Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 1

Щоб ефективно працювати зі списком, дотримуйтесь викладеним нижче правилам:

► у верхньому рядку кожного стовпчика повинен знаходитися унікальний заголовок,

характеризує вміст стовпця

► кожен стовпець повинен містити інформацію одного типу

► під дані кожного типу, по яких ви хочете здійснювати сортування, пошук або інші операції, потрібно відвести окремий стовпець

► в списку не повинно бути порожніх рядків або стовпців

► список слід розміщувати на окремому аркуші Якщо це незручно, список повинен бути відділений від інших даних робочого листа принаймні одним порожнім рядком і одним порожнім стовпцем

На рис 281 представлений приклад списку з сімома стовпцями Кожен стовпець {Поле в термінології баз даних) зберігає інформацію певного типу У верхньому рядку розташовані унікальні заголовки полів Ми помістили імена та прізвища в окремі стовпці на той випадок, якщо нам знадобляться тільки прізвища або роздільне витяг імен і прізвищ при підготовці поштових повідомлень У списку немає порожніх рядків або стовпців, і для нього відведено повний робочий лист

Рис 281 Кожен стовпець у списку зобовязаний містити інформацію певного типу, а перший рядок має складатися з заголовків, що описують вміст стовпців

Тут ми використовували команду Закріпити області (Freeze Panes) для фіксації верхнього рядка, щоб вона весь час залишалася на екрані при прокручуванні списку, а лінія, розташована нижче верхнього рядка, є кордоном закріпленої області

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткова інформація про фіксування областей листа наведена в розділі

«Закріплення областей» глави 5

Для цілісного сприйняття списку краще виділити текст у верхній частині жирним шрифтом Це зручно для всіх, хто працює зі списком, включаючи вас самих, але не обовязково Оскільки перша і друга рядки в списку на рис 281 містять інформацію різного типу – наприклад, в шпальтах С і D в першому рядку міститься текст, а нижче – дати, Excel розпізнає верхню рядок якрядок заголовківі враховує це при сортуванні списку Якщо ви створите зведену таблицю на основі списку, його заголовки у верхньому рядку будуть задіяні в якості назв полів

Використання заголовків у формулах

У списку на рис 281 є один обчислюваний стовпець G – тобто такий, значення якого залежать від інших даних списку У даному випадку ми обчислюємо вік кожного співробітника шляхом ділення різниці між датою народження і сьогоднішньою датою

на 365,25 (число днів у році) і округлення отриманого результату до найближчого цілого за допомогою функції ЦІЛЕ (INT) У кожній клітинці цього шпальти, починаючи з G2, записана формула

= ЦЕЛ0Е ((СЬОГОДНІ ()-Дата народження) / 36525) Вона

примітна в декількох відносинах

Перша і найбільш важлива особливість полягає в тому, що у формулі фігурує заголовок стовпчика D (Дата народження) для вилучення значень з цього стовпця Використання заголовка замість точних посилань D2, D3 і т д полегшує читання і розуміння формули Причому ми не зобовязані визначати текст Дата народження як імя діапазону D: D (або будь-якій частині стовпчика D) Оскільки цей текст знаходиться в комірці D1, Excel розуміє, що він ставиться до всіх нижележащим осередкам списку

По-друге, у формулах стовпця G відсутні посилання на прізвища конкретних співробітників Незважаючи на ідентичність всіх формул, програма сама правильно визначає, про кого йде мова, вибираючи відповідне значення з поточного рядка

(Якщо у формулі є статистична функція, застосована до дати народження, Excel вважає, що нас цікавить весь стовпець з датами народження, а не окрема дата в поточному рядку Наприклад, ми можемо дізнатися дату народження наймолодшого члена колективу за допомогою формули = МАКС (Дата народження) Причому ця формула доступна нам в будь-якому місці аркуша, у тому числі поза поточного списку)

По-третє, хоча символ пробілу формально є оператором перетину (наприклад, формула = 7:7 В: У поверне «Євгеній» – значення комірки на перетині рядка 7 і шпальти В), Excel без всяких заперечень приймає заголовок стовпця Дата народження і не намагається знайти перетин діапазонів з іменами Дата і народження У цьому відношенні механізм інтерпретації формул, що містять заголовки, є дружнім і безконфліктним (Чого не можна сказати про більш старому механізмі присвоєння імен діапазонами, тобто про команду Вставка ► Імя ► Присвоїти (Insert

► Name ► Define) В іменах, визначених звідси, символи пробілу неприпустимі)

Включення режиму використання заголовків у формулах

Дивно, але в Excel за замовчуванням відключена можливість працювати з великими чіткими формулами, що включають в себе заголовки рядків і стовпців Щоб ця можливість стала реальною, ви повинні зробити наступне:

1 У меню Сервіс (Tools) виберіть команду Параметри (Options)

