Пошук і заміна даних – ЧАСТИНА 1

Припустимо, ви створили великий робочий лист і хотіли б знайти всі входження конкретної рядки символів на цьому аркуші (Мовою компютерівсmpoкой(String) називається будь-яка послідовність символів, які допускається ввести в комірку, тобто рядок складається з букв, чисел, арифметичних операторів, знаків пунктуації та спеціальних символів) Для виконання цього завдання слід викликати команду

Знайти (Find) меню Правка, яка дозволяє виявити на аркуші будь-який рядок, посилання на клітинку, імя діапазону або формулу Крім цього, з її допомогою можна знайти певним чином отформатированную конкретну рядок символів або навіть просто відформатовані дані, незважаючи на вміст Потім, вибравши команду Замінити (Replace), можна відредагувати виявлені рядки символів або формат осередків

У результаті вибору в меню Редагування команди Знайти або натискання клавіш Ctrl + F на екрані зявляється діалогове вікно Знайти і замінити (Find And Replace), зображене на рис 731 (Якщо у вас на екрані вікно має інший вигляд, клацніть на кнопці Параметри (Options), щоб розширити його) Розглянемо елементи управління цього діалогового вікна:

► Знайти (Find What) У полі Знайти вводиться зразок – рядок символів Тут слід дотримуватися точність, оскільки програма буде шукати рівно те, що ви набрали, включаючи всі прогалини – ні більше ні менше

► Враховувати регістр (Match Case) Якщо встановлений даний прапорець, Excel розрізняє великі та малі букви і знаходить тільки ті входження, які збігаються із зразком з точністю до регістру букв Якщо прапорець знятий, пошук буде виконаний без урахування регістру

► Осередок цілком (Match Entire Cells Contents) При встановленому прапорці шукаються осередку, значення в яких ідентичні шуканої рядку символів У звичайному режимі Excel виконує пошук будь-якого входження зразка, навіть якщо воно є частиною іншої послідовності символів

► Шукати (Within) Список, в якому встановлюється область пошуку: або на активному аркуші, або на всіх аркушах книги

► Переглядати (Search) Тут вибирається порядок перегляду: по рядках або по стовпцях Пошук в невеликих документах в будь-якому напрямку займає частки секунди Але якщо ви працюєте з таблицею величезних розмірів і маєте уявлення про те, як краще виявити шуканий рядок, визначення порядку перегляду стає цілком осмисленим Коли обраний варіант За рядками (By Rows), Excel

«Сканує» лист по горизонталі, рядок за рядком, починаючи з виділеної в даний момент осередки Скористайтеся цим режимом, якщо вважаєте, що шукана рядок символів знаходиться праворуч від виділеної осередки При виборі варіанту По стовпцях (By Columns) лист проглядається стовпець за стовпцем, починаючи з виділеної комірки Даний варіант пошуку варто вибирати, коли ви вважаєте, що мета пошуку знаходиться нижче виділеної комірки

► Область пошуку (Look In) Це поле зі списком додатково конкретизує порядок пошуку: його областю можуть бути формули, значення або примітки Якщо вибрати варіант Формули (Formulas), Excel стане обробляти лише комірки з формулами У варіанті Значення (Values) пошук виконується як по осередках з константами, так і по осередках, що відображає результати обчислень за формулами Вибір пункту Примітки (Comments) має на увазі перевірку тільки текстів приміток, приєднаних до осередків

Рис 731 Діалогове вікно Знайти і замінити служить для пошуку рядка символів

РАДА

Якщо потрібно виконати пошук по всьому поточному робочому листу або по всій активній книзі (залежно від того, що вибрано у списку Шукати (Within)), то не має значення, яка осередок була виділена перед викликом команди Знайти Excel почне пошук з цього осередку і перегляне цілком лист або книгу Хоча, в певних випадках таким чином можна зменшити час пошуку Але якщо потрібно знайти небудь тільки в якомусь обмеженому діапазоні, слід обовязково виділити його до виклику команди Знайти

Нюанси, які мають місце при пошуку за формулами або за значеннями, іноді викликають деяке нерозуміння Слід памятати, що збережене і відображуване значення в комірці часто не збігаються Тому, коли ви задаєте область пошуку, зверніть увагу на такі обставини:

► якщо комірка містить формулу, то відображуваним значенням зазвичай є результат обчислення за цією формулою

► якщо в комірці знаходиться число, то показуване значення може як збігатися, так і не збігатися з збереженої величиною

