Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 4

9 У полі Формула після = [Кв 1] введіть +

10 У списку Додати стовпець клацніть двічі на елементі Кв 2

11 Продовжуйте в цій манері, поки не створите повністю формулу, показану на рис 289, і потім натисніть кнопку ОК

Рис 289 Ви можете створити обчислюваний стовпець у списку SharePoint за допомогою простих арифметичних операцій

12 Поверніться в Excel, натисніть кнопку Синхронізувати список (Synchronize List With SharePoint) на панелі інструментів Список

Звязаний список в Excel тепер повинен оновитися обчислюваним полем, створеним засобами SharePoint (рис 2810), а підсумкові цифри можна оновлювати по мірі того, як члени групи будуть поповнювати своїми даними загальний список

Рис 2810При синхронізації обчислюваний стовпець, створений в SharePoint, виробляє зіставні формули в Excel, що дозволяють правильно оновлювати звязаний список у міру додавання даних в загальну копію

Робота зі списками SharePoint

Якщо вашої організації, відділу, робочої групи або іншому підрозділу наданий у розпорядження вузол SharePoint, на ньому можуть перебувати списки, з якими ви особисто хотіли б працювати в Excel Тут перешкод немає і є навіть вибір з двох способів Перший – відкрити такий список в браузері і вибрати команду експорту в електронну таблицю прямо на веб-сторінці Інший шлях довший: перебуваючи в Excel, виберіть команду Дані ► Імпорт зовнішніх даних ► Імпортувати дані (Data ► Import External Data ► Import Data) Якщо посилання на потрібний список чи не зявиться в діалоговому вікні Вибір джерела даних (Select Data Source), натисніть кнопку Створити (New Source), виберіть Служби вилучення даних (Other Service Provider), виберіть Списки Microsoft SharePoint Services (Microsoft SharePoint List Data Service Provider), вкажіть URL вашого сайту SharePoint, потім виберіть потрібний список Останній метод дозволяє створити запит до списку SharePoint і імпортувати тільки ті рядки, які задовольняють заданим умовам

Відображення рядка підсумків

Якщо ви виберете команду Дані ► Список ► Рядок підсумків (Data ► List ► Total Row) або натиснете кнопку Переключити рядок підсумків (Toggle Total Row) на панелі інструментів Список (List), Excel вставить додаткову рядок в кінці списку і відобразить загальні підсумки під самим правим числовим стовпцем Спочатку підсумки підраховуються тільки для одного стовпця, але якщо ви виділите нижню клітинку будь-якого стовпця, зявиться список, що розкривається, дозволяє призначити підсумкову функцію для цього шпальти, наприклад Сума (Sum), Середнє (Average) і т д

Оскільки команда Рядок підсумків є перемикачем, повторне її виконання приховує рядок підсумків

При обчисленні результуючих значень використовується функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕІТОГІ (SUBTOTAL) з аргументом номер_фуіщіі в діапазоні від 101 до 111 Врахуйте, що з вихідного діапазону виключаються всі приховані рядки – як автофільтром, так і вручну Це означає, що при застосуванні команди Дані ►

Список ► Рядок підсумків ви бачите значення, отримані тільки з вмісту рядків, відображених у списку в поточний момент

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткову інформацію наведено в розділі «Функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕІТОГІ» дано-

ної глави

ПРИМІТКА

Функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕІТОГІ з аргументом Номер_функції в діапазоні від 101 до 111 працює некоректно в попередніх версіях Excel Так, якщо ви відкриєте обєкт-список з підсумками в Excel 2002, формули з цією функцією будуть спочатку відображати самі останні обчислені значення Але, якщо ви перерахуєте будь-яку частину листа, всі вони повернуть помилку «ЗНАЧЕННЯ (# VALUE) На жаль, функцію ПРОМІЖНІ ПІДСУМКИ не можна редагувати в обєктах-списках Якщо вам необхідно відкрити ваш список в більш ранній версії Excel, перетворіть обєкт-список в звичайний список за допомогою команди Дані ► Список ► Перетворити в діапазон (Data ► List ► Convert Те Range) і потім підведіть підсумки, використовуючи звичайні статистичні функції

Зміна розмірів списку

Існує два способи зміни розмірів обєкта списку: за допомогою маркера, розташованого в нижньому правому куті діапазону списку, або команди Дані ► Список ► Змінити розмір списку (Data ► List ► Resize List) (Маркер зміни розмірів можна перетягувати горизонтально або вертикально, але не по діагоналі Якщо вам потрібно змінити ширину і висоту списку, ви повинні перетягнути маркер двічі) Врахуйте також, що у звязаному списку дозволяється додавати і видаляти лише рядки Змінити кількість стовпців ви вправі засобами SharePoint, але тільки не в Excel

