Редагування вмісту осередків – ЧАСТИНА 2

► Вміст (Contents) Видаляє вміст виділених осередків, але зберігає форматування та примітки Результат дії цієї команди аналоги чен получаемому після виділення комірки і натиснення клавіші Delete

ПРИМІТКА

Якщо вміст комірки знаходиться в процесі редагування, не важливо – виконується остання в рядку формул або безпосередньо в комірці, натискання клавіші Delete призводить до інших наслідків Видаляються всі виділені символи або, якщо нічого не виділено, символ праворуч від курсора А стерти символ зліва від курсора можна, натиснувши клавішу Backspace

► Примітки (Comments) Стирає примітки до виділених клітинок, при цьому їх вміст і форматування зберігаються Детальніше про прямуючи пах до осередків розповідається у розділі «Додавання приміток» глави 9

Заповнення осередків і створення рядів даних

Як було сказано раніше в цьому розділі, маркер заповнення, крім усього іншого, можна використовувати для різного введення даних в робочий лист У тому числі з його допомогою дуже легко і зручно заповнювати комірки і створювати ряди даних, застосовуючи спеціально розроблений для цих цілей режим автозаповнення

Погляньте на рис 720 Якщо виділити вічко А2, натиснути кнопку миші і перетягнути маркер заповнення вниз до комірки Аб, то Excel скопіює вміст комірки А2 на весь діапазон з A3 по Аб А якщо далі клацнути на значку смарт-тега, зявиться додаткове меню, в якому можна вибрати одну з команд автозаповнення, як показано праворуч на рис 720

Рис 720 Щоб поширити вміст виділеної комірки на суміжний діапазон, перетягніть маркер заповнення

При виборі варіанту Заповнити (Fill Series) Excel замість копіювання числа 20 продовжить серію, заповнивши осередку АЗ: Аб числами 21, 22, 23 і 24 відповідно Можна спочатку не виділятимуть одну клітинку, а дві Наприклад, якщо на рис 720 виділити діапазон С1: С2 і потягнути маркер заповнення до комірки С5, то буде створено ряд даних

з кроком, розрахованим виходячи з різниці між двома виділеними осередками: 50, 60, 70, 80 і 90

За командою Копіювати комірки (Copy Cells) Excel, замість того щоб продовжити ряд даних, скопіює осередку, повторюючи при необхідності вихідний діапазон (або його частина) до заповнення кінцевого діапазону Тобто на рис 720 в осередках діапазону СЗ: С5 замість значень 70, 80 і 90 зявляться числа 50, 60 і знову 50

РАДА

Зазвичай при перетягуванні маркера заповнення вниз або вправо значення в осередках зростають Але при необхідності можна створити ряд і з порядку спадання послідовністю Для цього маркер заповнення необхідно перетягувати вгору або вліво Введіть початкові значення в осередку внизу або справа в кінці діапазону, який ви збираєтеся

заповнити, і потім перетягніть маркер заповнення назад до початку діапазона1

Якщо вихідна осередок містить тільки текст, при перетягуванні маркера заповнення цей текст копіюється в нові осередки Але якщо виділена область охоплює і текстові та числові значення, включається функція автозаповнення, яка відповідним чином змінює числове значення, а текстове – просто копіює Подібним чином програма при автозаповнення надходить і з вмістом осередку будь-якого роду з числом на кінці або на початку – продовжує ряд, нарощуючи числову частину Таким способом можна продовжити серію типу кв1, кв2 і т д Також потрібно враховувати, що текст, еквівалентний якого компонента дати (наприклад, місяцем або днем ​​тижня), Excel розцінює як ряд даних, який слід продовжити

ПРИМІТКА

Excel дозволяє вводити в будь-яку клітинку до 32 767 символів Але вихідна осередок для продовження ряду даних за допомогою автозаповнення повинна містити менше 255 символів Інакше програма просто скопіює дані, як текст Такий ефект виникає не изза помилки програми, а внаслідок обмеження на ширину стовпців в 255 символів Більше того, запис довжиною в 256 символів просто неудобочітаеми Якщо вам насправді потрібно створити ряд даних такого величезного розміру, це доведеться робити вручну і, швидше за все, знадобиться змінити оформлення робочого аркуша

На рис 721 представлено декілька прикладів рядів, створених з використанням маркера заповнення на основі різних виділених значень в одній комірці Величини в стовпці А вводилися вручну, а значення праворуч від стовпчика А були отримані за допомогою автозаповнення На рис 722 наведені приклади роботи функції автозаповнення, коли спочатку виділено не одне, а два значення, тобто коли, по суті, визначається інтервал і на базі нього будується послідовність даних Стовпці А і В містять введені з клавіатури значення, а значення в стовпцях з С по Н отримані шляхом перетягування маркера заповнення Дані приклади показують, як автозаповнення може екстраполювати ряд навіть тоді, коли осередки містять одночасно і текст, і числа