2 У діалоговому вікні Параметри (Options) відкрийте вкладку Обчислення

(Calculation)

3 На вкладці Обчислення (рис 282) встановіть прапорець допускати назви діа-

пазонов (Accept Labels In Formulas)

Рис 282 Зручні формули Excel, розуміючі заголовки, не працюватимуть, поки ви не встановите прапорець допускати назви діапазонів

При необхідності застосовувати заголовки у формулах для обчислюваних стовпців обовязково встановіть прапорець допускати назви діапазонів до того, як почнете створювати формули Інакше потім ви не зможете перетворити явні посилання на комірки в заголовки простою установкою цього прапорця Водночас у зворотний бік все працює: коли ви знімете прапорець, побачите наступне повідомлення:

Натисніть кнопку Так, і ваші формули, які оперують заголовками, будуть перетворені у вирази із звичайними посиланнями на комірки

Включення режиму використання заголовків у формулах для всіх книг

Режим використання заголовків у формулах встановлюється окремо для кожної книги Іншими словами, оскільки Excel за замовчуванням відключає даний режим, ви повинні явно активувати його в кожній книзі, де він вам буде потрібно Порядок зміни установок, застосовуваних за замовчуванням, наступний:

1 Запустіть Excel і після відкриття нової книги встановіть прапорець допускати назви діапазонів

2 У меню Файл (File) виберіть команду Зберегти (Save) У списку Тип файлу (Save As Type) діалогового вікна Збереження документа (Save As) виберіть варіант Шаблон (Template)

3 Збережіть файл під імям Книга (Book) в папці XLStart, вкладеної в папку, в якій знаходиться файл Excelexe (В процесі стандартної установки Office виконуваний файл Excel звичайно міститься в папку C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office11) За відсутності у вашій системі папки XLStart просто створіть її

Якщо папка XLStart містить шаблон Кнігаxlt (Bookxlt), він стає зразком для всіх нових книг

УВАГА

Хочемо застерегти від спокуси застосувати заголовки рядків з шпальти А в формулах стовпця G на рис 281 Наприклад, вміст комірки G2 ми можемо переписати як

= ЦЕЛ0Е ((СЬОГОДНІ ()-Пашков Дата народження) / 365,25)

У підсумку формула стане навіть більш ясною, a Excel успішно поширить нову її версію до кінця стовпчика, так що в комірці G3 виявиться вираз

= ЦЕЛ0Е ((СЕГ0ДНЯ ()-Андрєєва Дата народження) / 365,25)

Не варто піддаватися цій спокусі Ваша ретельно побудована формула обчислення віку, перевизначення таким способом, в один момент виявиться безглуздою, наприклад, після сортування прізвищ в алфавітному порядку, оскільки Excel не зможе внести у формули відповідні зміни після перестановки рядків А коли такі формули ідентичні (як на рис 281), вони будуть продовжувати прекрасно працювати і після сортування

Допоміжні засоби Excel для створення списків

Excel надає кілька допоміжних засобів, що полегшують створення списків:

► автоматичне поширення форматів і формул

► автозавершення введення значень в комірки

► перехід по клавіші Enter

► користувальницькі списки

Більшості користувачів ці можливості здадуться дуже зручними, але якщо вам вони не сподобаються, ви завжди вправі відключити їх або просто не звертати на них уваги

Автоматичне форматування за наявним зразком

У міру створення або розширення списку Excel здійснює пошук зразків, на які він може спертися при форматуванні Якщо ви, наприклад, вводите в стовпець

текстову рядок і в трьох попередніх рядках цього стовпця текст мав курсивне зображення, Excel аналогічно застосує курсив до щойно введеному значенню (В обєктах типу «список» програма розпізнає і поширює формат швидше, ніж у звичайних списках)

Подібним чином, коли список містить стовпець, значення якого обчислюються на підставі даних з інших стовпців, Excel в змозі в деяких випадках визначити шаблон формули і відтворити його при додаванні нових даних Буде чи не буде працювати автоматичне поширення формули, залежить від типу обчислень

ПРИМІТКА

Автоматичне форматування за наявним зразком в деяких випадках не діє, і найчастіше це відбувається через суперечності з іншим засобом Excel Так, коли ви застосуєте до існуючих рядкам списку команду Автоформат, її ефект не підлягатиме поширенню Тобто якщо завдяки Автоформатирование у останнього рядка списку зявиться гарна нижня межа, ця межа не зрушиться після додавання нових рядків (Буде потрібно заново вибрати команду Автоформат або вставляти рядки всередині списку, а не після останнього рядка) Якщо ви вводите дати в розпізнається форматі дати (такому, як 161188), в цьому випадку навіть не передбачається застосування до них формату дат з попередніх рядків Якщо дані копіюються з буфера обміну, Excel взагалі не використовує механізм авторасшіренія

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*