстер діаграм не розуміє, що ці текстові значення мають пряме відношення до календаря Якщо ви хочете бачити на осі X

назви місяців (повні або скорочені), використовуйте при введенні даних в осередки

повний формат дати, наприклад 01012004, 01022004, 01032004 і т д Застосуйте до осередків один із спеціальних форматів для відображення повного або стислого назви місяця, а потім побудуйте діаграму

Ручне масштабування і інше форматування осей

Майстер діаграм завжди виходить з того, що вісь значень починається з нуля (або з відємного значення, якщо серед вихідних значень є негативні числа), навіть якщо всі реальні значення дуже великі Це часто призводить до того, що на діаграмі маркери даних відображаються в дуже вузькому інтервалі, так що майже зливаються один з одним На жаль, при створенні діаграми не можна змінити шкалу, яка застосовується за умовчанням, однак ви можете зробити це пізніше Про це розповідається в розділі «Робота з осями» глави 25

Також у вашому розпорядженні описувані в главі 25 процедури, що дозволяють змінити параметри міток осей (такі, як шрифт і вирівнювання), числовий формат

для відображення значень і дат, розмір основних і проміжних поділок, а також налаштувати стиль і колір лінії

Відображення ліній сітки

На більшості діаграм стандартних типів за замовчуванням показуються лінії сітки Ви вправі додати або видалити цю розмітку, скориставшись вкладкою Лінії сітки (Gridlines) третього діалогового вікна Майстра діаграм

Основні лінії сітки проводяться у відповідності з розташуванням на осях діаграми основних поділок Проміжні лінії сітки проводяться згідно допоміжним розподілам Excel визначає положення міток на осях автоматично, однак за допомогою команд форматування ви можете змінити розташування поділок Колір ліній сітки також піддається зміні

Зверніть увагу, що вкладка Лінії сітки немає у діалоговому вікні, якщо ви створюєте діаграму типу Кругова або Кільцева

Майте на увазі, що основні горизонтальні лінії сітки в деяких обємних діаграмах розташовуються так, що у глядача виникає відчуття, що маркери даних трохи нижче відповідних реальних значень Наприклад, на рис 244 висота стовпчиків діаграми складає 5, 6, 7, 8, 9 і 10 відповідно Проте, глянувши на горизонтальні лінії сітки, можна подумати, що кожен з стовпчиків приблизно на 0,25 нижче свого числового значення Це відбувається тому, що вони відображаються в тривимірній аксонометріческой проекції і «знаходяться ближче» до глядача, ніж горизонтальні лінії сітки Щоб не виникало непорозумінь, рекомендується відображати на діаграмі фактичне значення для кожного маркера даних

Показ і приховування легенди

Зазвичай Excel відображає легенду в правій частині діаграми, але ви маєте право вибрати для неї інше місце або взагалі відмовитися від відображення легенди Для цієї мети слід використовувати вкладку Легенда (Legend) третій діалогового вікна Майстра діаграм На вкладці Легенда на ваш вибір надаються пять стандартних місць розміщення легенди: знизу (Bottom), У правому верхньому куті (Corner), Вгорі (Тор), Праворуч (Right) і Зліва (Left) Насправді вона може перебувати де завгодно: після створення діаграми ви можете за допомогою миші переміщувати легенду так, як вам заманеться

Підписи даних

Майстер діаграм дозволяє приєднувати до маркерів даних підписи самого різного виду Наприклад, на кожному з секторів діаграми типу Кругова або Кільцева можна відобразити абсолютне значення, відносне значення у відсотках або і те й інше Стовпчики гістограми або точки на графіку можуть мати підписи, що дозволяють визначити точне значення кожного маркера даних За замовчуванням Excel не відображує підписів даних Якщо ви хочете додати підписи, перейдіть на вкладку Підписи даних (Data Labels) третього вікна Майстра діаграм (рис 245)

Рис 244 Висота кожного з стовпців на цій діаграмі дорівнює цілому числу, проте горизонтальні лінії сітки створюють враження, що кожен з стовпців нижче свого реального значення

Рис 245 Майстер діаграм дозволяє додавати на діаграму підписи даних тільки декількох типів

Як видно на цьому малюнку, майстер не дозволяє включати в підпису даних описовий текст, за винятком імен категорій Використовувати інший текст

не заборонено, однак процес його розподілу на діаграмі зазвичай виявляється досить трудомістким Спочатку створіть діаграму на базі одного з пропонованих програмою варіантів підписів Після цього можна по порядку перебрати всі підписи і замінити їх необхідним вам текстом

ДИВИСЬ ТАКОЖ

У розділі «Генерація підписів для точкових діаграм» глави 25 приведена процедура VBA, що дозволяє автоматизувати процес додавання підписів на основі вмісту діапазону комірок робочого листа

Додавання таблиці даних

Excel дозволяє включити до складу діаграми таблицю відображуваних значень, однак це можливо не для всіх типів діаграм Таблиця даних – всього лише таблиця, яка містить значення, на основі яких побудована діаграма Щоб включити в діаграму таблицю значень, необхідно перейти на вкладку Таблиця даних (Data Table) третього діалогового вікна Майстра діаграм Ця вкладка показана на рис 246

Рис 246 Excel дозволяє відобразити на діаграмі таблицю з вихідними даними

Зверніть увагу, що навпроти кожного ряду даних у таблиці допустимо відобразити відповідний ключ легендиКлюч легендипоказує колір і вигляд маркера, призначені для певного ряду даних Якщо ви додали до таблиці ключі, навряд чи обовязково відображати повну легенду, щоб таким чином заощадити місце на діаграмі

Етап 4 Розміщення діаграми

Створену діаграму Excel впроваджує в будь-який робочий лист як обєкт або поміщає її на спеціальному аркуші книги Цей вибір робиться на четвертому, останньому кроці

роботи майстра Після створення діаграми ви завжди вправі змінити своє рішення Для цього досить клацнути на діаграмі правою кнопкою миші і в меню вибрати пункт Розміщення (Location)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*