Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 7

Якщо вам знайомі системи кодування символів ANSI і Unicode, використовувані Windows, ви можете очікувати, що при обліку регістра Excel буде поміщати всі значення з прописними літерами перед усіма значеннями з малих літер (У таблиці символів, наприклад, латинські прописні літери відповідають діапазону десяткових кодів від 65 до 90, а рядкові – діапазону від 97 до 122) Але при установці прапорця Враховувати регістр програма розташовує рядкової варіант перед прописним варіантом того ж самого слова Так, припустимо, що діапазон A1: D1 містить чотири текстових значення:

Ялина, ялина, Сосна, сосна

Після виконання стандартної (без урахування регістру) сортування по зростанню порядок цих чотирьох осередків не зміниться, оскільки е знаходиться в таблиці перед с і Excel не звертає уваги на регістр букв Якщо повторити сортування, але вже з урахуванням регістра, ці значення розташуються в такій послідовності:

ялина, Ялина, сосна, Сосна

Excel тепер вважає, що е менше Е і з менше С При традиційній сортуванні ANSI ви отримали б послідовність, в якій всі прописні літери передують всім рядковим:

Ялина, Сосна, ялина, сосна

Зміна порядку сортування за замовчуванням

Так як сортування без урахування регістру виконується швидше, вона діє за замовчуванням Якщо вам не доводиться впорядковувати списки гігантських розмірів, ви не відчуєте відмінності в швидкості У деяких випадках ви можете захотіти змінити стандартний порядок сортування Але, оскільки її параметри строго індивідуальні для кожного робочого аркуша, вам не вдасться змінити поведінку Excel за замовчуванням простою установкою прапорця Враховувати регістр Щоб при сортуванні за замовчуванням враховувався регістр букв, зробіть наступне:

► На кожному аркуші нової книги введіть будь-які дані в дві суміжні комірки (Це необхідно зробити, інакше Excel не дозволить вам відкрити діалогове вікно Сортування діапазону, поки ви не виділіть вихідні дані)

► На кожному аркуші виберіть команду Сортування в меню Дані, потім клацніть на кнопці Параметри та встановіть прапорець Враховувати регістр Натисніть кнопку ОК два рази, щоб виконати сортування

► Видаліть дані на кожному аркуші

► Збережіть книгу як шаблон з імям Книга (Book) у вашій папці XLStart

Фільтрація списку

Відфільтрувати список – значить приховати всі рядки за винятком тих, які задовольняють заданим умовам відбору Excel надає для цього дві команди: Автофільтр (AutoFilter) для простих умов відбору та Розширений фільтр (Advanced Filter) для більш складних критеріїв Ви можете також використовувати команду Розширений фільтр для вилучення підмножини даних зі списку та приміщення їх в інше місце в книзі

Автофільтр

Перед зверненням до команди Автофільтр виділіть будь-яку клітинку в списку Потім виберіть цю команду в підміню Фільтр (Filter) меню Дані (Data) Excel відобразить кнопки зі стрілками (кнопки автофільтра) поруч з кожним заголовком стовпця Клацання на кнопці автофільтра розкриває список унікальних значень в цьому стовпці, пропонуючи використовувати їх для завдання умов відбору рядків

РАДА

Найчастіше фільтрація проводиться за значеннями тільки одного або двох стовпців Якщо ви виділите в списку єдину клітинку і виберете команду Дані ► Фільтр ► Автофільтр, Excel відобразить кнопки автофільтра в кожному стовпці, не змінюючи ширину стовпця, а тільки за рахунок ущемлення заголовків стовпців Щоб відобразити кнопки тільки для певних стовпців, виділіть їх заголовки (усі стовпці повинні бути суміжними) і застосуйте команду Автофільтр

Розглянемо приклад Припустимо, що зі списку співробітників, представленого раніше на рис 281, нас в даний момент чомусь цікавлять тільки особи жіночої статі Для відбору потрібних рядків ми вибрали команду Дані ► Фільтр ► Автофільтр і потім

– значення Ж у списку поруч із заголовком Пол Результат представлений на рис 2820

Рис 2820Ми використовували команду Автофільтр для відображення лише тих рядків, в яких стовпець Пол містить значення Ж

Зверніть увагу на номери виведених рядків Excel приховує всі рядки, які не задовольняють умовам відбору Крім того, номери відфільтрованих рядків мають контрастний колір і супроводжено повідомленнями в рядку стану, нагадуючи тим самим, що ви відфільтрували список

