Виділення осередків – ЧАСТИНА 3

Довгі текстові значення

Якщо введена рядок, не поміщається по довжині в одну клітинку, Excel, незважаючи ні на що, повністю показує текст на екране1 Само строкове значення зберігається тільки у вихідній клітинці, але при цьому текст перекриває одну або кілька сусідніх праворуч осередків Тепер, якщо в наступну в рядку осередок також ввести будь-яку величину, на екрані буде відображатися саме вона, а перше текстове значення обрізане по межі комірки

РАДА

Найпростіший спосіб побачити повністю довгий текст – розширити стовпець, двічі клацнувши на його кордоні у заголовка Якщо в прикладі, наведеному на рис 58, двічі клацнути на лінії між заголовками стовпців А і В, ширина стовпчика А автоматично збільшиться так, щоб у ньому містилося найдовше значення в цьому стовпці

Перенесення тексту

Розбиття довгих текстових значень на кілька рядків істотно полегшує їх читання При цьому текст розташовується на двох або більше рядках у вихідній клітинці, не зачіпаючи сусідню справа Для активізації функції переносу виділіть клітинку, в якій буде зберігатися текст, виберіть у меню Формат (Format) команду Осередки

1 Це не зовсім так Якщо застосувати вирівнювання по ширині (Горизонтальне) замість інших способів вирівнювання, в рядку, для якої встановлена ​​конкретна висота, видимий текст буде відтятий (насправді перекинутий на невидиму рядок) по межі комірки Тоді сусідня комірка цілком може залишатися порожньою – Прямуючи ред

(Cells) і на вкладці Вирівнювання (Alignment) діалогового вікна, встановіть прапорець Переносити за словами (Wrap Text) У результаті, щоб умістити текст, що вводиться, Excel збільшуватиме висоту всієї клітинки у міру появи в ній нових рядків

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про перенесення тексту розповідається в розділі «Перенесення за словами» глави 8

Як зберегти числа у вигляді тексту

Іноді потрібно, щоб записи в осередках таблиці містили спеціальні символи, які в звичайному режимі Excel немає трактує як текст Припустимо, ви хочете, щоб в комірці відображалося значення «+1» Якщо просто ввести +1, то, як згадувалося раніше, програма сприйме це вираз як позитивне числове значення-і опустить знак «плюс» Крім того, зазвичай ігнорується провідний нуль (попередній інших цифр числа), наприклад при введенні величини 01234 Але програма дозволяє зробити так, щоб спеціальні символи інтерпретувалися як звичайні – потрібно ввести значення як текст

Якщо потрібно ввести в комірку значення, що містить і текст і цифри, наприклад Ю239, виділіть комірку, наберіть на клавіатурі необхідну послідовність символів і натисніть клавішу Enter Оскільки це значення містить не тільки числові символи, Excel автоматично інтерпретує його як текстове Створення тексту, що повністю складається з цифр і символів, допустимих в числах, трохи відрізняється від стандартної процедури Почніть введення даних з апострофа або спочатку наберіть знак рівності, а потім значення, укладену в лапки – у другому випадку вміст комірки буде сприйматися як формула Наприклад, щоб ввести число 01234 як текст, тобто зберегти в запису значення цифру «нуль», наберіть на клавіатурі 01234 або = 01234. Причому, в той час як числові значення зазвичай вирівнюються по правому краю, текст з цифрами (як і звичайний) вирівнюється по лівому краю комірки, що продемонстровано на рис 59

Знак рівності і лапки, а також апостроф видно тільки в рядку формул, але не відображаються в комірці У табл 54 наведено список символів, що впливають на вирівнювання вмісту осередки

Таблиця 54 Символи вирівнювання тексту

Символ Дія

‘(Апостроф) Вирівнює дані в комірці по лівому краю

” (Лапки) Вирівнює дані в комірці по правому краю

^ (Знак вставки,

зведення

в ступінь, «кришка»)

