Приховування і захист книг

У ранніх версіях Microsoft Excel робочі листи, діаграми й аркуші макросів зберігалися на диску у вигляді окремих документів Починаючи з Excel 5 всі ці типи даних та багато іншого спокійно сусідять один з одним в одному файлі Зараз у робочих книгах Excel допускається зберігання безлічі листів, що містять будь-які види даних А редагуючи записану в них інформацію, можна відкривати в вікні програми одночасно кілька книг або ж кілька вікон для однієї і тієї ж книги Єдине обмеження – це память вашого компютера і його системні ресурси

Робота з кількома книгами

У цьому розділі йдеться, як захищати книгу, як працювати одночасно з декількома книгами, а також як і навіщо розбивати робочу область Excel на кілька вікон Зазвичай при запуску Excel відкривається порожня книга з назвою Книга1 Винятком є ​​випадки, коли одночасно з викликом програми завантажується і існуючий файл книги Так відбувається, якщо ви запускаєте Excel подвійним клацанням на значку документа, або якщо в папці XLStart зберігається кілька файлів книг – вони завантажуються автоматично

Якщо робота в Excel розпочата з автоматичного завантаження файлу Книга 1, і без внесень до нього будь-яких змін був відкритий інший файл Excel, то Книга1 зникне з екрану При бажанні можна відкрити стільки книг, скільки дозволяє память вашого компютера

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Більш докладно про роботу з декількома вікнами розповідається далі в розділі «Відкриття кількох вікон для однієї книги» цієї глави Додаткову інформацію про папку XLStart дивіться в розділі «Відкриття файлів »глави 2

Переміщення між відкритими книгами

Якщо на екрані відкрито більше однієї книги, то переміщатися між ними можна за допомогою наступних трьох методів:

► Клацніть на вікні потрібної книги, якщо воно перебуває в полі зору

► Якщо всі вікна розгорнуті (максимально збільшені) і ви не можете навіть частково побачити їх на екрані, для перемикання між ними (в порядку завантаження книг) можна скористатися комбінацією клавіш Ctrl + Tab Для перемикання між книгами в зворотному порядку натискайте клавіші Shift + Ctrl + Tab

► Виберіть імя потрібної книги у списку відкритих книг в нижній частині меню Вікно (Window) У цьому списку відображаються імена девяти книг, відкритих останніми Якщо таких книг більше девяти, в меню Вікно зявляється команда Всі книги (More Workbooks) Після її вибору на екран виводиться діалогове вікно, що містить список назв усіх завантажених в даний момент книг

Розміщення вікон на екрані

Щоб побачити на екрані кілька книжок одночасно, виберіть у меню Вікно команду Розташувати (Arrange) Ви побачите діалогове вікно, зображене на мал 61 Тут наведено приклад розташування на екрані відкритих книг в режимі Поруч (Tiled), коли вікна розташовуються «плиткою» При виборі варіанту Зверху вниз (Horizontal) картина буде нагадувати показану на рис 62

Рис 61 Команда Розташувати, що належить меню Вікно, пропонує чотири способи розміщення вікон на екрані

Якщо в діалоговому вікні Розташування вікон (Arrange Windows) встановити прапорець Тільки для поточної книги (Windows Of Active Workbook), активне вікно розгорнеться до максимального розміру Точно так само, якщо відкрито кілька вікон для поточної книги, вони позиціонуються на екрані у відповідності з положенням перемикача Розмістити у діалоговому вікні Це зручно, коли завантажено декілька книг, але ви хочете вивести на екран вікна тільки активної книги, не закриваючи інші

Рис 62 Ці вікна розміщені в напрямку зверху вниз

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про роботу з декількома листами однієї книги ми поговоримо далі в розділі

«Відкриття кількох вікон для однієї книги»

РАДА

Якщо ви регулярно працюєте одночасно з декількома книгами і певним чином розносите їх по екрану, має сенс подумати про збереження робочої області Для цього виберіть у меню Файл команду Зберегти робочу область (Save Workspace) Тепер поточні параметри виводу на екран зафіксовані, і відновити їх можна, просто відкривши одну з книг Більш докладно про це розповідається в розділі «Збереження робочої області» глави 2

Повноекранний режим

Щоб збільшити видиму частину активного листа, можна розгорнути вікно книги до максимального розміру, але якщо і цього не досить, спробуйте скористатися командою У весь екран (Full Screen) меню Вид При виборі даного режиму перегляду Excel прибирає з екрана рядок формул, рядок стану, панелі інструментів і рядку заголовків, тобто практично всі, залишаючи лише рядок меню і розгорнуте вікно книги, як показано на рис 63