РАДА

Діапазону, до якого застосована команда Автофільтр або Розширений фільтр, присвоюється імя _FilterDatabase1 (Це імя не відображається в списку імен, привласнених діапазонами Проте воно існує, і ви маєте право його використовувати) Ви можете знову виділити весь список, натиснувши кнопку F5 і набравши імя _filterdatabase в діалоговому вікні

Перехід (Go To)

Застосування автофільтра до кількох стовпцях

Автофільтр можна застосувати до будь-якої кількості стовпців Для цього спочатку відфільтруйте список по одному стовпцю, потім отриманий список отфильтруйте по іншому стовпцю і т д Кожна нова фільтрація поступово «очищає» список, так що результат містить тільки рядки, що задовольняють всім критеріям Побачити рядки, що задовольняють конкретного критерію, дозволяє команда Розширений фільтр

Відбір найбільших або найменших елементів списку

Одне з корисних застосувань автофільтра – виявлення заданого числа (або заданого відсотка) екстремальних (найбільших або найменших) елементів

1 Недійсна для російської збірки Office – Прямуючи ред

у списку Клацніть на кнопці автофільтра цікавить вас стовпця і виберіть у списку пункт Перші 10 (Тор 10) Excel відкриє діалогове вікно, зображене на мал 2821

Рис 2821 За допомогою автофільтра можна відібрати задане число найбільших або найменших значень у стовпці

У цьому діалоговому вікні присутні три, що розкриваються У середньому списку виберіть пункт Найбільших (Тор) або Найменших (Bottom), у лівому можна вказати будь-яке число між 1 і 500, а в правому виберіть пункт Елементів списку (Items) або

% Від кількості елементів (Percent)

Відображення порожніх або заповнених осередків

Якщо стовпець містить порожні клітинки, то в нижній частині списку, що розкривається автофільтра ви виявите елементи Порожні (Blanks) і Непусті (NonBlanks) Коли потрібно визначити номери рядків, для яких у місцях перетину з конкретним стовпцем немає даних, задайте варіант Порожні в якості умови відбору Якщо ви хочете приховати рядки з порожніми осередками в цьому стовпці, задайте значення Непусті

Завдання більш складних умов відбору за допомогою користувацького автофільтра

У прикладі, показаному на рис 2820, в автофільтра працювало тільки одна умова порівняння по стовпцю Ми просили Excel відобразити тільки ті рядки, в яких поле Пол одно певному значенню Користувача автофільтр дозволяє задати умови відбору із застосуванням будь-яких операторів порівняння Для цього розкрийте список автофільтра цікавить вас шпальти і виберіть у ньому пункт Умова (Custom) Зявиться діалогове вікно, показане на рис 2822

У вікні користувача автофільтр (Custom AutoFilter) можна ввести одне або дві умови відбору і вибрати будь-який з операторів порівняння Excel Розкриваються списки в лівій частині цього вікна містять оператори порівняння (дорівнює, не дорівнює, більше і т д), а списки в правій частині призначені для вибору значень, що входять в умови відбору

Припустимо, ви хочете зясувати, скільки співробітників зі списку Персонал мають оклад не менший $ 30 000 і не більше $ 40 000 Тоді застосуєте користувальницький автофільтр для

стовпця Оклад Після появи вікна користувача автофільтр розкрийте список верхнього лівого поля і виберіть оператор більше або дорівнює (Greater Then Or Equal To) У сусідньому полі вкажіть значення 30000 Потім виберіть оператор менше або дорівнює (Less Then Or Equal To) в нижньому лівому списку, а в сусіднє поле введіть значення 40000 Переконайтеся, що перемикач встановлений в положення І (And), бо в іншому разі не відфільтруєтся жодного рядка, оскільки яким би не був оклад, він не може бути одночасно менше $ 40 000 і більше $ 30 000

Рис 2822 Діалогове вікно користувача автофільтр дозволяє задавати досить складні умови відбору

Пошук текстових значень у заданому алфавітному інтервалі

За допомогою користувальницького автофільтра легко знайти всі текстові значення в стовпці, які потрапляють в конкретний алфавітний діапазон Для цього треба задати дві умови відбору, зєднані логічним оператором І (And) Наприклад, щоб знайти всіх співробітників, чиї прізвища починаються з літер В або Г, ви повинні відкрити вікно для користувача автофільтр для стовпця Прізвище та визначити наступні умови відбору: більше або дорівнює В і менше Д

Символи підстановки в користувача автофільтр

Як видно з напису в нижній частині діалогового вікна користувача автофільтр на рис 2822, при завданні умов відбору допускається використання двох символів маски:

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*