Вставка і видалення рядків і стовпців

Якщо в обєкті списку виділена будь-яка частина, Excel відключає звичайні команди листа для видалення рядків, стовпців і комірок, щоб запобігти випадкове ушкодження списку Наприклад, якщо ви виділите рядок списку і виберете команду Видалити (Delete) у меню Правка (Edit) (або натиснете клавіші Ctrl + -), пролунає звуковий сигнал і ніякого видалення не відбудеться Щоб видалити рядок, виділіть будь-яку клітинку на цьому рядку і скористайтеся командою Видалити рядок (Delete Row) меню Правка

У списку, не повязаному з SharePoint, можна видалити стовпець, клацнувши на його заголовку і вибравши команду Видалити стовпець (Delete Column) у меню Правка У звязаному списку видалення стовпців в Excel заборонено, оскільки така зміна неминуче спричинило б реструктуризацію списку SharePoint (З цієї ж причини не можна перейменувати стовпець у звязаному списку) Щоб видалити стовпець, спочатку відкрийте список на сторінці сайту SharePoint, клацніть на команді Змінити налаштування і стовпці (Modify Settings And Columns), виберіть імя стовпця та натисніть кнопку Видалити (Delete)

Для вставки рядка виділіть клітинку та виберіть команду Рядки (Rows) в меню Вставка (Insert) Щоб вставити стовпець в незвязаний список, виділіть клітинку та виберіть команду Стовпці (Columns) у меню Вставка Щоб вставити

стовпець в звязаний список, спочатку відкрийте список SharePoint і клацніть на команді Змінити налаштування і стовпці Потім у розділі Стовпці (Columns) сторінки Налаштування (Customize) клацніть на посиланні Додати стовпець (Add A New Column)

Перевірка вводятьсязначень

У звичайних списках та обєктах-списках, не повязаних з SharePoint, можна задати умови перевірки даних, вибравши команду Перевірка (Validation) в меню Дані (Data) А саме допустимий тип даних (Наприклад, цілі числа, дати або значення часу), а також діапазон допустимих значень Також можна задати список дозволених значень (скажімо, назв відділів) і скласти за допомогою Excel з них розкривається для зручності користувачів

ПРИМІТКА

Для повязаних списків правила перевірки даних не працюють, оскільки SharePoint не підтримує правила Excel, а пропонує свої Щоб ними скористатися, відкрийте звязаний список в браузері і клацніть на посиланні Змінити рядки і стовпці (Modify Settings And Columns) На сторінці Налаштування (Customize) клацніть на імені підлягає перевірці шпальти Потім введіть потрібне умова в розділі Додаткові параметри стовпця (Optional Settings For Column) наступної завантаженої сторінки

Правила перевірки бувають обовязковими до виконання чи тільки застережними Якщо правило обовязкове, Excel відмовиться прийняти введене значення, що не задовольняє встановленим вами стандартам Якщо правило створено лише для повідомлення, відкриється діалогове вікно (з повідомленням за замовчуванням або заданим вами текстом), призначене для повторного введення значення в комірку

При створенні контролюючого правила для вічка або діапазону ви вправі також задати підказку, що зявляється при активізації перевіреній осередки Так, це може бути фраза «Введіть ціле число від 1 до 10 » Команда Перевірка меню Данниетакую ​​підказку дозволяє задати навіть без відповідного правила Ця команда зручна, якщо ви хочете тільки виводити повідомлення-інструкцію, що не накладаючи обмежень на вводяться дані

Щоб встановити критерій перевірки, виділіть діапазон комірок і потім виберіть команду Перевірити у меню Дані (Механізм автоматичного розповсюдження форматів і формул сам не поширюється на параметри перевірки даних, тому необхідно виділити всі рядки, які ви збираєтеся заповнювати даними) Відкриється діалогове вікно Перевірка вводяться значень, показане на рис 2811

УВАГА

Навіть якщо для комірки встановлено правило перевірки, Excel не застосовує його в таких випадках: дані вставлені в клітинку з буфера обміну, дані занесені в клітинку за допомогою маркера заповнення, дані скопійовані або переміщені в осередок шляхом перетягування (Якщо ви копіюєте осередок у попередній рядок за допомогою поєднання клавіш Ctrl + Shift + або Ctrl +, Excel проте виконає діагностику) Програма не тільки прийме нове значення, але й замінить існуюче правило перевірки цього осередку іншим, призначеним вихідної осередку (зазвичай «порожнім») Інакше кажучи, «захист від дурня» у цих випадках не працює

Рис 2811Правила перевірки дозволяють запобігти введення в список завідомо помилкових даних

Завдання типу даних і допустимих значень

Для того щоб специфікувати допустимий тип даних, відкрийте список Тип даних (Allow) на вкладці Параметри (Settings) діалогового вікна Перевірка вводяться значень Тут вашим вибором надаються наступні типи: Будь-яке значення (Any Value), Ціле число (Whole Number), Действительное (Decimal), Список (List), Дата (Date), Час (Time), Довжина тексту (Text Length) і Другий (Custom) За результату вибору Excel змінить діалогове вікно так, щоб дати вам ввести додаткову інформацію згідно типу Наприклад, для Цілого числа потрібно вказати ще мінімальне і максимальне дозволені значення

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*