Збереження та публікація файлів Excel у форматі HTML

Наведений на сайті Інтернету або FTP-сервері файл XLS зуміють прочитати тільки власники Excel Щоб інші користувачі змогли прочитати його в браузері, необхідно зберігати дані з книги Excel на вузлі в Інтернеті або інтрамережі у форматі HTML

Вибір можливостей

Microsoft Excel надає великі можливості для приміщення документів в Інтернеті Ви вправі зберегти файл або опублікувати його і при бажанні включити підтримку інтерактивності Як при збереженні, так і при публікації можна перетворити в HTML всю робочу книгу або тільки її частину Ви також можете скористатися варіантом обєднання всіх файлів HTML-сторінки в одному файлі – веб-архіві, форматі, вперше зявилися в Excel 2002 У наступних розділах буде розглянуто низку питань, які слід врахувати при виборі рішення

Чи потрібна вам інтерактивність

При збереженні документа Excel без підтримки інтерактивності користувачі в стані переглядати ваші дані та діаграми, але не в силах їх змінювати або форматувати Додання даними інтерактивності знімає це обмеження, дозволяючи вносити зміни в дані, формули і виконувати форматування майже так само, як при відкритті файлу у власному форматі Excel І це добре для безпеки інформації Інші люди не зможуть вносити свої зміни у вихідний файл HTML, але в той же час в браузері вони мають досить широкі можливості для роботи з листами

Excel пропонує три типи інтерактивних веб-компонентів, проілюстрованих на рис 203, 204 і 205:

► електронна таблиця

► діаграма

► зведена таблиця

Рис 203 Інтерактивна електронна таблиця дозволяє змінювати значення комірок та форматування

Рис 204 Інтерактивна діаграма дозволяє змінювати числа і бачити результат змін на діаграмі

Рис 205 Інтерактивна зведена таблиця дозволяє переміщати поля таблиці для перегляду різних зрізів даних

Для роботи з яким-небудь з цих інтерактивних компонентів повинен бути встановлений браузер Microsoft Internet Explorer 401 або пізнішої версії, а також вебкомпоненти Microsoft Office Відповідно, при публікації таблиць Excel у форматі HTML для широких кіл зацікавлених осіб слід уникати інтерактивності, так як звичайні файли HTML проглядаються в будь-якому браузері

Разом з тим якщо ви публікуєте дані в корпоративній інтрамережі або в будь-якому іншому оточенні, де у кожного користувача встановлені відповідають рівню сучасних вимог версії Office і Internet Explorer, динаміка, навпаки, надзвичайно зручна Так, ви можете створити модель, що дозволяє співробітникам вводити в електронну таблицю їх власні дані (такі, як процентна ставка, рівень інфляції або зростання продажів) і використовувати логіку вашої таблиці для перегляду результатів Інтерактивна діаграма дозволить їм змінювати числа і бачити зміни на графіку А інтерактивна зведена таблиця несе в собі можливість динамічної перебудови таблиці даних з метою отримання різних «зрізів» представленої вами інформації

ПРИМІТКА

Якщо ваш робочий лист залежить від зовнішніх даних і ви хочете дати користувачам право оновлювати дані в браузері, необхідно зберегти книгу з підтримкою саме зведених інтерактивних таблиць Запити до зовнішніх даних не можна виконувати в звичайній інтерактивної електронної таблиці

У своєму рішенні враховуйте не лише наявність у майбутніх користувачів необхідних компонентів Office, але й інші фактори Не все, що дозволено на аркуші робочої книги Excel, переносимо до відповідного динамічний компонент Наприклад, інтерактивна електронна таблиця не підтримує перенесення тексту за словами, тому ваш акуратно відформатований лист не буде настільки ж адекватний після надання йому інтерактивності Подібним чином, деякі види діаграм прекрасно виглядають в веб-діаграмі, в той час як інші втрачають свої якості до невпізнання Тому при зверненні до інтерактивності слід попередньо перевірити результат в Internet Explorer, перш ніж відправляти його в Інтернет для широкого огляду

