Ефективна робота з листами

• Збереження форматування в шаблонах

• Перевірка і документування листів

• Структурування листів

• Обєднання даних з різних листів

У цьому розділі мова піде про деякі спеціальні засоби, що допомагають користувачам Excel перетворювати простий набір даних в ефективну і наочну інформацію Розглянуті тут методи кілька складніше представлених раніше в розділі 7 («Редагування листів») і главі 8 («Форматування листів»), проте вони дозволяють ще більше автоматизувати рішення задач і можуть увійти до числа ваших найулюбленіших і часто використовуваних способів обробки даних Отже, темою даної глави будуть умовне форматування, створення стилів і шаблонів, а також їх застосування, структурування документів і вбудовані в Excel кошти перевірки та документування аркушів

Умовне форматування

Команда Умовне форматування (Conditional Formatting) меню Формат дозволяє форматувати клітинки певним чином тільки у випадку, коли виконуються задані умови, зокрема, коли значення в комірці досягає заданої величини, яку ми назвемоконтрольної Іноді таблиці, в яких використовується умовне форматування, називають сигнальними, оскільки в них робиться наголос на какойлибо специфічної проблеми

Наприклад, умовне форматування має сенс призначити осередкам, що містить підсумкові результати продажів в регіоні У разі падіння одного з показників нижче контрольного значення формат комірки змінюється так, щоб на неї відразу довелося б звернути увагу при перегляді таблиці Застосовується умовне форматування таким чином:

1 Виділіть клітинки, які потрібно відформатувати

2 Виберіть команду Формат ► Умовне форматування, щоб вивести на екран однойменне діалогове вікно, показане на рис 91

Рис 91 Діалогове вікно Умовне форматування призначено для визначення умов,

при виконанні яких формат комірки різко змінюється

3 Воно містить такі елементи:

D Перший список, що розкривається визначає, до чого буде ставитися умова: до значення у виділеній комірці або до формули, в якій для розрахунку виконання умови залучаються дані з інших осередків Зазвичай тут віддається перевагу варіанту Значення (Cell Value Is), і тоді застосування формату залежить від значення у виділеній комірці Як будується подальша робота при виборі варіанту Формула (Formula Is), ми розглянемо в наступному розділі

D У другому списку вибирається оператор порівняння, що задає умову Тут представлено наступне безліч логічних операторів: Між (Between), Поза (Not Between), Так само (Equal To), He одно (Not Equal To), Більше (Greater Than), Менше (Less Than), Більше або дорівнює (Greater Than Or Equal To) і Менше або дорівнює (Less Than Or Equal To)

D Третім елементом вікна є поле, куди слід ввести контрольне значення (з яким виконується порівняння) Якщо в другому списку обраний оператор Між (Between) або Поза (Not Between), в діалоговому вікні зявиться додаткове, друге поле, як показано на рис 91 Ці два поля служать для визначення верхнього і нижнього контрольних значень У всіх інших випадках потрібно вказувати тільки одне контрольне значення

D Щоб встановити ще одну умову, клацніть на кнопці А також (Add) Після цього в діалоговому вікні зявиться ще один набір елементів, повністю повторює перший У програмі допускається одночасне визначення до трьох умов і, відповідно, до трьох умовних форматів Наприклад, один формат для чисел, що перевищують задану величину, другий – для чисел, менше іншої величини, і останній – Для чисел, рівних третій контрольному значенню

4 Для кожного з умов після його визначення натисніть кнопку Формат (Format)

Відкриється урізана версія діалогового вікна Формат ячеек, що містить лише панелі Шрифт, Граница і Вид Задайте необхідні параметри оформлення, які будуть застосовані при виконанні даної умови

На рис 92 показана таблиця до і після застосування умовного форматування У цьому прикладі використовувалися два формати: один для чисел менше 1500 і другий для чисел більше 9000

Рис 92 Умовне форматування полегшує пошук і відстеження потрібних величин

Щоб видалити умовне форматування для діапазону комірок, виділіть його, знову відкрийте діалогове вікно Умовне форматування та натисніть кнопку Видалити (Delete) На екрані зявиться діалогове вікно Видалення умови форматування (Delete Conditional Format), зображене на рис 93 Вкажіть видаляються умови, які потрібно видалити, і натисніть кнопку ОК Врахуйте, що обрані умови залишаться дійсні до тих пір, поки ви не клацнете на кнопці ОК у діалоговому вікні Умовне форматування

Рис 93 Можна видалити всі або тільки деякі умови форматування

Використання формул при умовному форматуванні

Як вже було сказано, в першому спадному списку діалогового вікна Умовне форматування, показаного на рис 91, є варіант Формула Він використовується в тих випадках, коли потрібно створити більш складні умови форматування, ніж складені в діалоговому вікні Такі умови записуються у вигляді формул За допомогою подібних умов можна, наприклад, відстежити дати, потрапляють в певний часовий проміжок, знайти максимальне або мінімальне значення в таблиці, виділити певні текстові значення і т д

Тепер спробуємо записати умову у вигляді формули Виділіть клітинку або діапазон, відкрийте діалогове вікно Умовне форматування і виберіть у першому списку варіант Формула Потім введіть наступну формулу:

= MOD (РЯДОК () 2) = 0

Клацніть на кнопці Формат, на вкладці Вигляд (Pattern) виберіть який-небудь колір і закрийте обидва діалогових вікна, двічі натиснувши кнопку ОК За заданою формулою обчислюється залишок від ділення номера рядка на 2 Якщо залишок дорівнює нулю (це умова виконується для кожного другого рядка у виділеному діапазоні), до всієї рядку застосовується обраний фон осередків, як показано на малюнку нижче

При створенні логічних умов необхідно використовувати формули, що приймають значення або ІСТИНА (1), або БРЕХНЯ (0) Наприклад, таку:

=N4&gtCP3HA4($N$4:$N$37)

Тут комбінуються абсолютні і відносні посилання і розраховується середнє значення в заданому діапазоні Умова виконується, якщо значення в комірці N4 виявиться більше середнього значення в діапазоні $ N $ 4: $ N $ 37 Детальніше про використання посилань у формулах розповідається в розділі «Використання у формулах посилань» глави 12, у главі 14 («Основні функції») і в главі 15 («Дати і час»)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*