Вирівнює дані в комірці по центру

\ (Зворотна коса риска) Повторює введені символи, заповнюючи осередок

Рис 59 Номери полісів в стовпці А введені як текст

ПРИМІТКА

З представлених в таблиці символів тільки апостроф завжди вирівнює вміст комірки Інші символи в стандартному режимі сприймаються як текст, тобто вони відображаються в комірці і не працюють в якості спеціальних Щоб їх активізувати, необхідно встановити прапорець «Клавіші переміщення, що використовувалися в Lotus 1-2-3» (Transition Navigation Keys) на вкладці Перехід (Transition) діалогового вікна Параметри

Коли в клітинку введено цифрове значення, що починається з одного із символів вирівнювання, в її верхньому лівому кутку зявляється невеликий прапорець зеленого кольору, який вказує на наявність помилки Якщо перейти на такий осередок, праворуч від неї висвітиться значок – смарт-тег Джерело помилки (Trace Error) Клацання на смарт-тегу призводить до відображення контекстного меню з набором спеціальних команд перевірки помилок, як показано на рис 59 Оскільки знак апострофа був поставлений свідомо, можна сміливо вибрати в меню команду Пропустити помилку (Ignore Error)

ПРИМІТКА

Смарт-тегами називаються особливі елементи інтерфейсу додатків Office, що зявляються на екрані при виконанні певних дій Зовні вони схожі на кнопки, а функціонально служать для надання швидкого доступу до команд і операціях, повязаних з конкретним завданням Викликають поява смарт-тегів багато дій з редагування, наприклад копіювання і вставка осередків У цьому випадку смарт-тег виводиться поруч з останньою осередком, як показано на малюнку нижче Якщо клацнути на ньому, розкриється меню, що пропонує набір команд, так чи інакше мають відношення до операції вставки: Зберегти формат оригіналу Використовувати формат кінцевих осередків Значення і формати чисел Зберегти ширину стовпців оригіналу Тільки формати Посилання на комірки

Смарт-теги виникають у багатьох ситуаціях, тому ми згадуємо про них у різних міс- тах книги Наприклад, у розділі 7, в розділі 9 (розділ «Відстеження помилок») і в главі 15 (розділ

«Автозаповнення дат»)

РАДА

Якщо одна і та ж проблема спостерігається в якому-небудь діапазоні клітинок, як, наприклад, зданими в стовпці А на рис 59, то можна виділити весь діапазон і скористатися однією з команд меню смарт-тега для виправлення помилок одночасно у всіх зазначених осередках

Введення спеціальних символів

Також зустрічаються особливі ситуації, коли потрібно ввести в комірку небудь спеціальні символи, відсутні в стандартній розкладці клавіатури Вам і тут пощастило – Excel пропонує просте рішення цієї проблеми Виберіть у меню Вставка (Insert) команду Символ (Symbol), і на екрані зявиться однойменне діалогове вікно, яке надає доступ до повного набору символів кожного з встановлених на компютері шрифтів Воно показано на рис 510

Щоб побачити весь набір символів-якого шрифту, виберіть його назву в списку, що розкривається Шрифт (Font) на вкладці Символи (Symbols) Для деяких шрифтів праворуч від списку Шрифт зявляється додатковий список, що розкривається Набір (Subset), що дозволяє швидко переміститися до області, що містить шуканий символ Для перегляду всіх доступних символів слід використовувати смугу прокрутки, розташовану праворуч У текстовому полі Код знака (Character Code) відображається відповідний код виділеного символу Це поле також є засобом переходу до потрібного символу – досить ввести в нього код, і шуканий символ виділиться в основний області діалогового вікна Крім того, у списку З (From) Excel дозволяє вибрати систему кодування: ASCII (Десятеричная або шістнадцяткові цифри) або Unicode (відповідно зміниться вміст поля Код знака), але список Набір стає доступний тільки у випадку кодування Unicode