1 Інший варіант – просто задайте початкові значення в порядку убування – Прямуючи ред

Рис 721 Щоб створити простий ряд даних, виділіть якесь одне значення і перетягніть маркер заповнення

Рис 722 Щоб створити ряд, в якому дані розрізняються на фіксоване значення,

виділіть два початкових елемента ряду і перетягніть маркер заповнення

РАДА

Натиснута клавіша Ctrl при перетягуванні маркера заповнення змінює поведінку функції автозаповнення Якщо у вихідних осередках перебували дати, час або текст з числом, автозаповнення відключається і вміст осередків просто копіюється в суміжні А якщо у вихідній клітинці було число, наприклад 100, то автозаповнення працює і в діапазон, що виділяється при перетягуванні маркера, вводяться значення 101, 102, 103 і т д

Автозаповнення дат і часу

Функція автозаповнення звичайно збільшує значення дат і часу при перетягуванні маркера заповнення, навіть якщо спочатку виділити всього одну клітинку Так, якщо ця комірка містить значення 010100, ряд розшириться відповідно: 020100, 030100 і т д Після перетягування внизу і праворуч від виділеної області зявляється значок смарт-тега Якщо клацнути на ньому, розкриється меню, де крім варіантів, доступних при побудові числового ряду даних, буде присутній набір додаткових команд, що відносяться до роботи з датами і часом, як показано на малюнку

Цікавою командою даного меню є команда Заповнити по робочих днях (Fill Weekdays), що дозволяє не тільки розширювати ряд, додаючи дні тижня, а й при цьому не враховувати вихідних

Як ми вже говорили, набір команд меню смарт-тега буде змінюватися в залежності від типу даних у вихідній виділеної області або комірці

Автозаповнення подвійним клацанням

Іноді, щоб автоматично побудувати ряд на основі виділеного діапазону, досить просто двічі клацнути на маркері заповнення Функція автозаповнення визначає розмір і форму нового діапазону по сусідньому діапазону Наприклад, на рис

723 ми заповнили стовпець А серією значень Тепер, щоб заповнити стовпець В, поступимо таким чином: введемо початкові значення ряду в осередку В1 і В2, потім виділимо діапазон В1: В2 і двічі клацнемо на маркері заповнення Новостворений ряд закінчиться в комірці В5 відповідно до заповненими вічками в стовпці А І, як при звичайному заповненні шляхом перетягування маркера, поруч з новим діапазоном зявиться смарт-тег, що пропонує набір команд

Рис 723 Ми розширили ряд до ВЗ: В5, виділивши діапазон В1: В2 і двічі клацнувши на маркері заповнення

Перетягування маркера заповнення при натиснутій правій кнопці миші

Якщо для заповнення діапазону або розширення ряду при перетягуванні маркера заповнення натиснути праву кнопку миші, при її відпусканні на екрані зявиться контекстне меню, показане на рис 724 Воно відрізняється від меню смарт-тега тим, що дозволяє заздалегідь визначити подальші дії, в той час як команди смарт-тега застосовуються для зміни існуючого стану речей

Виноска, супроводжуюча покажчик під час перетягування маркера, демонструє останнє число в послідовності, яке було б виведено у виділених осередках при звичайному заповненні ряду (при натиснутій лівій кнопці миші) – в даному випадку це число 70 Якщо у вихідній клітинці була записана яка-небудь дата, то в контекстному меню стають доступні додаткові команди: Заповнити по днях (Fill Days), Заповнити по робочих днях (Fill Weekdays), Заповнити по місяцях (Fill Months) і Заповнити по роках (Fill Years), що дозволяють створити ряд, в якому змінюється тільки відповідний компонент дати

Рис 724 Якщо при перетягуванні маркера заповнення натиснути праву кнопку миші, при її відпусканні на екран виводиться дане контекстне меню

Команда Лінійне наближення (Linear Trend) формує простий лінійний ряд, аналогічний тому, який виходить при перетягуванні маркера заповнення лівою кнопкою миші Команда Експоненціальне наближення (Growth Trend) створює простий ряд зростаючих нелінійно даних, використовуючи виділені осередки для екстраполяції точок вздовж експоненційної кривої На рис 725 рядки з 4 по б в стовпці А містять ряд, побудований за допомогою команди Лінійне наближення, а ті ж осередки в стовпці С – ряд, побудований за допомогою команди Експоненціальне наближення Обидва ряди засновані на одних і тих же початкових осередках