ПРИМІТКА –

Надбудова Spreadsheet Assistant при установці вбудовує в рядок меню Excel власне меню Assistants (Допомога), куди в числі інших команд входить підміню Window Assistants (Допомога по роботі з вікнами) Вміщені в цьому підменю команди полегшують зміна розмірів вікон, їх дублювання, приховування та кілька інших процедур Якщо вибрати команду Resize Window (Змінити розмір вікна), зявиться наступне діалогове вікно:

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Про зміну розмірів вікон книги розповідається в розділі «Зміна розмірів вікна книги» глави 2

Рис 63 Для виведення на екран максимального обсягу інформації застосовується режим перегляду На весь екран

ПРИМІТКА

Команда На весь екран пропонує зручний спосіб демонстрації на екрані інформації без зміни масштабу зображення Більш докладні відомості про зміну масштабу містяться в розділі «Зміна масштабу зображення листів »глави 5

Для того щоб повернути екран до його колишньої конфігурації, просто натисніть кнопку

Повернути звичайний режим (Close Full Screen)

ПРИМІТКА

При збереженні книги Excel записує у файл багато її характеристики, наприклад розміри вікна, його розташування на екрані, налаштування відображення Тому коли ви наступного разу відкриєте цю книгу, вона буде виглядати точно так само, як в момент збереження Більш того, Excel виділить навіть ті ж комірки робочого аркуша, які на цей час були виділені

Порівняння листів

Коли потрібно порівняти вміст двох схожих книг, безсумнівно, корисно буде розташувати їх вікна на екрані за допомогою команди Розташувати (Arrange) меню Вікно (Window) Але тепер в Excel існує нове засіб, що дозволяє вирішити це завдання більш просто Нині меню Вікно (Window) доповнено командою Порівняти поруч з (SideBy-Side), яка надає пару корисних можливостей, що спрощують порівняння аркушів Вона застосовується для будь-яких двох відкритих вікон, навіть якщо обидва вікна належать одній і тій же книзі (як описано в наступному розділі) Але на відміну від команди Розташувати (Arrange), нова команда обробляє рівно два вікна, ні більше ні менше При початку порівняння, якщо в даний момент відкрито більше двох вікон, на екрані зявляється діалогове вікно Порівняти поруч (Compare Side-By-Side), продемонстроване на рис 64 Далі потрібно вибрати вікно для порівняння Воно відкриється і розташується поруч з вікном, яке було активно до вибору цієї команди Крім того, на екран виведеться спеціальна панель інструментів, теж показана на рис 64 (Назва команди вносить деяку плутанину, оскільки тут «поруч» слід розуміти, що одне вікно буде вище іншого)

Відновити розташування Вікна

Синхронна прокрутка

Рис 64 Якщо відкрито більше ніж два вікна, виберіть потрібне в діалоговому вікні Порівняти поруч

Панель інструментів Порівняти поруч (Compare Side-By-Side) містить три кнопки Кнопка Синхронна прокрутка (Synchronous Scrolling) зчіплює два вікна, як би вони не розташовувалися, з тим, щоб при переміщенні в різних напрямках одного вікна сусіднє переміщалося точно так само Кнопка Відновити розташування вікна (Reset Window Position) дозволяє змінити відносну позицію вікон Зазвичай вікно, яке активно на момент вибору цієї команди, розташовується зверху Якщо ж потрібно, щоб вище було друге вікно, натисніть кнопку Відновити розташування вікна (Reset Window Position) Нарешті, кнопка Закрити відкриті поруч документи (Close Side-By-Side) розєднує вікна і повертає їх у попереднє положення

Відкриття кількох вікон для однієї книги

Припустимо, була створена книга, схожа на подану на рис 65 Припустимо, при роботі з листами книги вам необхідно завжди бачити лист Резюме або ж мати можливість переглядати різні частини одного і того ж листа Для цього достатньо просто відкрити ще одне вікно, вибравши в меню Вікно команду Нове (New Window)

Рис 65 Щоб при роботі з листом Резюме бачити на екрані лист Духові, відкрийте ще одне вікно

Щоб мати перед очима відразу обидва вікна, виберіть у меню Вікно команду Розташувати і вкажіть будь-який з видів розміщення вікон на екрані, крім випадку Каскадом Справа в тому, що цей варіант орієнтований на роботу з вікнами за допомогою клацань на їх заголовках, які все одночасно присутні на екрані У варіанті Зверху вниз (Horizontal) ви побачите картину, зображену на рис 66

