Знайомство з робочою областю Excel – ЧАСТИНА 4

Шаблони на вузлі Office Online (Templates On Office Online)Підєднавшись до Інтернету, можна клацнути на значку Шаблони на вузлі Office Online (Templates On Office Online) Це дозволить перейти до веб-вузла Microsoft, на якому знаходяться додаткові шаблони Також можна шукати конкретний шаблон для цього слід ввести ключове слово в поле Пошук в мережі (Search Office Online) і клацнути на кнопці Знайти (Go)

На моєму компютері (On My Computer) Разом з Excel встановлюється декілька шаблонів, які, крім прямого призначення, корисні в якості прикладів, що демонструють деяку частину величезних можливостей програми щодо форматування даних і структурування робочих книг При натисканні на значку На моєму компютері (On My Computer) зявляється діалогове вікно, зображене на мал 216 Назви наявних готових шаблонів знаходяться на вкладці Рішення (Spreadsheet Solutions)

Рис 216 У діалоговому вікні Шаблони відображаються встановлені шаблони

На моїх веб-вузлах (On My Web Sites) Клацання на цьому значку викликає діалогове вікно, знову аналогічне вікну Відкриття документа, але з вмістом мережевого оточення компютера Тут перераховані документи, розташовані в Інтернеті і в локальній мережі, до яких ви зверталися в останній час Якщо компютер в даний момент приєднаний до Інтернету або локальної мережі, можна клацнути на будь-якої посиланням, і у вікні будуть показані всі доступні шаблони

Нещодавно використані шаблони (Recently Used Templates)Під цим заголовком перераховані всі-шаблони, що використовувалися останнім часом, якщо такі є

Зверніть увагу, що значки в діалоговому вікні Шаблони виглядають як невеликі блокноти Це означає, що дані файли були спеціально збережені як шаблони, а не як звичайні документи Excel Як виконати таке збереження, йдеться далі в розділі «Формати файлів»

Додавання власних шаблонів

Власні шаблони незамінні там, де часто потрібно працювати з однотипними листами нестандартної структури Як вже було сказано, щоб використовувати какуюлибо існуючу книгу як шаблон для нової, можна вибрати в панелі завдань варіант З наявної книги (From Existing Workbook) Але ще простіше зберегти книгу, на основі якої часто створюються документи, в певній папці, і тоді при завантаженні вона автоматично потрапить до спискувстановлених шаблонів Місце розташування цієї папки залежить від операційної системи:

► Microsoft Windows 98 без користувача профілів:

\Windows\Application Data \ Microsoft \ Шаблони (або Templates)

► Microsoft Windows 98 з одними профілями: \ Windows \ Profiles \ <ім'я> \ Аррlication Data \ Microsoft \ Шaблoни (або Templates)

► Microsoft Windows NT 4:

\ Winnt \ Profiles \ <ім'я> \ Аррlication Data \ Microsoft \ Шаблони (або Templates)

► Microsoft Windows 2000 і ХР:

\Documents and Settings \ <ім'я> \ Аррlication Data \ Microsoft \ Шаблони (або

Templates)1

1 Наведена інформація відноситься до попередньої версії Office 2003 Остаточна версія не встановлюєтьсяв Windows 98/NT4 Згідно мінімальним вимогам для роботи системи Microsoft Office System необхідна ОС Microsoft Windows 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3), Microsoft Windows XP або пізніша версія За графіком підтримки програмних продуктів платна техпідтримка Windows 98 і Windows 98 SE повинна була припинитися 16 січня 2004 З певних причин термін припинення платній технічної підтримки цих ОС був пересунутий на 30 червня 2006 року До цієї дати фахівці Microsoft здійснюватимуть платне консультування легальних користувачів по телефону Безкоштовна підтримка Windows 98 була припинена влітку 2003 року – Прямуючи ред

Під <Вашим ім'ям> розуміється імя користувача, з яким ви входите в систему Windows Всі файли, поміщені в папку Шаблони (Templates), зявляються в списку на вкладці Загальні діалогового вікна Шаблони, показаної на рис 217 Все дуже просто, чи не так

Рис 217 Скопіюйте свої шаблони у вказану папку, і в діалоговому вікні Шаблони зявляться їхні ярлики

Робота з власними папками з шаблонами

Як вже говорилося, вміст діалогового вікна Шаблони визначається спеціальною папкою Microsoft Office Якщо в цю папку скопіювати іншу папку разом з робочими книгами або шаблонами, в діалоговому вікні Шаблони буде створена нова вкладка Як назва вкладки виступає назва папки На рис 218 така папка називається Звіти

Зверніть увагу, що на рис 218 тільки один значок виглядає як маленький блокнот Значить, тільки один файл є шаблоном, решта – звичайні документи Excel Насправді дуже незвично і досить зручно, що після приміщення звичайної робочої книги в папку шаблонів вона трактується як шаблон Тобто зникає необхідність зберігати файли у форматі шаблонів, тепер достатньо всього лише скопіювати в папку Шаблони Коли через діалогове вікно Шаблони відкривається звичайна робоча книга, програма створює її копію, з якою і ведеться робота, а до назви файлу додає порядковий номер, щоб не записувати цей файл поверх вихідного Наприклад, якщо відкрити книгу 01_01_04, присутню в діалоговому вікні на рис 218, Excel сприйме її як шаблон і відкритий файл назве 01_01_041