Рис 725 Ми створили лінійний ряд в стовпці А і експонентний в стовпці С

При виборі команди Прогресія (Series) відкривається однойменне діалогове вікно, параметри якого дозволяють формувати користувальницькі ряди Ця команда більш докладно розглядається далі в розділі «Робота з підміню Заповнити»

Створення користувальницьких списків

Якщо вам доводиться часто повторювати введення одних і тих же послідовностей,

наприклад списки імен або назви товарів, то для цієї мети зручно

скористатися користувацькими списками Excel Після створення потрібного списку достатньо ввести в комірку будь-якій його елемент і, щоб швидко вивести на екран всю послідовність, протягти в потрібному напрямку маркер заповнення Наприклад, на рис 726 показано, як в результаті введення в комірку А1 тільки однієї назви з збереженого користувацького списку і перетягування маркера заповнення автоматично заповнюється діапазон А2: А10

Рис 726 Створивши для користувача список, можна автоматично вводити його в комірки робочого аркуша перетягуванням маркера заповнення

Щоб сформувати користувальницький список, потрібно виконати наступні дії:

1 У меню Сервіс виберіть команду Параметри та в діалоговому вікні перейдіть на вкладку Списки (Custom Lists)

2 Виберіть серед запропонованих списків пункт НОВИЙ СПИСОК (NEW LIST) і в розділ Елементи списку (List Entries) введіть значення, які потрібно включити до списку Обовязково вводите елементи в тому порядку, в якому вони повинні зявлятися на робочому листі

3 Натисніть кнопку Додати (Add), щоб включити створений список до переліку списків Excel

4 Натисніть кнопку ОК для повернення на робочий лист

Імпорт користувацьких списків

Excel дозволяє створювати користувацькі списки, імпортуючи значення з існуючих діапазонів комірок Щоб імпортувати значення, вставлені в осередки на рис 726, спочатку потрібно виділити діапазон А1: А10, потім відкрити діалогове вікно Параметри на вкладці Списки У полі Імпорт списку з комірок (List From Cells) зявиться адреса виділеного діапазону Тепер, щоб додати виділені записи в осередках в якості нового списку, досить клацнути на кнопці Імпорт (Import) (В принципі, діапазон для нового списку можна виділити і після відкриття діалогового вікна Параметри, якщо клацнути на полі Імпорт списку з комірок)

Рис 727 Якщо клацнути на кнопці Імпорт вкладки Списки, то виділені значення на аркуші будуть збережені в якості користувацького списку

Робота з підміню Заповнити

Підменю Заповнити (Fill) меню Правка містить набір команд, які дають можливість виконувати більшість описаних в попередніх розділах даної глави операцій копіювання і заповнення, що не звертаючись до допомоги маркера заповнення та миші Наведемо опис цих команд:

► Вниз (Down), Вправо (Right), Вгору (Up) і Ліворуч (Left) Дані команди використовуються, коли необхідно скопіювати одну або кілька осередків в суміжний діапазон Перед вибором будь-який з цих команд виділіть цільовий діапазон, включаючи і клітинку або діапазон, містять формули, значення та форматування, які потрібно скопіювати (Примітки до осередків команди підміню Заповнити не зачіпають,)

РАДА

Поєднання клавіш Ctrl + D рівносильно вибору команди Правка ► Заповнити ► Вниз, а ком-

бинации Ctrl + R – команді Правка ► Заповнити ► Праворуч

► За листам (Across Worksheets) Дозволяє копіювати осередки з одного листа в інші аркуші тієї ж книги Детальніше про заповнення по листам розповідається в розділі «Заповнення групи листів»

► Прогресія (Series) Ця команда підміню Заповнити використовується для швидкого створення ряду чисел або дат При роботі з нею виділяється осередок, що містить початкове значення, визначається інтервал між окремими членами ряду (крок),

і, якщо не виділено заповнюваний діапазон, задається максимальна величина (кінцеве значення) Такий спосіб завдання прогресії має, принаймні, дві переваги перед звичайним автозаповненням за допомогою миші, описаним раніше в цьому розділі Поперше, не обовязково виділяти діапазон заповнення, і, по-друге, можна задати крок прогресії, а не виділяти два осередки, щоб позначити різницю між значеннями

Припустимо, що в осередку А1 і А2 введені значення 10 і 20 відповідно Якщо виділити діапазон А1: А10 і в меню Правка вибрати команду Заповнити ► Прогресія, на екрані зявиться діалогове вікно, представлене на рис 728