Зверніть увагу, що новому вікну програма за замовчуванням привласнила імя Музичні інструменти2,а також змінила імя первісного вікна книги на Музичні інструменти1Крім того, вікноМузичні іпструмен-ти: 2стало активним, на це вказує колір рядки його заголовка і наявність смуг прокрутки

РАДА

Якщо відкрито кілька книг, але вас зараз цікавлять вікна лише активної, встановіть в діалоговому вікні Розташування вікон прапорець Тільки вікна поточної книги (Windows Of Active Workbook)

Тепер можна переглядати будь-яку частину книги в будь-якому з цих вікон На рис 66 у вікні Музичні інструменти: 2відображається листМідні,оскільки саме даний лист був активний, коли була викликана команда Нове (вікно) Можна легко переключитися, наприклад, на листРезюмеі аналізувати у вікніМузичні інструменти: 1 інформацію про продажі музичних інструментів в цілому, при цьому зберігаючи у поле зору лист Мідні

Рис бб Після відкриття нового вікна тієї ж самої книги використовуйте команди меню Розташувати для відповідного розміщення цих вікон на екрані

Прийоми роботи з декількома вікнами

Будь-які операції, які ви виконуєте в одному вікні, мають силу в усіх вікнах книги Якщо ввести які-небудь нові дані у вікно, вони виявляться і в будь-якому іншому вікні цієї книги Те ж саме відноситься і до форматуванню, додаванню і видаленню стовпців, рядків і листів, і до будь-яким іншим змінам, крім характеристик відображення вікон на екрані Тобто команди масштабування, команди зміни параметрів відображення (вкладка Вигляд (View) діалогового вікна Параметри) і будь-які команди меню Вид (View) впливають тільки на активне вікно Вид інших вікон даної книги не зміниться, як показано на рис 67

Рис 67 Ви можете змінювати характеристики відображення вікон на екрані окремо для кожного вікна

На цьому малюнку продемонстровано, як можна, наприклад, переглядати формули і повязані осередки, збільшивши масштаб і задавши інші параметри відображення даних (на екран не виводяться смуги прокрутки і заголовки стовпців і рядків) тільки в активному вікні книги Подібна методика дозволяє для кожного вікна книги вибирати свій набір налаштувань відображення даних

Щоб зберегти зовнішній вигляд вікнаМузичні інструменти1(Див рис 67) і використовувати його в подальшому, виберіть у меню Вигляд команду Вистави (Custom View) і збережіть поточне подання під іншим імям Якщо ви хочете повністю зберегти зовнішній вид книги з усіма додатковими вікнами і настройками, виберіть у меню Файл команду Зберегти робочу область (Save Workspace)

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про уявленнях розповідається в розділі «Подання» глави 5, про збереження робочої області – у розділі «Збереження робочої області» глави 2, про перевірку робочих аркушів – у розділі «Перевірка і документування листів »глави 9 Робота з формулами описується в главі 12,« Створення формул »

ПРИМІТКА

Коли ви відкриваєте для роботи з однією книгою два вікна, а потім закриваєте одне з них, то «номер» останнього вікна не має ніякого значення, на відміну від його налаштувань Якщо після закінчення роботи з вікном Музичні інструменти: 2 (див рис 67) його закрити, то активним залишиться вікно Музичні інструменти: 1 з усіма змінами, і його зовнішній вигляд не зазнає змін Відповідно, зберігши книгу, ми збережемо і всі налаштування останнього активного вікна Таким чином, щоб при завантаженні активне вікно книги завжди мало настройки, встановлені за замовчуванням, необхідно закривати і зберігати його останнім, а номер вікна, повторимо, абсолютно не є принциповим

Іноді виникає необхідність заховати певну інформацію від стороннього погляду чи просто захистити її від випадкового або навмисного зміни При бажанні ви можете заховати і захистити дані, приховуючи окремі вікна книг, книги цілком або їх окремі аркуші

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про захист окремих осередків розповідається в розділі «Захист даних»

глави 5

Приховування вікон книг

Іноді потрібно тримати книгу відкритою, щоб завжди мати доступ до міститься в ній інформації, при цьому не завадило б, щоб її вікно не захаращувати екран Коли кілька відкритих книг окупують робочий простір екрану, можна використовувати команду Сховати (Hide) меню Вікно, щоб прибрати їх з виду Дана обставина ніяк не завадить Excel працювати з такими прихованими книгами, зате вивільниться додаткова площа екрану, а їх назви зникнуть зі списку в меню Вікно

