Відправка книг і листів по електронній пошті

Якщо в системі встановлено додаток Microsoft Outlook або інша сумісна поштова програма, поширити робочі книги і листи можна за допомогою електронної пошти Ви маєте наступні можливості:

► відправити робочу книгу цілком у вигляді вкладення в повідомлення електронної пошти

► відправити поточний лист книги в якості тексту повідомлення

► послати книгу для рецензування та коментування

► розіслати книгу в певній послідовності (по маршруту) кожному члену робочої групи

Всі ці можливості закладені в команди підміню Відправити (Send To) меню Файл Підміню Відправити містить також команди для передачі робочих книг в папку Exchange, учасникам «живого» зборів по мережі (за допомогою сервісу миттєвих повідомлень) і за допомогою служби факсів Інтернету

Відправка книги як вкладення в поштове повідомлення

Щоб приєднати всю поточну книгу до повідомлення електронної пошти, виберіть команду Файл ► Надіслати ► Повідомлення (File ► Send To ► Mail Recipient) і потім в діалоговому вікні виберіть перший варіант Точно такий результат дає застосування команди Файл ► Надіслати ► Повідомлення (як вкладення) (File ► Send Те ► Mail Recipient (As Attachment))

Якщо ви використовуєте Outlook 2003, поряд з формою повідомлення в робочому вікні може відображатися панель завдань Параметри вкладень (Attachment Options), показана на рис 1913 У панелі завдань виберіть пункт Звичайні вкладення (Regular Attachments), якщо тільки не збираєтеся створити робочу область для документів або додати книгу в існуючу робочу область (Цій темі присвячено розділ «Створення робочої області для документів »даної глави) За відсутності доступу до вузла SharePoint панель завдань Параметри вкладень вам не потрібна (Кнопка Параметри вкладень дозволяє приховати або відобразити цю панель зніміть прапорець Показувати при вкладенні файлів (Show When Attaching Files), якщо не хочете, щоб вона автоматично зявлялася при кожному приєднанні книги до повідомлення)

Рис 1913 Коли ви відправляєте книгу у вигляді вкладення в поштове повідомлення Outlook 2003, панель завдань Параметри вкладень допоможе вам створити робочу область документів на сайті SharePoint

Природно, ніщо вам не заважає прикріпити книгу до листа безпосередньо з середовища Outlook або іншої поштової програми Наприклад, в Outlook застосування команди Файл (File) з меню Вставка (Insert) призведе до того ж результату, що і виконання описаної вище процедури

Відправка поточного листа в якості тексту повідомлення

Перед тим як створити повідомлення електронної пошти і включити в нього вміст робочого листа або листа діаграми, переконайтеся, що в листі немає несохра-наних змін (пояснення про необхідність цього кроку даються в урізанні, розташованої в кінці поточного розділу) Потім в меню Файл виберіть команду Надіслати і в діалоговому вікні Електронна пошта (E-Mail) встановіть перемикач в положення Включити поточний аркуш в текст повідомлення (Send The Current Sheet As The Message Body) На рис 1914 представлений результат цих дій, якщо поштовою програмою за замовчуванням призначена Outlook 2003

Рис 1914 При включенні поточного листа в текст повідомлення електронної пошти ви можете описати вміст повідомлення в поле Введення і відредагувати лист, використовуючи меню і панелі інструментів Excel

У вікні Excel додатково зявляться поля, характерні для інтерфейсу Outlook, включаючи поле Введення (Introduction), в яке ви можете ввести допоміжне опис листа або діаграми, а оскільки ви знаходитесь в середовищі Excel, то маєте можливість вносити зміни в робочий лист чи діаграму перед відправкою повідомлення Зверніть увагу, хоча ви бачите повноцінну

сітку електронної таблиці (включаючи порожні рядки і стовпці), при відправці листа поштова програма перетворює заповнену область листа в зображення Таким чином, кінцеве повідомлення буде містити малюнок вашого листа, і, отже, одержувач зуміє переглянути його, не маючи в своєму розпорядженні Excel

Але вас ніхто не зобовязує робити все це з Excel, можна просто скопіювати діапазон робочого аркуша або діаграму в буфер обміну і потім вставити вміст останнього в поштове повідомлення Враховуючи деякі примхи в поведінці команди Надіслати ► Повідомлення, можливо, ви віддасте перевагу користуватися останнім способом

ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМ

Коли ви посилаєте поточний лист в тілі поштового повідомлення, Excel може вас здивувати Наприклад, вже заповнивши (умова прояву ефекту) поля листи, якщо ви передумаєте і вирішите притримати відправку листа, подібного показаному на рис 1914, то виявите, що єдиним способом відновити колишній вигляд вікна є натискання кнопки Закрити (поточного документа або головного вікна) Тоді, швидше всього, Excel запропонує вам зберегти книгу, хоча змін вмісту листа не було Не поспішайте Якщо в цей момент ви виконаєте збереження, то наступного разу при відкритті документа Excel відновить його в поточному, готовому для відправки, вигляді Іншими словами, конверт повідомлення, яким ви ніколи не користувалися, стане постійним властивістю документа Єдиний спосіб відєднати конверт – виконати операцію Відправити (в тому числі послати самому собі)