Рис 728 Діалогове вікно Прогресія призначене для створення рядів чисел або дат

Спочатку вкажіть, як ряд розташовуватиметься на аркуші: у стовпцях або в рядках Перемикач За рядками (Rows) наказує Excel використовувати перше значення в кожному рядку для заповнення осередків вправо, а перемикач По стовпцях (Columns), відповідно, для заповнення осередків вниз У нашому випадку виділення вертикальне, і тому перемикач автоматично встановлюється в положення За стовпцях Потім визначте тип формованого ряду в розділі Тип (Турі) Програмі необхідно знати початкове значення у виділеній комірці, інтервал між значеннями – величину в поле Крок (Step Value) і власне тип прогресії Якщо виділені осередки вже задають крок прогресії, то його значення автоматично відображається в полі Крок, як показано на рис 728, в іншому випадку крок спочатку вибирається рівним 1

Це значення програма додає до кожного наступного значенням на робочому листі, якщо вибрати тип Арифметична (Linear) Коли перемикач знаходиться в положенні Геометрична (Growth), для отримання наступного значення попереднє множиться на крок прогресії Якщо встановити перемикач в положення Дати (Date), стає доступний перемикач Одиниці (Date Unit), в якому потрібно визначити компонент дати, змінюваний при заповненні осередків Нарешті, перемикач Автозаполнение (AutoFill) включає режим автозаповнення, в якому ряд створюється точно так само, як при перетягуванні маркера заповнення Тобто для розширення ряду використовується інтервал між двома виділеними значеннями

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно автозаповнення і маркер заповнення розглядаються в розділі

«Заповнення осередків і створення рядів даних» даної глави, а введення дат – в розділі «Ав-

тозаполненіе дат »глави 15

► Вирівняти (Justify) Команда Вирівняти підміню Заповнити виконує зовсім не те, про що можна було б подумати Вона розбиває текст комірки на фрагменти (за словами) і розподіляє їх по декількох суміжних осередкам у стовпці На відміну від інших команд підменю Заповнити дана команда впливає на вміст початкової комірки

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про різні види вирівнювання розповідається в розділі «вирівняні-

вання вмісту в осередків »глави 8

Наприклад, на аркуші, представленому зліва на рис 729, в комірку А1 введено довге текстове значення Щоб розділити цю напис на частини за розміром комірки, виділіть клітинку А1 і виберіть команду Заповнити ► Вирівняти Результат такої операції показаний на рис 729 справа

Рис 729 Команда Вирівняти розподіляє напис, що знаходиться в осередку А1, за діапазоном А1: А8

При виборі команди Вирівняти на екрані в деяких ситуаціях зявляється повідомлення: Текст вийде за нижню межу виділеного діапазону (Text will extend below selected range) Так програма попереджає про те, що для розміщення тексту буде використано рівно стільки осередків, скільки необхідно для розподілу вмісту виділеної комірки При цьому вміст осередків у розширеному діапазоні заміщається розподіляється текстом Виконання команди призводить до наступних результатів:

D Якщо для розміщення довгого тексту виділено певний діапазон шириною в одну клітинку, то команда Вирівняти перерозподілить текст по виділених клітинок, при необхідності подовживши діапазон (повідомлення про це зявиться на екрані) Так, якщо на рис 729 розширити стовпець А, виділити діапазон А1: А8 і потім вибрати команду Вирівняти, текст буде розміщений у виділеному діапазоні з урахуванням нової ширини стовпця

D Якщо для вирівнювання був попередньо виділено діапазон шириною в кілька осередків, команда Вирівняти обробляє тільки вміст самого лівого стовпця діапазону, але обмежує довжину запису в кожній його клітинці загальною шириною виділення При цьому значення осередків у суміжних стовпцях не змінюються, проте їх вміст може частково закрити перерозподілений текст

РАДА

Щоб розподілити вміст комірки по сусідніх осередкам в рядку, можна використовувати команду За стовпцях (Text To Columns) Вона знаходиться в меню Дані (Data), оскільки найчастіше буває потрібна при імпорті в Excel інформації з баз даних, створених іншими програмами Додаткову інформацію по цій темі дивіться в главі 29, в розділі «Використання Майстра імпорту тексту»

Автоматичне застосування форматування

Ця функція дозволяє додавати нові стовпці даних до вже сформованої таблиці без ручного форматування нових осередків Наприклад, щоб додати ще один стовпець до вже створеної таблиці, представленої на рис 730, досить просто виділити осередок ЕЗ, ввести назву стовпця і продовжити введення значень в діапазон Е4: Е7

Рис 730 Автоматичне поширення форматів дозволяє вводити дані в існуючу таблицю без додаткового форматування

При введенні значень в стовпець Е Excel застосує до них точно таке ж форматування, як до суміжних з ними осередкам стовпця D Щоб відключити автоматичне поширення форматування і формул по листу, зніміть прапорець Розширювати формати та формули в списках (Extend List Formats And Formulas) на вкладкеПравка діалогового вікна Параметри

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*