Зауважте, що деякі можливості електронних таблиць просто не відтворюються ні на статичній веб-сторінці, ні на інтерактивній Якщо Excel зустріне в робочій книзі елементи, що не переносяться на рівень HTML, буде виведено повідомлення, аналогічне наведеному нижче

Як правило, перераховані елементи в повідомленні подібного роду володіють функціональністю, що не має сенсу в контексті веб-браузера У будь-якому випадку ви будете попереджені і у вас буде можливість повернутися назад

РАДА

Щоб оцінити, як ваш робочий лист буде виглядати на статичній (неінтерактивної) веб-сторінці, виберіть команду Попередній перегляд веб-сторінки (Web Page Preview) у меню Файл Ця команда не створює файлу на диску, вона завантажує активний аркуш в браузер як тимчасовий HTML-файл і видаляє файл при закритті браузера Попередній перегляд заощадить ваш час при порівнянні динамічного і статичного підходів

Зберігати або публікувати

При публікації документа в форматі HTML програма створює нову HTML-сторінку (або оновлює існуючу), але залишає відкритим вихідний XLS-файл Якщо встановити прапорець Автопереізданіе при кожному збереженні книги (AutoRepublish), HTML-версія буде оновлюватися при кожному збереженні файлу XLS Якщо ви просто збережіть, а не опублікуєте документ, Excel закриє файл XLS і залишить вас наодинці з собою (Чи не з браузером) І файлом HTML Іншими словами, Excel виконає звичайну операцію Зберегти як і змінить формат файлу, як якщо б ви вибрали команду Зберегти як в меню Файл і потім перетворили поточний документ в текстовий вигляд

Разом з тим при бажанні перетворити в HTML всю робочу книгу без інтерактивності ви повинні зберегти її, а не публікувати Щоб опублікувати робочу книгу цілком, потрібно використовувати інтерактивну електронну таблицю

Веб-сторінка або веб-сторінка в одному файлі

При збереженні всієї робочої книги в Excel 2000 результуючий файл НТМ містився у вказану вами папку, а в ній створювалася нова дочірня папка, що містить велику кількість супутніх файлів (За одному для кожного аркуша робочої книги, один для відображення ярличків листів, файл XML, що описує структуру робочої книги, різні графічні включення і в деяких випадках ще ряд файлів) Розмноження одиниць зберігання, викликане таким підходом, було не тільки незручним, але і потенційно становило небезпеку Якщо один або більше з супутніх файлів псувалися або губилися ^ браузер губився і не відображав правильно веб-сторінку

Excel 2003, як і Excel 2002, дозволяє зберегти робочу книгу як вебсторінку, але в одному файлі (В Excel 2002 веб-сторінка в одному файлі називалася «веб-архівом» Microsoft змінила назву, але суть залишилася колишньою) Результуючий файл (з розширенням МНТ) може бути великим, але зате він всього один Ми рекомендуємо віддати перевагу цьому варіанту збереження, якщо тільки у вас немає вагомих причин дотримуватися старого способу

Збереження всієї робочої книги без

інтерактивності

Як вже говорилося, якщо ви хочете перетворити всю робочу книгу в HTML, причому без використання інтерактивних електронних таблиць, вам потрібно зберігати книгу, а не публікувати її Для цього виконайте наступні кроки:

1 Виберіть команду Зберегти як веб-сторінку (Save As Web Page) в меню Файл

2 У діалоговому вікні Збереження документа встановіть перемикач в положення Всю книгу (Entire Workbook) і зніміть прапорець Додати інтерактивність (Add Interactivity)

3 Вкажіть імя та розташування файлу

4 У списку Тип файлу (Save As Type) виберіть тип Веб-сторінка в одному файлі (Single-File Web Page) або Веб-сторінка (Web Page) і клацніть на кнопці Зберегти (Save) На рис 206 показана робоча книга, відкрита в браузері Internet Explorer після такого її збереження

