Пошук і заміна даних – ЧАСТИНА 2

► Групові символи можна розташовувати в будь-якому місці зразка Так, якщо в полі Знайти ввести значення* Ся,будуть знайдені всі поєднання символів, які закінчуються на ся, а якщо вказати –* Ся *, ми виявимо всі комірки, що містять послідовність ся в будь-якому місці формули або рядка

► Щоб знайти рядок, що містить власне символи або *, перед ними потрібно ставити тильду (~) Відповідно, для пошуку рядкаХто(Разом зі знаком питання) введіть в поле Знайти значення Хто ~.

Заміна знайдених даних

Команда Замінити (Replace) меню Правка працює практично так само, як команда Знайти, і більше того – в результаті виклику обох команд на екрані зявляється одне і те ж діалогове вікно Знайти і замінити Правда, при виборі команди Замінити (або після натискання клавіш Ctrl + H) відкривається інша вкладка цього вікна, як показано на рис 734 (Якщо у вас на екрані діалогове вікно має інший вигляд, клацніть на кнопці Параметри (Options), щоб розширити його)

Рис, 734 Щоб замістити знайдену рядок символів або її форматування,

виберіть у меню Правка команду Замінити

Наприклад, щоб кожне входження слова «Один» стало цифрою 1, введіть слово Один в поле Знайти (Find What), а в полі Замінити на (Replace With) – цифру 1 Так само як і у випадку з пошуком файлів, за допомогою двох кнопок Формат діалогового вікна можна задати пошук певного формату і його заміну на інше форматування Так, припустимо виконати пошук всіх даних, що мають формат: шрифт Times Roman, 14 пунктів, напівжирний, курсив, і поміняти форматування на шрифт Arial з подвійним підкресленням

Щоб замінити всі входження зразка в шуканої послідовності символів рядком, заданої в полі Замінити на, натисніть кнопку Замінити все (Replace All) У цьому випадку програма не буде, виявивши чергове входження, питати вашого дозволу, а справить беззастережну заміну

УВАГА –

Символи і * у полі Замінити на (Replace With) не розглядаються як символи, а вважаються саме знаком питання і зірочкою і вставляються в кожен рядок при заміні

Редагування групи листів

Excel дозволяє значно зменшити кількість клацань миші і натискань клавіш, коли потрібно створити декілька однакових або дуже схожих робочих аркушів Наприклад, якщо формована книга повинна містити окремі аркуші для кожного місяця, кварталу, продукту і т д, ви заощадите багато часу, створивши їх за один прийом за допомогою спеціальної техніки, описаної нижче, а потім при необхідності змініть вміст кожного аркуша окремо Навіть якщо однакові листи потрібні для різних робочих книг, набагато простіше створити їх всі разом, а потім перемістити на належні місця

ДИВИСЬ ТАКОЖ

За додатковою інформацією про переміщення та копіювання аркушів з однієї робочої книги в іншу звертайтеся до розділу «Перетягування листів між книгами» глави 5 Форматування докладно розглядається у розділі 8, «Форматування листів»

Групування листів для редагування

Excel також дозволяє згрупувати разом кілька аркушів книги, а потім додати, відредагувати або відформатувати дані на всіх цих листах одночасно Таке обєднане редагування особливо корисно, коли потрібно створити або змінити відразу кілька листів, схожих як по виконуваних на них завданням, так і за структурою (наприклад, місячні звіти або бюджетів відділень)

Виділити і згрупувати листи можна одним з таких способів:

► клацніть на ярлику першого листа в діапазоні суміжних аркушів, які потрібно згрупувати, і, натиснувши клавішу Shift, клацніть на ярлику останнього листа в діапазоні

► виділіть ярлик першого аркуша і, натиснувши клавішу Ctrl, послідовно клацніть на ярликах всіх листів, які потрібно включити в групу, незалежно від того, є вони суміжними чи ні

► клацніть правою кнопкою миші на ярлику листа і виберіть у контекстному меню команду Виділити всі аркуші (Select All Sheets)

Спробуємо створити книгу, що складається з декількох окремих листів для кожного місяця, почавши з порожньою книги Порядок наших дій буде таким:

1 Клацніть на ярлику Лист1, а потім, утримуючи клавішу Shift, на ярлику ЛістЗ Тепер аркуші книги згруповані, як показано на рис 735 Зверніть увагу, що в рядку заголовка вікна книги поруч з її назвою зявилося слово [Група]

2 Клацніть правою кнопкою миші на будь-якому з виділених ярликів і виберіть у контекстному меню команду Перемістити / Скопіювати (Move Or Copy) У який зявився на екрані діалоговому вікні в списку Перед листом виділіть пункт Перемістити в кінець (Move To End) і встановіть прапорець Створити копію (Create A Copy) Натисніть кнопку ОК, і Excel створить три нових аркуша, як показано на рис 736

3 Згрупуйте всі шість аркушів книги, клацнувши на будь-якому ярлику правою кнопкою миші і вибравши в контекстному меню команду Виділити всі аркуші, а потім повторіть крок 2, щоб збільшити кількість аркушів до 12

Рис 735 Ці три листа книги згруповані

Рис 736 У результаті копіювання групи кількість аркушів подвоюється

4 Перейменуйте всі аркуші Для цього двічі клацніть на ярлику кожного аркуша і введіть нову назву У даному прикладі ми використовуємо для імен аркушів назви місяців: Січня, Февр і т д

5 Згрупуйте всі 12 аркушів Тепер будь-яка зміна – введення даних або форматування на одному з аркушів – негайно продублюйте на всіх аркушах групи

6 Введіть на активний аркуш дані і відформатуйте осередку, як показано на рис 737

Рис 737 Коли редагується компонент групи, Excel змінює як значення, так і форматування одночасно на всіх аркушах групи

7 Після завершення введення даних, формул і форматування осередків, щоб вийти з режиму групового редагування і разгруппировать листи, клацніть на будь-якому іншому ярлику листа Тепер можна змінювати кожен лист окремо, наприклад вводити значення в графи Кількість і Сума для кожного місяця

ПРИМІТКА

Якщо в книзі згруповано кілька аркушів, але не всі, клацання на одному з ярликів в групі не призводить до розгрупування аркушів Тому, маючи мету відредагувати окремий лист з групи, потрібно уважно стежити за виконанням розгрупування, інакше можна ненавмисно внести небажані зміни в усі листи групи Справа в тому, що виклик процедури розгрупування залежить від кількості аркушів в групі Коли згруповані всі листи робочої книги, клацання на будь-якому з ярликів, крім активного, призводить до виходу з режиму групового редагування У цьому випадку слово [Група] видаляється з рядка заголовка Якщо ж у групу включені не всі аркуші робочої книги, клацання на будь-якому ярлику групи робить цей лист активним, але не знімає режим групового редагування Тоді, щоб розгрупувати листи, слід клацнути на будь-якому ярлику листа, що не належить групі

Якщо змінити форматування, формули або будь-які інші дані на активному аркуші, що входить до групи, Excel тут же відповідним чином редагує всі інші листи групи Це також стосується зміни ширини стовпців, висоти рядків, параметрів перегляду, таких як лінії сітки, смуги прокрутки і навіть поточна активна комірка групи

Перетягування згрупованих листів

Копіювання і перестановку листів в робочій книзі можна проводити не тільки за допомогою команди Перемістити / Скопіювати контекстного меню, а й з використанням миші Для зміни місцеположення групи листів досить виділити її і перетягнути на інше місце

При цьому поряд з покажчиком миші зявиться значок у вигляді стопки паперів Щоб скопіювати групу листів, робити це потрібно при клавіші Ctrl Тепер в значку зявиться ще невеликий знак «плюс» При бажанні точно так само можна перетягнути групу листів з однієї відкритої книги в іншу

Інші операції з групами листів

Обєднання листів до групи дозволяє виконати ряд інших операцій одночасно з усіма вхідними в неї листами:

► Введення текстуБудь-які дані, що вводяться на одному аркуші, дублюються на всіх інших аркушах групи

Друк У режимі групового редагування всі команди меню Файл, що відносяться до друку, застосовуються до всіх листам групи

