Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 6

Excel також припускає, що ви хочете виконати сортування повз колонку активну комірку, і включає в полі Сортувати по (Sort By) або заголовок цього стовпця (якщо у вас є рядок заголовків), або букву, що позначає стовпець Оскільки користувачі, як правило, воліють сортування по зростанню, Excel встановлює за замовчуванням кнопки За зростанням (Ascending) Якщо у вас інші наміри, змініть параметри сортування і клацніть на кнопці ОК

РАДА

На панелі інструментів Стандартна (Standard) знаходяться дві кнопки: для сортування по зростанню і спаданню відповідно Але вони також працюють і прямо протилежно, потрібно тільки утримувати клавішу Shift при натисканні на кнопці Якщо у вас дефіцит місця на панелі інструментів, ви можете його виграти, прибравши зайву кнопку, а порядок сортування міняти клавішею Shift

Сортування за кількома стовпцями

Сортування по одному стовпцю хороша, але максимум задоволення від мощі Excel дає упорядкування відразу за двома і навіть за трьома стовпцями Для цього введіть значення в одне або обидва поля Потім по (Then By) у діалоговому вікні Сортування діапазону Наприклад, щоб відсортувати список персоналу з того ж рис 281, спочатку в порядку убування за стовпцем Оклад і одночасно («потім») в порядку зростання по стовпці Прізвище, заповніть діалогове вікно так, як показано на рис 2815 Результат продемонстрований на рис 2816

Рис 2815 Щоб виконати сортування за двома стовпцями, введіть заголовки стовпців в поля Сортувати по і Потім по

Рис 2816 Рядки тепер розташовані в порядку убування окладів рядки з однаковими окладами впорядковані в алфавітному порядку за прізвищами

Сортування частині списку

Якщо перед вибором команди Сортування з меню Дані ви виділите одну клітинку, Excel просканує всю область, навколишнє цей осередок, виділить весь безперервний діапазон комірок і припустить, що вас цікавить весь діапазон Тому при необхідності впорядкувати тільки частина списку виділіть тільки ті рядки і стовпці, які дійсно слід упорядкувати Потім виконайте команду Сортування з меню Дані Так, щоб відсортувати в нашому прикладі рядки з 10-ї по 20-ю (див рис 281), виділіть комірки А10: G20

Не можна вказати оброблюваний діапазон в діалоговому вікні Сортування діапазону Ви повинні виділити діапазон перед тим, як відкрити це вікно У самому вікні адресу сортованого діапазону не відображається Підстрахуйтеся зайвий раз – перевірте результат сортування: якщо він не збігається з очікуваним, виконайте команду Відмінити (Undo)

Сортування стовпців

Поки у всіх наших прикладах ми переганяли туди-сюди лише рядки, залишаючи стовпці в спокої Але аналогічно можна проводити сортування стовпців, не змінюючи порядку рядків, як описано нижче

1 Виберіть команду Сортування в меню Дані

2 У діалоговому вікні Сортування діапазону натисніть кнопку Параметри (Options) і встановіть перемикач в положення Стовпці діапазону (Sort Left To Right)

3 Натисніть кнопку ОК, щоб повернутися в основну частину діалогового вікна Сортування діапазону

4 Заповніть поля, налаштуйте перемикачі та натисніть кнопку ОК

На рис 2817 і 2818 показаний лист перед сортуванням стовпців і після неї

Рис 2817 У цьому звіті роки розташовані по зростанню

Рис 2818 Той же звіт, де порядок літочислення змінений на зворотний

Цей результат був досягнутий за допомогою такої процедури:

1 Ми виділили осередку B1: F4

2 Потім вибрали команду Сортування в меню Дані

3 У діалоговому вікні Сортування діапазону натиснули кнопку Параметри

4 Встановили перемикач в положення Стовпці діапазону і натиснули ОК

5 Визначили напрямок сортування і знову натиснули ОК

Врахуйте, що тут краще виділити потрібний діапазон, а не єдину осередок В останньому випадку Excel відсортує всі дані в листі, в тому числі і заголовки в першому стовпці Іншими словами, при сортуванні стовпців Excel не може розпізнати заголовки рядків

Сортування осередків з формулами

При сортуванні слід особливо уважно поставитися до комірок, що містить формули з посиланнями на інші осередки При сортуванні рядків посилання на комірки того ж рядка збережуться правильними, однак посилання на осередки інших рядків списку стануть помилковими

Відповідно, якщо ви впорядковує стовпці, в результаті правильними виявляться посилання на комірки того ж стовпчика, але посилання на комірки інших стовпців будуть невірними Після сортування будь типу відносні посилання на клітинки поза списком перетворяться на помилкові