Як видно з малюнка, в результуючому HTML-файлі навіть є ярлички листа Вони мають деякі відмінності від тих, до яких ви звикли, але працюють точно так само Лист на малюнку перетинають горизонтальні лінії сітки, але тільки тому, що у вихідному аркуші ці лінії допомагали позиціонуватися по осередках Коли Excel перетворює книгу до виду HTML, сітка листа забирається (разом з номерами рядків і буквами стовпців), тому, якщо ви вважаєте, що лінії сітки полегшать перегляд таблиці, додайте їх явнр перед перетворенням книги у формат HTML (команда Осередки (Cells) меню Формат (Format))

Рис 206 Робоча книга, збережена у форматі HTML, багато в чому схожа на свій оригінал

У комірки ВЗ, що містить заголовок Гітари, у вихідному документі є примітка Це примітка повторено в веб-сторінці і позначено невеликим червоним прапорцем При приміщенні покажчика миші над прапорцем у браузері Internet Explorer воно відображається у віконці

Зміна заголовка

При перегляді в браузері книги Excel, збереженої у форматі HTML, імя файлу, як правило, присутня у заголовку вікна Якщо ви хочете, щоб у рядку заголовка браузера відображалося небудь інше, клацніть на кнопці Змінити (Change Title) в діалоговому вікні Збереження документа перед клацанням на кнопці Зберегти У діалоговому вікні, змініть текст заголовка

Публікація без інтерактивності

Для публікації даних Excel без інтерактивності почніть з вибору частини робочої книги, яку ви хочете опублікувати Якщо це весь робочий лист або лист діаграми, відкрийте його Якщо це діапазон – Виділіть його Виберіть команду Зберегти як вебсторінку в меню Файл Excel відкриє діалогове вікно Збереження документа, яке буде містити кілька додаткових відносяться до HTML елементів управління Клацніть на кнопці Опублікувати (Publish), щоб зявилося діалогове

вікно Публікація веб-сторінки (Publish As Web Page), показане на рис 207

Рис 207 У діалоговому вікні Публікація веб-сторінки ви можете вказати публіковану частина робочої книги і чи потрібна вам інтерактивність

Список, що розкривається Вибрати (Choose) містить всі елементи аркуша, допустимі до публікації Пункт Опубліковані раніше елементи (Previously Published Items) буде доступний, якщо лист вже хоча б раз проходив цей процес Якщо перед вибором команди Зберегти як веб-сторінку ви виділили діапазон, список Вибрати відобразить елемент Діапазон клітинок (Range Of Cells) і розташоване нижче поле буде містити адреса виділеного діапазону Цей діапазон ви можете змінити, вказавши замість нього інший

Прапорець Автопереізданіе при кожному збереженні книги (AutoRepublish Every Time This Workbook Is Saved) за замовчуванням знято Якщо ви хочете, щоб дані на веб-вузлі відповідали змінам, зробленим у файлі XLS, встановіть прапорець перед натисканням кнопки Опублікувати (Publish)

Прапорець Відкрити сторінку у браузері (Open Published Web Page In Browser) no замовчуванням встановлений Це зручно: при натисканні на кнопку Опублікувати ви відразу побачите, як нова веб-сторінка відображається в браузері

Публікація з інтерактивністю

Щоб опублікувати дані Excel з інтерактівностио, виконайте ті ж кроки, що й вище, але встановіть прапорець Додати інтерактивність (Add Interactivity With) У списку, суміжному з цим прапорцем, вкажіть, який компонент потрібно використовувати (В

Залежно від публікованих елементів робочої книги у вас може і не бути вибору) Якщо ви публікуєте звичайну, що не зведену, таблицю, Excel надасть вибір зберегти її або з інтерактивністю електронної таблиці, або з інтерактивністю зведеної

таблиці Другий варіант не принесе користі (при перегляді користувачеві нічого буде

перебудовувати), якщо тільки таблиця не представляє собою діапазону зовнішніх даних Ось тоді це має сенс, щоб зробити можливим при перегляді в браузері оновлення даних

Зауважте, що, коли ви публікуєте дані з інтерактивністю електронної таблиці, формули свнешнімі посиланнями перетворюються у свої поточні значення Інші формули, в тому числі посилаються на клітинки або діапазони по імені, залишаються без змін

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*