Безпосередня робота з Microsoft Query – ЧАСТИНА 1

Майстер запитів є чудовим інструментом для створення відносно простих запитів, але не володіє всіма можливостями, притаманними Microsoft Query Безпосередня робота з Microsoft Query необхідна в тих випадках, коли в запиті беруть участь умови відбору, вимагають обчислень, або параметри, значення яких користувач повинен ввести під час виконання запиту Крім того, Query вміє (з вашою допомогою):

► фільтрувати дані по полях, не включених в таблицю результатів

► створювати умови відбору із залученням операторів порівняння Міститься в (Is One Of), He міститься в (Is Not One Of), Між (Is Between) і Чи не між (Is Not Between)

► видаляти з підсумкової таблиці повторювані записи

► підводити підсумки: суму значень, середнє значення і т п;

► створювати нові обєднання таблиць

► редагувати SQL-код запиту

Запуск Microsoft Query

Якщо запит, який ви хочете змінити, вже збережений у вигляді файлу DQY, останній можна відкрити в Microsoft Query одним із таких способів:

► Виберіть команду Дані ► Імпорт зовнішніх даних ► Імпортувати дані (Data ► Import External Data ► Import Data) і відкрийте потрібний DQY-файл У діалоговому вікні Імпорт даних (Import Data) (див рис 2915) натисніть на кнопку Змінити запит (Edit Query) Коли зявиться вікно Майстра запитів, клацніть на кнопці Відміна (Cancel), а потім у відповідь на питання, чи бажаєте ви продовжити редагування запиту в Microsoft Query, натисніть кнопку Так (Yes)

► Виберіть команду Дані ► Імпорт зовнішніх даних ► Створити запит (Create Query) Зніміть прапорець Використовувати Майстер запитів (у нижній частині діалогового вікна Вибір джерела даних (Select Data Source) Перейдіть на вкладку Запити (Queries) і відкрийте потрібний файл запиту

Виберіть варіант Перегляд або зміна даних в Microsoft Query (View Data Or Edit Query In Microsoft Query) в останньому вікні Майстра запитів, якщо при роботі з майстром ви вирішили продовжити процес створення запиту в Microsoft Query

Якщо ви вже працюєте з імпортованими даними і хочете відредагувати запит в Query, виберіть команду Дані ► Імпорт зовнішніх даних ► Змінити запит або скористайтеся відповідною кнопкою на панелі інструментів Якщо замість Query ви опинитеся «в Майстрі запитів», натисніть кнопку Скасувати На питання, чи хочете ви продовжити редагування в Microsoft Query, натисніть кнопку Так

На рис 2923 представлено вікно Microsoft Query з результатами запиту до трьох таблиць бази даних «Борей»: Товари, Типи і Постачальники Таблиця Товари повязана з таблицею Типи по полю КодТіпа і з таблицею Постачальники по полю КодПоставщіка Запит відображає обрані поля з цих таблиць, що містять значення для категорії, товару, його постачальника, а також інформацію про його ціну, запасі на складі і т д

Рис 2923 Ми використовуємо Query для зміни запиту до трьох таблиць бази даних «Борей»

Зверніть увагу: вікно розділене навпіл – область таблиць займає верхню частину, а область даних – нижню Область таблиць містить вікна для кожної вихідної таблиці, а в області даних виводиться таблиця результатів запиту

Далі ви побачите, що у вікні Query може бути присутнім ще одна область, що служить для відображення умов відбору Ви вправі змінювати розміри і місце розташування кожної з трьох областей вікна Microsoft Query і окремих вікон для таблиць джерела

На малюнку область даних трохи зрушена вниз, щоб було видно всі поля і не виникло необхідності користуватися смугами прокрутки Як ви переконаєтеся на практиці, вихідне розташування областей рідко буває вдалим, і, швидше за все, вам доведеться налаштовувати його вручну

Додавання та видалення таблиць

Для того щоб додати таблицю, виберіть команду Таблиця ► Додати таблицю (Table ► Add Tables) Зявиться діалогове вікно Додавання таблиці (Add Tables), що містить список всіх доступних таблиць джерела даних запиту Виділіть потрібну таблицю в списку і натисніть кнопку Додати (Add) Число додаються таблиць не обмежується Щоб видалити таблицю, виділіть її та виберіть команду Таблиця ► Видалити таблицю (Table ► Remove Table)

Обєднання таблиць

Якщо програма не обєднала таблиці автоматично, ви можете самі створити обєднання за допомогою стандартної процедури перетягування Якщо ви клацнете на полі однієї таблиці і перетягніть його у вікно іншої таблиці, Query створить обєднання цих таблиць за вказаною полю, що буде візуально відображено сполучної лінією Ви вправі переглядати і змінювати властивості обєднання, а також створювати нові обєднання Останнє робиться подвійним клацанням на сполучної лінії або командою Таблиця ► Обєднання (Table ► Joins) На рис 2924 показано діалогове вікно Обєднання (Joins) для запиту, поданого на рис 2923