ПереглядРежими перегляду Звичайний (Normal) і Розмітка сторінки (Page Break Preview) відносяться до всіх листам групи

ФорматуванняБудь-які настройки форматування, виконані на вкладках діалогового вікна Формат ячеек (Format Cells), застосовуються до всіх листам групи Також зміни, внесені командами Рядок (Row), Стовпець (Column), Автоформат (AutoFormat), Умовне форматування (Conditional Formatting) і Стиль (Style), в режимі групового редагування впливають одночасно на всі листи групи Більш того, командою Формат ► Лист ► Приховати (Format ► Sheet ► Hide) можна приховати всі аркуші групи, за винятком ситуації, коли до групи входять всі аркуші книги

Виправлення Всі команди меню Правка, включаючи Знайти (Find) і Замінити (Replace),

одночасно застосовуються до всіх листам групи

ВставкаКоманди меню Вставка: Осередок (Cells), Рядки (Rows), Стовпці (Columns), Ліст (Worksheet), Імя (Name) і Функція (Function) застосовні для групового редагування листів

Сервіс Для одночасного редагування групи листів використовуються команди Орфографія (Spelling) і Версії (Track Changes) меню Сервіс, а також більшість елементів керування на вкладці Вид діалогового вікна Параметри

Заповнення групи листів

До цих пір ми обговорювали введення даних на аркуші групи і їх редагування Але що ж робити, коли потрібно скопіювати вже існуючі дані з одного аркуша групи на інші Тут вам допоможе команда За листам (Across Worksheets) в підміню Заповнити меню Правка, яка стає доступною після обєднання листів у групу При її виборі на екрані зявляється діалогове вікно Заповнити по листам (Fill Across Worksheets), зображене на ріс738

Рис 738 Діалогове вікно Заповнити по листам дозволяє копіювати дані в усі листи групи

Наприклад, щоб скопіювати весь текст і форматування з аркуша, показаного на рис 737, на інші, відмінні від нього листи групи, досить виділити діапазон А1: J10, вибрати команду По аркушах і залишити перемикач в діалоговому вікні в положенні Всі (Аll) Тоді Excel поширить всі параметри виділеного діапазону

– текст, формули і форматування – на кожен лист групи

Коли перемикач в діалоговому вікні встановлений у положення Тільки вміст (Contents), Excel дублює тільки текст і значення, не зачіпаючи форматів Відповідно, в положенні Тільки формати (Formatting) переноситься лише форматування виділеного діапазону (Як ви можете здогадатися, при заповненні групи листів за допомогою команди По аркушах ігноруються такі властивості, як висота рядків, ширина стовпців і режими перегляду

Введення тексту і перевірка орфографії

Робочі аркуші в електронних таблицях містять, зрозуміло, не тільки числа, тому в Excel передбачено ряд засобів, що полегшують введення і редагування тексту Одним з цих коштів є команда Параметри автозаміни (AutoCorrect), що допомагає виправляти звичайні друкарські помилки прямо при введенні Написання вже введених слів у робочих аркушах можна контролювати за допомогою команди Орфографія (Spelling Checker), що перевіряє правильність написання слів у відповідності зі словником І нарешті, є ще один інструмент – Автозавершення введення (AutoComplete), коли Excel закінчує введення значень за вас

Виправлення помилок при введенні

Якщо при введенні слів ви іноді переставляєте місцями сусідні букви або друкуєте настільки швидко, що встигаєте ввести другу велику букву в іменах власних, чи не відпустивши вчасно клавішу Shift, Excel відразу автоматично виправить ЛДАКМ друкарські помилки За таку корекцію даних відповідає функціяавтозаміниЩоб активізувати і налаштувати її, виберіть у меню Сервіс команду Параметри автозаміни (AutoCorrect), і на екрані зявиться діалогове вікно Автозаміна (AutoCorrect), представлене на рис 739

ПРИМІТКА –

Функція автозаміни працює при введенні тексту в осередку, формули, текстові поля, елементи управління і написи в діаграмах Але вона відключається при введенні тексту в діалогові вікна

Вкладка Автозамена діалогового вікна Автозаміна містить такі елементи:

► Показати кнопки можливостей автозаміни (Show Auto Correct Options Buttons)

Цей прапорець включає при виявленні Excel-якої помилки введення виклик на екран кнопки смарт-тега, в меню якої зібрані команди для виправлення помилки

► Виправляти Дві Прописні букви на початку слова (Correct TWo INitial Capitals)

Якщо в слові зустрічаються і великі та малі літери, відстежується кількість великих літер на початку слова При наявності помилки, тобто якщо прописних літер дві, відбувається автоматична заміна другого прописної букви на рядкову Коли слово складається тільки з великих літер, Excel залишає його в тому ж вигляді, резонно вважаючи, що таке написання було вибрано свідомо Оскільки досить часто стали зустрічатися слова з великої буквою в середині слова, наприклад АвтоЗамеіа, на такі слова дію функції автозаміни також не поширюється

Рис 739 У діалоговому вікні Автозаміна вказуються типові помилки введення

► Робити перші букви пропозицій прописними (Capitalize First Letter Of Sentence) Даний прапорець включає режим, в якому на основі положення знаків пунктуації виконується стеження за тим, щоб кожне речення починалося з великої літери, навіть якщо воно побудовано граматично невірно

► Писати назву днів з прописної букви (Capitalize Names Of Days) Якщо прапорець встановлений, назви всіх днів тижня будуть писатися з великої літери, але тільки в тому випадку, коли це не абревіатура, наприклад Пн

► Усувати наслідки випадкового натискання cAPS LOCK (Correct Accidental Use Of cAPS LOCK Key) При встановленому прапорці відстежуються і виправляються наслідки невірного використання регістра букв

► Замінювати при введенні (Replace Text As You Type) Якщо встановлений даний прапорець, активізується список замін в нижній частині діалогового вікна, де зібрані типові помилки введення і варіанти їх виправлення

На додаток до стандартних замін неправильного вводу, таким як виправлення бли набув, вцьому списку пропонується ряд корисних скорочень Так, замість пошуку потрібного шрифту і символу авторського права © можна просто набрати символи (с), і це позначення буде автоматично замінено символом ©

У кожному з режимів виправлення помилок при введенні програма діє, виходячи з відповідного набору правил Наприклад, в режимі Виправляти Дві Прописні букви на початку слова слова для автозаміни відбираються за наступними критеріями:

► слово має починатися з великої літери

► друга буква слова теж повинна бути прописна

► в слово повинні входити малі літери

► слово не вказано в списку виключень

► у слові більше двох букв

► у слові є, принаймні, одна голосна

► слово містить не більше двох прописних літер поспіль

І всі інші режими автозаміни мають не менше логічний алгоритм визначення помилки при введенні Звідси мораль – не думайте, що програма в режимах автозаміни та перевірці орфографії читає ваші думки і знає, що ви мали на увазі, набираючи текст Це просто результат машинної логіки, і більше нічого Тому не покладайтеся в усьому, що стосується орфографії, ца програму, а завжди перевіряйте документи (Особливо важливі) самостійно

ПРИМІТКА –

Якщо в системі встановлено інші програми Microsoft Office, то все додавання в список автозаміни Excel зявляться у відповідних списках автозаміни та інших програм Microsoft Office

Автоформатирование при введенні

У Excel 2003 на вкладці Автоформат при введенні (AutoFormat As You Type) діалогового вікна Автозаміна кількість розділів і доступних варіантів автоформатування збільшилася до двох У першому розділі Замінювати при введенні (Replace As You Туре) знаходиться прапорець Адреси Інтернету і мережні шляхи гіперпосиланнями (Internet And Network Paths With Hyperlinks) Якщо він встановлений, то після закінчення введення все URL і мережеві шляху перетворюються на гіперпосилання Для переходу по них залишається тільки клацнути кнопкою миші Другий прапорець Включати в список нові рядки і стовпці (Include New Rows And Columns In List Ranges) знаходиться в розділі Виконувати в ході роботи (Apply As You Work) і застосовується до списків, створеним командою Дані ► Список (Data ► List) Включається їм функція є складовою потужного набору засобів, що розглядаються в деталях в розділі 28, «Робота зі списками» Коротко: коли цей прапорець встановлений, автоматично розширюється раніше певний діапазон списку при додаванні даних в будь сусідні рядки і стовпці

