Зовнішні дані

У багатьох випадках зручно зберігати дані в окремих файлах, які не є ються книгами Excel Такими файлами можуть бути бази даних, файли XML, прості текстові файли Це може знадобитися, наприклад, якщо деякі дані легше підготувати в іншій програмі або користувач отримав їх з іншого джерела

У цьому випадку діапазон комірок, таблицю Excel, звіт зведеної таблиці або зведеної діаграми можна підключити до зовнішнього джерела даних Такі дані можна оновлювати, відображаючи дані з джерела даних При кожному оновленні даних відображається їх остання версія, що міститься в джерелі даних, включаючи внесення зміни

Можливість підключення до зовнішніх даних на конкретному компютері може бути відключена Для оновлення даних при відкритті книги необхідно дозволити підключення даних (рис 241), використовуючи панель системи безпеки (Office ¢ Параметри Excel ¢ Центр безпеки ¢ Настройки центру безпеки ¢ Зовнішнє вміст) або поміщаючи книгу в список надійних розташувань (Рис 242)

Рис 241 Налаштування параметрів підключення до зовнішніх даних

Для роботи із зовнішніми даними призначена вкладка Дані Натиснувши одну з кнопок у групі Отримати зовнішні дані, можна підключити нові зовнішні дані Отримати дані можна з баз даних Microsoft Access і Microsoft SQL Server, текстових файлів, файлів XML і деяких інших джерел Особливо легко підключаються бази даних Microsoft Для цього треба вказати, наприклад, файл бази даних Access, спосіб представлення даних (таблиця, звіт зведеної таблиці або зведена діаграма) і осередок, починаючи з якої вставляються дані При підключенні баз даних необхідно також вказати імя таблиці, з якої будуть взяті дані Очевидно, що таблиці бази даних мають різну структуру, і тому такі дані не можуть бути вставлені у вигляді однієї таблиці

Excel При необхідності використовувати різні таблиці бази даних потрібно повторити операцію підключення кілька разів

Рис 242 Налаштування надійних розташувань даних

На рис 243 показаний простий приклад використання зовнішніх даних (база даних містить три поля, в неї введено три записи)

Рис 243 Зміст бази даних у таблиці

УВАГА

Під час роботи з книгою Excel, що має звязок із зовнішніми даними, деякі з відповідних вихідних файлів (бази даних і т д) можуть бути відкриті тільки для читання Це справедливо, принаймні, для баз даних Access Можливість зміни включається тільки після закриття книги Excel

Якщо після підключення зовнішніх даних у їх вмісті, наприклад базі даних, відбулися зміни, Excel не вносить їх автоматично і не попереджає про їх необхідність У цьому випадку користувач повинен самостійно оновити дані, натиснувши кнопку Оновити все на вкладці Дані

Контролювати параметри підключень зовнішніх даних можна в діалоговому вікні Підключення до книги, що відкривається після натискання кнопки Підключення в групі Підключення

Можна отримати доступ до зовнішніх даних іншим способом При натисканні кнопки Office і виборі пункту Відкрити відкривається звичайне вікно для вказівки імені файлу, що відкривається Зазвичай воно використовується для роботи з файлами Excel, але в списку типів файлів є різні варіанти, зокрема бази даних Access і dBase, файли XML і багато іншого (рис 244) При відкритті з цього вікна, наприклад, файлу бази даних Access буде потрібно провести приблизно такі ж дії, що і при звичайному підключенні зовнішніх даних

Рис 244 Відкриття бази даних як звичайного документа в Windows Vista

РАДА

Скасувати операцію підключення зовнішніх даних звичайним способом (кнопка Скасувати введення на панелі швидкого доступу) неможливо, тому бажано перед початком цих дій зберегти книгу Excel

Джерело: Трусов А Ф Excel 2007 для менеджерів та економістів: логістичні, виробничі та оптимізаційні розрахунки (+ CD) – СПб: Питер, 2009 – 256 с: Ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*