Рис 510 У документ можна вставити знаки з розширеного набору символів будь-якого з встановлених шрифтів

РАДА

На вкладці Спеціальні знаки (Special Characters) зібрані багато хто з найбільш часто використовуваних (щодо інших специфічних) символів, такі як знак торгової марки, авторського права, нерозривний пробіл, довге тире і ін

Введення даних в діапазони клітинок

Якщо потрібно ввести значення в кілька суміжних осередків, насамперед необхідно їх виділити Потім для переміщення активного осередку в межах діапазону слід застосовувати поєднання клавіш Enter, Shift + Enter і Shift + Tab Щоб заповнити діапазон виділених осередків, просто почніть вводити у виділені комірки значення, як показано в прикладі на рис 511 Кожен раз при натисканні клавіші Enter активною стає наступна комірка виділеного діапазону Якщо не натискати інших клавіш і не клацати на аркуші, активна комірка буде завжди знаходитися в межах даного діапазону, поки ви свідомо не виділіть новий діапазон або осередок Іншими словами, коли при введенні значень в комірки одного стовпця буде досягнута нижня межа діапазону, активної автоматично стане першим осередок діапазону в наступному стовпці Таким чином можна продовжувати введення значень, поки не заповниться весь діапазон Перевага описаного способу введення даних полягає в тому, що не доводиться відволікатися і знімати руку з клавіатури, щоб перемістити покажчик на новий осередок і виділити її

РАДА

Щоб ввести одне і те ж значення відразу в кілька виділених осередків, введіть його один раз, а ^ потім, утримуючи клавішу Ctrl натисніть клавішу Enter

Рис 511 Набагато простіше вводити дані в діапазон комірок, якщо попередньо його виділити

Редагування і видалення даних

Щоб виправити допущену під час введення даних помилку, до фіксації значення в комірці, можна натисканням клавіші Backspace стерти символи, розташовані зліва від курсора, і ввести їх заново Однак для того щоб відредагувати вже зафіксоване в комірці значення, необхідно перейти в режим правки (Тоді в лівому кінці рядка висвітиться слово Правка (Edit) замість Готово (Ready)) Активізується режим правки одним із таких способів:

► щоб змінити значення в комірці, двічі клацніть на ній і встановіть курсор на тому місці, де потрібно внести зміну

► для переходу в режим правки за допомогою клавіатури виділіть її та натисніть клавішу F2 Використовуючи кнопки зі стрілками, встановіть курсор поруч з потрібним символом

Для заміни декількох символів в комірці перейдіть в режим редагування, встанови-• ті перед ними або безпосередньо за ними курсор і, утримуючи клавішу Shift, натисніть клавішу зі стрілкою вправо або вліво, щоб виділити ці символи Тепер введіть нові символи

РАДА –

Якщо вам не хочеться вдаватися до миші для переміщення курсору в межах осередку, можна зробити це і за допомогою клавіатури Щоб перейти на початок або кінець значення осередку, натисніть в режимі правки клавішу Ноті або End відповідно Для зсуву на одне слово вправо або вліво, утримуючи клавішу Ctrl, натисніть клавішу зі стрілкою вправо або вліво відповідно

Якщо потрібно повністю стерти вміст активної комірки, натисніть клавішу Delete або Backspace, а потім – Enter Натискання клавіші Enter служить свого роду підтвердженням видалення даних Якщо ж клавіша Backspace була натиснута випадково, то для відновлення вмісту комірки потрібно до натискання клавіші Enter клацнути на кнопці Відміна рядка формул або натиснути клавішу Esc Також можна стерти старе значення, виділивши комірку і ввівши в неї нові дані Поки ви не зафіксували введення, відновити первісне значення можна клавішею Esc

Якщо ж потрібно відновити значення після натискання клавіші Delete або фіксації значення, виберіть у меню Правка команду Скасувати (Undo) або натисніть клавіші Ctrl + Z Програма запамятовує 16 останніх виконаних операцій, тому коли ви повторно натискаєте на клавіші Ctrl + Z, в зворотному порядку будуть скасовані 16