Коригування даних за допомогою смарт-тегів

Вкладка Смарт-теги (Smart Tags) діалогового вікна Автозаміна, показана на рис 740, призначена для налаштування смарт-тегів, що зявляються при виконанні певних дій Поки в Excel таких не настільки багато – всього кілька штук, але з офіційного сервера Microsoft Office (http://officemicrosoftcom) Ви можете завантажувати додаткові смарт-теги, які стають доступні у міру доопрацювання програми

На вкладці Смарт-теги розташовані наступні параметри управління:

► розпізнавачів (Recognizers) У цьому розділі наводиться список всіх встановлених в системі смарт-тегів згідно типу їх дій Є такі категорії: дата, фінансове позначення (для отримання котирувань акцій), імя (для адресатів електронної пошти та контактних осіб), номер телефону і час Меню смарт-тегів для фінансових позначень і часу зображені на рис 741

Рис 740 На вкладці Смарт-теги діалогового вікна Автозаміна зібрані всі команди і параметри управління смарт-тегами

► Перевірити книгу (Check Workbook) У результаті натиснення кнопки вибрані распознаватели застосовуються до даних активної книги, одночасно допускається додавати нові смарт-теги до існуючих книгам Щоб виконати команду, необхідно також установити прапорець Впровадити смарт-теги в книгу (Embed Smart Tags In This Workbook) 1

► Інші смарт-теги (More Smart Tags) Ця команда дозволяє додати нові типи смарт-тегів в список розпізнавачів, завантаживши їх з офіційного сайту Microsoft Office Якщо ви зібралися натиснути на кнопку, спочатку підключіться до Інтернету2

► Показати смарт-теги як (Show Smart Tags As) Список, що розкривається з набором варіантів відображення смарт-тега в активній книзі За умовчанням це Індикатор і кнопка (Indicator And Button), але можна вибрати варіант Тільки кнопка (Button Only) або Ні (None) Зазвичай смарт-теги зявляються на екрані у вигляді маленького бузкового трикутника в правому нижньому кутку комірки (індикатор) і значка, який відображається, якщо встановити покажчик миші на цьому осередку (кнопка)

1Опечатка в оригінальному виданні – мається на увазі прапорецьПомітити дані смарттегамі При впровадженні смарт-теги зберігаються у книзі, збільшуючи її обсяг – Прямуючи ред 2Как видно з малюнка, для Росії фінансові позначення, телефонні номери й час не

підтримані Також Росія не належить до числа регіонів, в яких служба поновлення смарт-

тегів недоступна – Прямуючи ред

► Впровадити смарт-теги в книгу (Embed Smart Tags In This Workbook) Коли уста-

новлен даний прапорець, смарт-теги прикріплюються до розпізнаним даними

► Властивості (Properties) Щоб отримати інформацію по смарт-тегом, слід виділити його в списку розпізнавачів і клацнути на кнопці Властивості Правда, всі відомості беруться з Інтернету, тому на момент натискання кнопки необхідно бути підключеним до Мережі

Рис 741 Excel додає вбудовані смарт-теги з набором команд до символів акцій,

адресами електронної пошти та ряду інших даних

Автозавершення введення

При введенні в списки великої кількості даних часто доводиться набирати одне і те ж значення багато разів Скористайтеся функцією автозавершення введення, і вона покладе край незліченній повторення, а також підвищить точність введення значень Щоб задіяти цю можливість, виберіть у меню Сервіс команду Параметри і на вкладці Правка діалогового вікна встановіть прапорець Автозавершення значень осередків (Enable AutoComplete For Cell Values)

Після включення даного режиму при введенні нових даних у вічко Excel переглядає всі дані в поточному стовпці і по введених символах пропонує можливу заключну частину значення (Слід памятати, що автозавершення працює тільки при введенні значень у суміжні з іншими осередки) Наприклад, як тільки ми введемо у комірку А14 на рис 742 перші літериКу,механізм автозавершения запропонує єдиний варіант продовження – Ковалів П Г Додається текст виділяється, але ні до чого не зобовязує Якщо вас не влаштовує запропонований варіант, просто продовжите введення тексту в комірку Якщо ж варіант вам підходить, потрібно натиснути клавішу Enter або будь-яку з клавіш зі стрілками, щоб прийняти пропозицію програми і перейти до наступної комірки