Приклад листа до і після сортування на рис 2819 демонструє зазначені вище складності У рядку 5 обчислюється зміна прибутку за рік з використанням відносних посилань Наприклад, в комірці С5 знаходиться формула = С4-В4 для обчислення різниці в прибутку за 2000 і 1999 роки Інші формули також посилаються на комірки, розташовані в стовпцях безпосередньо зліва від формул

Рис 2819 Сортування стовпців в цьому списку зіпсувала формули в рядку 5

Після сортування стовпців кожна формула в рядку 5 на цьому малюнку все ще посилається на клітинку ліворуч від себе, але тепер в комірці В5 видається повідомлення про помилку, оскільки формула намагається відняти текст Прибуток з числа 61000

Слід зазначити, що, якщо ви імітуєте сортування вручну, переміщаючи кожен стовпець на нове місце, Excel буде відповідним чином оновлювати формули при кожному переміщенні Якщо ж виконати сортування командою меню, Excel не зможе зробити необхідну коригування

Щоб уникнути проблем, повязаних з сортуванням діапазонів, що містять формули,

дотримуйтесь наступних правил:

► у формулах, які містять посилання на комірки, розташовані поза списком,

використовуйте суто абсолютні посилання

► при сортуванні рядків уникайте застосування формул, які посилаються на клітинки, знаходяться в інших рядках Якщо такі формули необхідні, посилайтеся на осередки по імені, а не за адресою

► при сортуванні стовпців уникайте застосування формул, які посилаються на клітинки, знаходяться в інших стовпцях Якщо такі формули необхідні, посилайтеся на осередки по імені, а не за адресою

Послідовність сортування даних в Excel

Щоб результати сортування не були для вас несподіваними, ознайомтеся з основними правилами, якими керується Excel:

► Осередки упорядковуються відповідно з їх вмістом, а не з форматом Це означає, наприклад, що відображається дата 16 листопада 2000 покладається менше відображуваної дати 27122000 (Оскільки перша дата має менше числове значення), хоча в таблицях символів кодувань ANSI і Unicode цифри розташовуються перед буквами

► Числові дані мають більший пріоритет щодо текстових значень Тобто значення 98052 буде вище за списком значення 123РА, оскільки перше є числом, а друге – текстом

► Пріоритети символів при сортуванні алфавітних і алфавітно-цифрових наступні: 0123456789 (пропуск) 0 $% & () *, /:? @ [\] ^ – `{|} ~ + < => a b с .. х у z а б в .. е ю я

► Апострофи і дефіси ігноруються Однак якщо два значення ідентичні без урахування дефіса, тоді те, яке без дефіса, вважається менше значення з дефісом

► Логічні значення розміщуються після текстових значень, і БРЕХНЯ (FALSE)

вважається менше ІСТИНА (TRUE)

► Значення помилки виводяться після логічних значень Excel розглядає всі значення помилки як рівноцінні, тобто залишає їх у тому порядку, в якому вони зустрілися

► Порожні осередки потрапляють в кінець списку за сортування по зростанню, так і під час сортування за спаданням

Користувальницькі списки і сортування місяців і днів тижня

Excel не обмежує вас застосуванням стандартного порядку сортування При бажанні ви можете задати інший порядок обробки текстових значень, визначений у вигляді користувацького списку У Зокрема, Excel містить чотири вбудованих користувальницьких списку (Пн, Вт, Ср, ..; понеділок, вівторок, середу, ..; Січ, Лют, мар,

…; Січень, Лютий, Березень, ..) Якщо в комірках стовпчика присутні такі назви днів тижня або місяців, ви можете впорядкувати стовпець хронологічно Ще ви вправі створити свої власні списки і сортувати текстові поля за допомогою цих списків

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Інформація про створення користувацьких списків і роботі з ними наведена в розділі

«Створення користувальницьких списків» глави 7

Щоб застосувати для сортування користувальницький список, в діалоговому вікні Сортування діапазону натисніть кнопку Параметри і потім розкрийте список Сортування по першому ключу (Fisrt Key Sort Order) Ви побачите чотири вбудованих користувальницьких списку поряд з іншими, сформованими вами

Сортування з урахуванням регістру букв

Зазвичай Excel не враховує регістр букв при сортуванні текстових значень Іншими словами, програма розглядає букву «А» як повний еквівалент літери «а» При бажанні змінити стандартну поведінку програми натисніть кнопку Параметри в діалоговому вікні Сортування діапазону і потім встановіть прапорець Враховувати регістр (Case Sensitive)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*