► якщо в клітинці відображається текст, то, швидше за все, він не відрізняється від збереженої величини, за винятком випадку, коли текст є результатом обчислення за формулою, що містить функції обробки тексту

► якщо осередок має формат Загальний (General), то відображається і збережене значення зазвичай збігаються

Наприклад, нехай у поле Знайти введено значення 1000 і в списку Область пошуку обраний варіант Значення Тоді Excel здійснюватиме пошук цього рядка по всіх комірках листа Якщо осередок з збереженим у ній значенням 1000 має формат Загальний, пошукова система знайде її Але якщо те ж саме число міститься в комірці, що має, наприклад, грошовий формат, програма не зуміє її виявити, оскільки відображуване значення ($ 1,000) може неточно відображати шуканої рядку (1000) Оскільки пошук ведеться тільки серед значень, а не в формулах, Excel ігнорує той факт, що збереженим вмістом осередку є число 1000

РАДА

Якщо ви закрили діалогове вікно Знайти і замінити і потрібно продовжити пошук наступного входження шуканої рядка, натисніть F4 – клавішу, що викликає повторення останньої виконаної дії А для повторення саме останнього пошуку, незалежно від інших операцій, призначене сполучення клавіш Shift + F4

Пошук форматованих даних

Тепер Excel надає спосіб пошуку і заміни всіх осередків з однаковим форматом і будь-яким вмістом, тобто дозволяє зробити форматування як додатковим, так і окремим критерієм пошуку Клацання на кнопці Формат (Format) діалогового вікна Знайти і замінити, показаного на рис 732, викликає інше діалогове вікно, зображене на мал 733 Залежно від того, на якій вкладці діалогового вікна Знайти і замінити була натиснута кнопка Формат, друге вікно буде називатися або Знайти формат (Find Format), або Замінити формат (Replace Format) Нічим, крім назв, дані діалогові вікна один від одного не відрізняються На різних вкладках цього діалогового вікна можна вибрати будь-яку кількість параметрів, а потім натисненням кнопки ОК додати їх до спільного критерію пошуку

Якщо клацнути на стрілці кнопки Формат, зявиться меню, в якому є команда Вибрати формат з осередку (Choose Format From Cell) (див рис 732) Вона також доступна на обох вкладках діалогового вікна Знайти і замінити

Рис 732 Щоб як критерій пошуку задати формат визначеної комірки,

виберіть у меню кнопки Формат команду Вибрати формат з осередку

Після клацання на команді Вибрати формат з осередку діалогове вікно зникне, а поруч з покажчиком миші зявиться невеликий значок у вигляді піпетки Клацніть на осередку, формат якої потрібно використовувати в Як критерій пошуку Діалогове вікно Знайти і замінити знову зявиться на екрані, і в ньому праворуч від поля Знайти буде присутній зразок осередку із заданим форматуванням (до вибору комірки-зразка в цьому місці знаходиться повідомлення Формат не заданий) Після додавання формату як критерію пошуку Excel стане шукати рядок символів, отформатированную тільки заданим чином Наприклад, якщо шукається слово Продажі, а в якості формату

зазначено напівжирне накреслення символів, то Excel обмежиться виявленням всіх входжень слова Продажі, набраних стилем Напівжирний Осередок, що містить слова Продажі інструментів, які набрані напівжирним шрифтом і виділені курсивом та підкресленням, також буде знайдена, оскільки її вміст відповідає пошуковому критерію Чим більше параметрів форматування ви обираєте, тим більше звужуєте область пошуку Щоб змінити умови щодо форматування, попередньо видаліть раніше задані, вибравши в меню кнопки Формат команду Очистити формат пошуку (Clear Find Format) (див рис 732)

Рис 733 Діалогове вікно Знайти формат відкривається клацанням на кнопці Формат діалогового вікна Знайти і замінити

Пошук з використанням групових символів

Для розширення можливостей пошуку передбачені групові символи та * Вони стають особливо корисні тоді, коли шукається група подібних, але не ідентичних значень, або коли точно невідомо, як виглядатиме результат Ці символи використовують таким чином:

► Знак питання замінює собою один символ в шуканої рядку Наприклад, в результаті пошуку по поєднанню 100 будуть знайдені значення 1000, 1001, 100А, 100В і т д

► Зірочка * відповідає будь-якій кількості будь-яких символів в шуканої рядку (включаючи їх відсутність) Наприклад, рядку 12* відповідають значення 12, 120, 125, 1200000 і навіть 123, Невський пр

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*