Функція автозаповнення при введенні порівнює тільки повне вміст комірок, а не окремі слова Відповідно, якщо почати в комірці А14 набирати П Г Кузнєцов, механізм не спрацює, оскільки дане значення є не точно збігається з введеної раніше рядком Ковалів П Г При введенні формул функція автозаповнення також відключається

Рис 742: Почніть вводити символи, і якщо в стовпці виявиться варіант продовження, то функція автозаповнення відобразить решту значення Якщо це не те, що ви хотіли, достатньо просто продовжити введення, як показано на малюнку справа •

Замість того, щоб починати введення і чекати, поки щось буде запропоновано, можна вибрати в поточному стовпці вже існуюче значення Для цього виділіть комірку, клацніть на ній правою кнопкою миші і скористайтеся командою Вибрати із списку (Pick From Drop-Down List) контекстного меню, аналогічно рис 743 У списку клацніть на потрібному елементі, і Excel введе його текст в комірку Зрозуміло, такий спосіб не можна додавати нові значення, як ми зробили у прикладі на рис 742 праворуч, – даний список складений тільки з вже наявних в стовпці даних

Рис 743 Клацніть правою кнопкою миші і виберіть у контекстному меню команду Вибрати із списку, щоб вивести на екран список значень поточного шпальти

Створення власних скорочень

Ви вправі налаштувати список автозаміни під власні типові помилки введення і часто вживані слова і словосполучення Для цього потрібно ввести текст і його замінник

в поля Замінювати (Replace) і На (With) відповідно розділу Замінювати при введенні діалогового вікна Автозаміна (вкладка Автозамена) Наприклад, можна в поле Замінювати ввести скорочення МО, а в полі На вказати повний варіант – Microsoft Office Тепер кожен раз, коли ви будете набирати символи МО, Excel автоматично розширить скорочення доMicrosoft  Office  Будьте уважні, використовуйте тільки унікальні скорочення, інакше Excel може виявитися надмірно старанний там, де вам абсолютно це не потрібно

Перевірка орфографії

Для перевірки тексту на що залишилися після введення помилки призначена команда Орфографія меню Сервіс та кнопка Орфографія панелі інструментів Стандартна У будь-якому випадку є можливість обробити як весь лист, так і його окремі частини Якщо програма виявляє будь-які підозрілі слова, на екрані зявляється діалогове вікно Орфографія (Spelling), зображене на рис 744 При роботі із засобом перевірки орфографії зверніть увагу на наступні моменти:

► якщо виділити одну комірку, Excel перевірить лист повністю, включаючи всі комірки,

примітки, графічні обєкти і колонтитули

► якщо виділено більше одного осередку, перевірка буде виконана тільки для цього діапазону

► при активній рядку формул Excel звертається лише до її вмісту

► якщо в рядку формул виділені будь-які слова, перевіряються тільки вони

► коли виділений діапазон містить приховані осередки або комірки структури, які не виводяться на екран, Excel їх також враховує

► комірки з формулами не перевіряються

Рис 744 За допомогою діалогового вікна Орфографія можна перевірити книгу і виправити помилки,

а також додати часто вживані слова в персональний словник

Щоб потрапити в діалогове вікно, представлене на рис 745, клацніть на кнопці Параметри (Options) діалогового вікна Орфографія У ньому можна вибрати словники для різних мов і активізувати спеціальні режими, такі як Пропускати адреси Інтернету та імена файлів (Ignore Internet And File Addresses) Кнопка Параметри Автозаміни (AutoCorrect Options) дозволяє відкрити діалогове вікно, зображене на рис 739

РАДА

Якщо натиснути клавішу F7, Excel почне-перевірку орфографії

Рис 745 Додаткові параметри перевірки орфографії настроюються в цьому вікні

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*