Рис 218 Власна вкладка в діалоговому вікні Шаблони створюється дуже просто

ПРИМІТКА

Якщо додати в папку Шаблони власну папку, остання стає доступна не тільки для Excel, а й для всіх додатків Office Але відображатися у вигляді окремої вкладки в діалоговому вікні Шаблони кожного з додатків вона буде тільки в тому випадку, якщо містить хоча б один документ, записаний в рідному форматі цього додатка Наприклад, скопіюємо в підпапку Звіти документ Microsoft Word Тоді при відкритті вікна Шаблони з програми Word в ньому зявиться вкладка Звіти

Зміна властивостей нової книги і робочого аркуша

Припустимо, ви вирішили створити свою власну «чисту» робочу книгу Для цього необхідно розробити два шаблони: один задає властивості (формат і вміст) всіх нових книг (Кнігаxlt або Bookxlt), другий визначаються формат і вміст окремих листів нової книги, що вставляються в документ командою Вставка ► Ліст (Insert ► Worksheet) (Лістxlt або Sheetxlt) Дані файли потрібно зберегти в папці:

\ Documents and Settings \ <ім'я> \ Application Data \ Microsoft \ Excel \ XLStart Щоб зберегти файл у форматі шаблону (* XLT), виберіть у меню Файл команду Зберегти як і в списку типів файлів діалогового вікна Зберегти як задайте варіант Шаблон (Templates)

ПРИМІТКА –

Будь-які робочі книги, що знаходяться в папці XLStart, автоматично відкриваються при запуску Excel (крім книг з іменами Кнігаxls або / IHCTXIS)

Підготовлені вами для автоматичного завантаження файли змінюють властивості, застосовувані за замовчуванням до нових книг і робочим листам Навіть характеристики звичної книги1, яка відкриється на екрані при подальшому запуску Excel, зміняться у відповідності з налаштуваннями, запомненной в шаблоні Кнігаxlt Щоб повернутися до стандартних параметрах, просто видаліть створений вами файл шаблону з папки XLStart

Слід звернути увагу, що за допомогою власних шаблонів можна змінювати не тільки формат книги, а й текст, графіку, формули, призначені для користувача панелі інструментів, макроси, деякі вікна і параметри обробки даних Також допускається визначення кількості та типу листів, які будуть за замовчуванням завантажуватися в нову книгу або вставлятися в неї по команді Ліст (Sheet) меню Вставка (Insert) Наприклад, якщо задати в шаблоні Лістхlt: це значення рівним чотирьом, то замість одного листа, як звичайно, по команді Лист з меню Вставка до книги буде додано чотири нових робочих листа Якщо це насправді не потрібно, потрібно видалити зайві листи, перш ніж зберігати файл шаблону Лістxlt .

Збереження файлів

Без сумніву, найбільш важливою функцією будь-якої програми є збереження даних У Excel, наприклад, передбачено безліч різних способів збереження файлів, включаючи команди: Зберегти (Save), Зберегти як (Save As), Зберегти як веб-сторінку (Save As Web Page), Зберегти робочу область (Save Workspace), Закрити (Close) і Вихід (Exit), а також найпростіший варіант – клацання на кнопці Зберегти (Save) панелі інструментів Стандартна

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Збереження книги як веб-сторінки розглядається в розділі «Збереження та публікація файлів

Excel у форматі HTML »глави 20

Є одна команда, яка також зберігає книги, хоча на перший погляд це неочевидно, – Доступ до книги (Share Workbook) меню Сервіс (Tools) При виклику даної команди книга автоматично отримує статус загальної, тобто файл стає доступним для інших користувачів мережі, і вони з цього моменту отримують можливість відкривати книгу та вносити до неї зміни

ДИВИСЬ ТАКОЖ -:  

За додатковою інформацією звертайтеся до розділу «Спільне використання книг в мережі» глави 19

РАДА

Якщо ви найчастіше використовуєте для файлів книг одну і ту ж папку, має сенс визначити її як робочу Тоді, виконуючи команди Відкрити (Open), Зберегти (Save) і Зберегти як (Save As), Excel завжди буде відкривати в діалогових вікнах саме цю папку Виберіть у меню Сервіс команду Параметри, потім перейдіть на вкладку Загальні (General) і введіть в текстове поле Робочий каталог (Default File Location) повний шлях до вашої папки

При першому збереженні файлу на екрані зявиться діалогове вікно Збереження документа, показане на рис 219

Створення нової папки Ізіененіе виду списку файлів

Перехід на один рівень вгору

Рис 219 При першому збереженні файлу ви побачите діалогове вікно Збереження документа

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*