останніх дій Крім того, клацання на невеликий стрілкою праворуч від кнопки Відмінити (Undo) на панелі інструментів Стандартна виводить на екран список останніх операцій Виділіть мишею один або декілька елементів у списку, як показано на рис 512 Після того як ви відпустіть кнопку миші (або клацніть, якщо виділення виконувалося без натискання кнопки миші), відповідні операції будуть скасовані Кнопка Повернути (Redo) панелі інструментів Стандартна працює аналогічним чином, так що при необхідності завжди можна відновити останні скасовані дії

Рис 512 Клацніть на невеликий стрілкою праворуч від кнопки Скасувати, виберіть будь-яку кількість з останніх 16 виконаних дій і відмініть їх всі разом

ПРИМІТКА

Зверніть увагу, що не можна виділяти і скасовувати окремі дії з середини списку Якщо виділити яку-небудь операцію в списку Скасувати, то разом з обраною будуть скасовані всі операції, розташовані в списку вище неї

Управління листами

Одна книга може містити до 255 аркушів, відповідно, зовсім не обовязково намагатися помістити всі дані на один лист Нижче піде мова про основи роботи з листами, а також буде розказано про деякі цікаві можливості, що дозволяють організувати листи в книзі і підвищити ефективність їх використання

Вставка і видалення листів

Щоб додати новий лист в існуючу книгу, виберіть у меню Вставка (Insert) команду Ліст (Worksheet) Новий лист зявиться в книзі перед активним листом Інший спосіб – натиснути правою кнопкою миші на ярличку листа в нижній частині екрана і скористатися командами контекстного меню, зображеного на рис 513 Якщо вибрати в меню команду Додати (Insert), на екрані зявиться діалогове вікно Вставка (Insert), що містить список обєктів для вставки, таких як діаграми і робочі листи

Рис 513 Контекстне меню ярлика аркуша

Крім того що дане контекстне меню надає швидкий доступ до команд вставки, видалення, перейменування, переміщення та копіювання робочих аркушів, воно також містить команду Виділити всі аркуші (Select All Sheets) Як зрозуміло з назви, вона дозволяє виділити одночасно всі листи поточної книги, що дуже зручно, якщо ви збираєтеся виконувати, наприклад, операції копіювання або форматування одночасно з усіма листами Команда Оригінальний текст (View Code) завантажує редактор Microsoft Visual Basic, у вікні Code (Код) якого відображаються дані для поточного листа

ДИВИСЬ ТАКОЖ -— –

Більш докладно про роботу в середовищі Visual Basic for Applications розповідається в главі 31,

«Створення макросів»

Також Excel дозволяє одночасно додати в поточну книгу відразу кілька нових листів Для цього, перш ніж вибрати команду Вставка ► Лист, клацніть на ярлику аркуша, натисніть клавішу Shift і виділіть в нижній частині вікна стільки ярликів листів, скільки збираєтеся додати (Зверніть увагу, що в рядку заголовка вікна до імені книги додається слово [Група], вказуючи тим самим, що виділена група аркушів) Excel вставить задану кількість нових листів перед першим листом виділеного діапазону Врахуйте, що цей спосіб не годиться для копіювання виділених аркушів

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про редагування груп обєктів розповідається в розділі «Редагування групи листів» глави 7

Майте на увазі, що скасувати вставку нового аркуша за допомогою команди Скасувати (Undo) неможливо Щоб видалити лист, клацніть на його ярлику і виберіть рменю Правка (Edit) команду Видалити лист (Delete Sheet) А для видалення групи вістів виділіть їх при клавіші Shift (якщо це сусідні листи) або Ctrl (якщо вони не суміжні) і точно також виберіть у меню Правка команду Видалити лист або в контекстному меню команду Видалити Будьте уважні, повернути назад вилучені листи вже не вдасться