Рис 2924 Діалогове вікно Обєднання дозволяє редагувати існуючі обєднання таблиць і створювати нові

Якщо ви точно не знаєте, яким чином відбулося обєднання і які його властивості, вікно Обєднання дозволить ваші сумніви У ньому міститься просте і ясне опис обєднання, а поля Зліва (Left), Оператор (Operator) і Справа (Right) дозволяють виправити можливу помилку

Додавання, видалення та переміщення полів

Для того щоб додати поле в область даних, двічі клацніть на його назві у вікні відповідної таблиці Якщо потрібно додати всі поля небудь з таблиць, клацніть на зірочці в першому рядку вікна таблиці

Для видалення поля з області даних клацніть на його заголовку (це призведе до виділення-всього поля) і натисніть кнопку Видалити (Delete) Щоб перемістити поле, також слід спочатку виділити його, клацнувши на заголовку, а потім перетягнути в потрібне місце

РАДА

Якщо таблиця містить безліч полів і ви відчуваєте незручність від необхідності постійно користуватися смугою прокрутки, але в той же час не хочете міняти порядок розташування полів, у вас є можливість приховати частину полів таблиці Для цього виділіть поле, а потім виберіть команду Формат ► Приховати стовпці (Format ► Hide Columns) Щоб знову відобразити приховане поле, виберіть команду Формат ► Показати стовпці (Format ► Show Columns) Потім у діалоговому вікні Показати стовпці (Show Columns) виберіть імя поля та натисніть кнопку Показати (Show)

Перейменування полів

За замовчуванням Microsoft Query ісдользует як заголовки стовпців імена полів таблиць Якщо ці імена є занадто короткими і недостатньо інформативними, задайте інші Для цього виділіть стовпець і в меню Записи (Records) виберіть команду Змінити стовпець (Edit Column) Далі в поле Тема шпальти (Column Heading) введіть новий заголовок і натисніть кнопку ОК

Сортування таблиці результатів

Спочатку Microsoft Query виводить записи в тому ж порядку, в якому вони зберігаються у вихідній базі даних Для сортування таблиці результатів на вимогу призначена команда Записи ► Сортувати (Records ► Sort) На рис 2925 представлено діалогове вікно Сортування (Sort) з обраним полем Категорія (Як і в інших діалогових вікнах Query, в цьому вікні імя поля таблиці випереджається імям таблиці, до якої відноситься в ієрархії обєктів дане поле Повне імя поля ТіпиКатегорія говорить про те, що поле Категорія належить таблиці Типи)

У списку Сортировки в запиті (Sorts In Query) діалогового вікна Сортування відображаються застосовані операції сортування На рис 2925 список містить тільки елемент <кінець списку>, який свідчить, що в даний момент таблиця результатів не впорядкована У полі зі списком Стовпець (Column) перераховані всі поля таблиці результатів Коли ви додаєте поле в список Сортировки в запиті, Query відразу ж заново впорядковує список, однак залишає діалогове вікно Сортування відкритим, дозволяючи задати інше поле сортування

Рис 2925 Діалогове вікно Сортування показує поточний порядок сортування і дозволяє додати додаткові поля, по яких потрібно виконати сортування

У разі сортування по декількох полях вона проходить послідовно в порядку появи полів у списку: спочатку по першому полю, потім по другому і т д На рис

2926 представлена ​​таблиця результатів, відсортована спочатку по полю ПоставщікіНазваніе і потім по полю ТовариМарка Перед кожним елементом списку в дужках вказується напрямок сортування На малюнку записи впорядковані за назвою постачальника в алфавітному порядку, а записи, які стосуються кожному конкретному постачальникові, впорядковані по марці товару

Рис 2926 Ми відсортували дані спочатку за назвою постачальника і потім по марці товару

При натисканні кнопки Додати (Add) в діалоговому вікні Сортування Query додає нове поле до списку Сортировки в запиті після виділеного поля Якщо ви помилково помістили нове поле в неправильну позицію, виділіть його та натисніть кнопку Видалити (Remove), а потім повторіть операцію додавання з потрібною позиції

Сортування за допомогою панелі інструментів

Значки сортування на панелі інструментів Query виглядають так само, як і в Excel, однак функціонують по-іншому Якщо ви клацнете на кнопці сортування при клавіші Ctrl, Query відсортує записи так, як якщо б ви додали нове поле в кінець списку сортування Якщо ж просто клацнути на кнопці сортування, записи будуть упорядковані тільки по виділеному полю

Фільтрація таблиці результатів

Microsoft Query надає різні методи, що дозволяють відфільтрувати таблицю результатів таким чином, що вона буде містити тільки набір необхідних записів Як і при використанні коштів фільтрації списків Excel, фільтр в Query можна створити, визначивши одну або декілька умов, яким повинні задовольняти поля відбираються записів

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*