А якщо книга містить збережені зміни Ваш вибір не з найлегших Відмовившись при закритті документа від збереження, ви втратите їх А якщо приймете пропозицію, документ буде упакований в настирливий конверт

Припустимо, ви все-таки відправите лист, щоб позбутися «обгортки» Однак якщо ви згодом збережіть відредагований документ, Excel запамятає адресу одержувача і вміст поля Введення І коли ви знову оберете команду Файл ► Надіслати ► Повідомлення, програма заповнить конверт старими даними Звичайно, це не біда нескладно змінити адресу і вступний текст, але все одно дане заняття не віднесеш до приємних

Якщо ці «викрутаси» Excel (вони були присутні і в більш ранніх версіях) дратують вас, безпосередньо копіюйте дані в буфер обміну і вставляйте їх в тіло повідомлення Це простіше і безпечніше

Відправка робочої книги на рецензію

Команда Файл ► Надіслати ► Повідомлення (для ознайомлення) (File ► Send To ► Mail Recipient (For Review)) надає зручний спосіб передати робочу книгу для внесення коментарів і змін членами вашої робочої групи При виборі цієї команди Excel приєднує документ до повідомлення і використовує текст ласка, перевірте [імя файлу] В якості теми листи за замовчуванням

В ідеалі команду Повідомлення (для ознайомлення) слід застосовувати для спільних робочих книг При відправці книги з монопольним доступом Excel запропонує зберегти її як спільну Ви не зобовязані перекладати книгу в спільне користування, незважаючи на те що ваші адресати зможуть виконати свої обовязки рецензентів більш ефективно з загальним документом

Відправка книг за маршрутом членам робочої групи

Робота в груповому проекті увазі, що думками членів групи нехтувати не слід Спростити процедуру опитування та рецензування дозволяє поширення робочої книги за допомогою електронної пошти Щоб створити новий маршрутний лист для вашої книги, почніть з вибору команди Файл ► Надіслати ► По маршруту (File

► Send To ► Routing Recipient) Подальші дії в деякій мірі залежать від поштової програми, яка використовується за замовчуванням У Outlook 2003 послідовність дій наступна:

1 Outlook відкриє діалогове вікно, показане нижче

Якою має бути ваша реакція В якості запобіжного заходу Outlook просить дозволу на надання іншій програмі доступу до вашій адресній книзі Оскільки адреси з неї вам необхідно надати Excel, ви повинні дати свою згоду Найбезпечніше дозволити доступ з обмеженням за часом, достатнім для того, щоб встигнути вибрати всі імена, які потрібно включити в маршрутний лист Встановіть прапорець Дозволити доступ на (Allow Access For) і вкажіть інтервал часу в хвилинах Потім на екрані зявиться діалогове вікно Перевірка імен (Check Names)

2 Натисніть кнопку Інші імена (Show More Names), щоб відкрити адресну книгу

Потім виберіть у списку власне імя (При його відсутності натисніть кнопку Створити контакт (New Contact) замість Інші імена Потім створіть запис про самого себе) Ваше імя зявиться в рядку Автор (From) маршрутного листа

3 Після відкриття діалогового вікна Маршрут (Routing Slip) натисніть кнопку Адреса (Address) і вкажіть перший адресата Повторіть цю операцію для кожного члена робочої групи

4 Заповніть поля Тема (Subject) і Текст повідомлення (Message Text) в діалоговому вікні Маршрут, при необхідності-змініть порядок проходження листа по адресатам за допомогою кнопки Порядок (Move) і далі налаштуйте параметри в розділі Порядок розсилки (Route To Recipient) Приклад заповненого діалогового вікна Маршрут наведено на рис 1915

Рис 1915 Щоб відправити книгу по маршрутному листу, використовуйте команду По маршруту

Команда По маршруту володіє рядом переваг в порівнянні з командою Повідомлення Наприклад, ви маєте право поставити строго послідовний маршрут Якщо ви створите список адресатів при допомогою кнопки Адреса (Address) і встановіть перемикач в нижній частині діалогового вікна в положення По черзі (One After Another), книга буде відправлена ​​першим користувачеві у списку Коли цей співробітник закінчить роботу з книгою, він повинен вибрати команду Файл ► Надіслати ► Наступний адресат (File ► Send To ► Next Routing Recipient), щоб переслати змінений документ наступного адресату в маршрутному списку (Команда Наступний адресат (Next Routing Recipient) замінює команду По маршруту (Routing Recipient), якщо до книги приєднаний маршрутний лист) Послідовність відправки показана в списку Кому (То), який ви можете змінювати, вибираючи імя

в списку і клацаючи на кнопці Порядок (Move) Як альтернатива допускається відправити книгу всім адресатам відразу, встановивши перемикач в положення Усім відразу (All At Once)

Щоб безпосередньо відправити повідомлення, клацніть на кнопці Відправити (Route) в діалоговому вікні Маршрут Щоб приєднати до робочої книзі маршрутний лист, натисніть кнопку Додати маршрут (Add Slip) Останній спосіб дозволить вам продовжити роботу з книгою Коли ви будете готові до відправки, виберіть команду Наступний адресат

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*