Для того щоб приховати вікно книги, просто активізуйте його і виберіть у меню Вікно команду Приховати Excel видалить вікно з екрану, залишивши книгу відкритою Щоб потім знову вивести на екран приховане вікно, виберіть в меню Вікно команду Відобразити (Unhide) (Якщо таких вікон немає, команда недоступна) Зявиться діалогове вікно зі списком всіх прихованих вікон, подібне представленому на рис 68

Рис 68 Діалогове вікно Виведення на екран прихованого вікна книги містить список всіх прихованих в даний момент вікон

ПРИМІТКА

Команда Приховати дозволяє заховати будь відкрите вікно Якщо одночасно відкрито кілька вікон однієї книги, то, вибравши дану команду, ви приховаєте тільки активне вікно, решта залишаться на виду Додаткову інформацію дивіться в розділі «Відкриття кількох вікон для однієї книги» цієї глави

Що робити, якщо не вдається відкрити книгу

Якщо при відкритті книги не зявляється ні повідомлення про помилку, ні яке інше діалогове вікно і книги немає на екрані, можливо, що її вікно було приховано при останньому збереженні На самому справі книга вже завантажена, її просто не видно

Швидше за все, коли ви в останній раз працювали з цією книгою і використовували команду Сховати меню Вікно, при виході з програми просто поспішили і пропустили попередження Можливо, ви навіть згадайте повідомлення, яке зявилося в той момент: Зберегти зміни у файлі Книга1 (Do you want to save changes you made to Bookl) Це повідомлення якраз і говорило про те, що зміни у файлі стосувалися приховування вікна якийсь із книг Відповідно, при завантаженні збереженого файлу в меню Вікно зявиться команда Відобразити (Unhide) Скориставшись нею, ви виведете на екран діалогове вікно зі списком всіх прихованих вікон Виберіть у списку імя потрібного вікна, щоб знову зробити його видимим, і збережіть файл не вивантажуючи Excel

Захист книг

Захист книги оберігає її окремі листи не тільки від внесення змін до даних, а й від зміни налаштувань відображення книги на екрані Щоб захистити книгу, виберіть у меню Сервіс команду Захист, а потім команду Захистити книгу, і на екрані зявиться діалогове вікно, зображене на мал 69

Рис 69 Команда Захист книги дозволяє вберегти книгу від можливого ненавмисного зміни

Установка прапорця Структуру (Structure) призводить до блокування будь-яких змін розташування вікна книги, назв листів та режиму приховування Якщо встановити прапорець Вікна (Windows), вікна не можна буде закривати, приховувати, відображати, змінювати розміри або переміщати, зникнуть навіть кнопки Згорнути, Розгорнути і Закрити Це не означає, що ви не зумієте закрити таку книгу, – команда Закрити меню Файл залишиться доступною Однак, якщо для даної книги відкрито більше одного вікна, ви не зможете закрити жодне з них

Всі введені параметри захисту книги негайно набувають чинності Щоб зняти захист, виберіть у меню Сервіс команду Захист, а потім – Зняти захист книги (Unprotect Workbook) – команду, яка заміщає собою команду Захистити книгу Якщо було вказано пароль, Excel, перш ніж зняти захист, попросить обовязково ввести цей пароль, в іншому випадку ви не отримаєте повної влади над книгою

Збереження книг або вікон як прихованих

Іноді потрібно приховати вікно або конкретну книгу, щоб інші користувачі не могли відкрити і переглянути її вміст у вашу відсутність Для цього достатньо зберегти книгу як приховану Тоді вона і залишиться прихованою після її завантаження

Виконайте наступні дії:

1 Активізуйте цікаву для вас книгу і виберіть у меню Вікно команду Приховати

2 Утримуючи клавішу Shift, виберіть у меню Файл команду Закрити всі (Close All)

3 Коли зявиться діалогове вікно із запитом, чи потрібно зберегти зміни, натисніть кнопку Так

При наступному відкритті книги її вікно виявиться прихованим Ви також вправі посилити захист книги перед її утаєнням і збереженням за допомогою пароля, вибравши в меню Сервіс команду Захист, а потім – Захистити книгу

Точно так же зберігається книга з невидимим вікном Просто створіть нове вікно, скрійте його за допомогою команди Сховати меню Вікно і потім завершіть роботу з книгою

Приховування окремих аркушів

Якщо необхідно приховати конкретний лист книги, можна використовувати команду Формат

► Лист ► Приховати (Format ► Sheet ► Hide) Після вибору даної команди активний аркуш більше не зявиться в книзі Щоб знову вивести на екран прихований лист, виберіть команду Відобразити (Unhide) в підміню Ліст Діалогове вікно Виведення на екран прихованого листа (Unhide) практично ідентично вікна Виведення на екран прихованого вікна книги, зображеного раніше на рис 68

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*