Присвоєння імен листами та перейменування аркушів

Ви, напевно, вже звернули увагу, що всім новим листам в книзі Excel присвоює стандартні імена, грунтуючись на кількості вже існуючих аркушів в даній книзі Таким чином, якщо книга включає в себе три листа, то перший додатковий лист отримає імяЛіст4,наступний –Ліст5і т д Якщо вам вже набридло перераховувати ці одноманітні ..1, ..2, ..3, можна дати листам більш осмислені і корисні імена Для цього двічі клацніть на ярлику листа і введіть нове імя Інший спосіб – використовувати команду Формат ► Лист ► Перейменувати (Format ► Sheet ► Rename) або команду Перейменувати (Rename) контекстного меню ярлика

Назва листа може містити до 31 символу Тільки врахуйте, що довжина назви визначає ширину ярлика аркуша в нижній частині вікна книги, як показано на рис 514 Тому, щоб бачити на екрані одночасно більше ярликів, бажано призначати листам по можливості короткі імена

Рис 514 Щоб змінити імя аркуша, двічі клацніть на його ярличку

Зміна кольору ярлика

Як можна помітити, в контекстному меню, зображеному на рис 513, є команда Колір ярлика (Tab Color) (Така ж команда присутня в підміню Ліст (Sheet) меню Формат (Format)) Діалогове вікно, що викликається цією командою, дозволяє задати колір для будь-якого ярлика аркуша

Переміщення і копіювання листів

Ви вже досить познайомилися з Excel, щоб припускати наявність простого способу, що дозволяє легко змінити місце розташування листа в межах однієї книги Фактично для цього достатньо клацнути на ярличку листа, таким чином виділяючи переміщуваний обєкт, і потім просто перетягнути його на нову позицію Малюнок 515 ілюструє цю процедуру У процесі перетягування ярлика зявляється маленький значок листа, а невелика стрілка вказує місце вставки серед інших аркушів книги

Рис 515 Чтооо змінити порядок проходження аркушів у книзі, виділіть відповідний ярличок і перетягніть його на нове місце

При переміщенні аркушів зверніть увагу на наступні моменти:

► Якщо позиція вставки листа в даний момент не видно на екрані, продовжуйте перетягувати ярличок в потрібному напрямку, ведучи його за межі останнього відомого ярлика При цьому інші ярлички будуть автоматично прокручуватися в ту ж сторону

► При необхідності можна одночасно перемістити одразу кілька листів – виділіть групу листів і перетягніть її за допомогою миші на нове місце Зауважте, що перетягування буде супроводжено мініатюрним зображенням стопки аркушів, на відміну від попереднього випадку

► Копіюються аркуші книги аналогічно переміщенню Спочатку виділіть лист або листи, які потрібно скопіювати, а потім, утримуючи клавішу Ctrl перетягніть їх на нове місце в книзі У результаті на новій позиції зявиться другий примірник листа При цьому до його назви додається число в круглих дужках, що дозволяє відрізнити копію від оригіналу Наприклад, якщо вихідний аркуш названий Лист1, то імя копії – Jlucm1 (2)

► Також допускається копіювання і переміщення одночасно декількох несуміжних аркушів, тільки попередньо потрібно виділити їх ярлички з допомогою клавіші Ctrl Залежно від того, натиснута клавіша Ctrl при подальшому перетягуванні ярличків чи ні, листи будуть або просто переміщатися, або копіюватися на нове місце

► Для переміщення і копіювання листів можна використовувати і команду Перемістити / скопіювати лист (Move Or Copy Sheet) меню Правка (Edit) або контекстного меню ярлика аркуша Більше того, ця команда дозволяє копіювати або лист з однієї книги в іншу

Перетягування листів між книгами

Однією з найбільш цікавих особливостей Excel є можливість переміщати або копіювати аркуші в інші книги простим перетягуванням за допомогою миші При цьому використовуються ті ж методи, що і для роботи з листами в межах однієї книги

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*