Практичні поради Основи роботи з листами Робота з книгами

У процесі створення робочого листа немає нічого особливо складного і загадкового Зрештою, це не більше ніж простий набір рядків і стовпців в електронній таблиці Хоча ми зовсім не збираємося обмежувати ваші творчі плани, все ж існує кілька основних принципів, якими варто керуватися при розмітці і заповненні аркушів Познайомившись з ними, ви значно полегшите собі подальше життя У цій главі дано відповіді на безліч вопpocoв, які, безсумнівно, виникнуть у вас в першу чергу Сподіваємося, що, перш ніж піти з головою в роботу, ви познайомитеся з її вмістом

Які дані вводяться в рядки, а які в стовпці

Бажано дотримуватися наступного очевидного і простого правила: кількість рядків робочого аркуша повинна перевищувати кількість його стовпців Насамперед, це повязано з наочністю і легкості читання даних на екрані Наприклад, на рис 41 показаний робочий лист, в якому заголовками рядків є місяці року, а в заголовках стовпців фігурують назви регіонів Але досить легко уявити собі і зворотну картину, якщо поміняти місцями рядки і стовпці аркуша Проте перший спосіб відображення більш кращий, тому що, по-перше, такий робочий лист цілком відображається на екрані, а по-друге, легко поміщається на друковану сторінку У наведеному на рис 41 прикладі робочий лист містить тільки пять стовпців неузагальнених даних, але, якби стовпців було більше, ніж рядків, мало б сенс змінити орієнтацію таблиці і помістити назви місяців в заголовки стовпців

Рис 41 Місяці краще виносити в заголовки рядків

Зазвичай доповнюють таблицю даними по рядках, а не за стовпцями Тобто робочий лист повинен бути по можливості вузький і довгий Звичайно, ніхто не забороняє формувати широкий і короткий лист, що складається всього з декількох рядків і безлічі стовпців, але, як правило, це незручно і нераціонально Адже тоді для перегляду даних вам доведеться постійно прокручувати лист вліво-вправо, а при друку вийде безліч сторінок з розривами між стовпцями Тому, перш ніж почати вводити інформацію, подумайте про те, як виглядатиме ваш робочий лист, щоб пізніше не втратити час на його реорганізацію

Коли таблиця орієнтована вертикально, для її перегляду зручно використовувати клавіші Page Up і Page Down Горизонтально витягнутий лист, подібний представленому на рис 42, буде, без сумніву, правильно відображати ваші дані, але переходити до стовпців, які виходять за межі екрану, доведеться тільки за допомогою смуг прокрутки або за допомогою миші, що має коліщатко

Рис 42 Листи, орієнтовані горизонтально, важче переглядати і друкувати

Чи планується надрукувати робочий лист

Перш ніж розпочати роботу над новим листом, ви повинні запитати себе, чи збираєтеся надалі друкувати його Цілком імовірно, що немає необхідності особливо хвилюватися, оскільки, наприклад, таблиця буде використовуватися тільки для накопичення інформації

Але якщо ж ви плануєте в майбутньому надрукувати лист, варто заздалегідь подумати про розташування даних на ньому і про те, як сам документ буде, виглядати на папері Від цього залежить оформлення листа, яке може бути зовсім різним Так, лист на рис 42 навіть при зміні орієнтації сторінки (з книжкової на альбомну) у віддрукованому вигляді займе не менше двох сторінок Причому друга сторінка буде містити тільки стовпці з заголовками і даними, але назви рядків, до яких вони належать, чи не будуть видні, оскільки залишаться на першій сторінці Втім, саме це не так істотно – є можливість при друку копіювати назви рядків і стовпців на іншу сторінку, завдяки передбаченим у Excel засобам Таке копіювання просто необхідно застосовувати з метою підвищення зручності читання при друку витягнутих як по горизонталі, так і по вертикалі аркушів

ДИВИСЬ ТАКОЖ -—

Більш докладно про налаштування параметрів сторінки та друку заголовків розповідається в главі 11, «Друк листів»

Необхідно також передбачити, в якому вигляді і для яких цілей буде використовуватися робочий лист після друку Якщо це буде звіт, бажано зібрати всі найважливіші дані і помістити їх на одну сторінку Якщо ж лист створюється для презентації, можливо, доведеться ще сильніше стиснути дані, подавши інформацію у вигляді більш легко «засвоюваній» компактної таблиці, що складається всього з десятка іншого осередків, яка в підсумку поміститься на слайді або прозорій плівці У випадку, коли потрібно відобразити велику кількість даних, зручно створювати окремі аркуші результатів, подібні показаному на рис 43 Також Excel дозволяє приховати частину рядків або стовпців таблиці і, таким чином, при друку виводити лише підсумкові значення, аналогічно рис 44

Рис 43 Якщо єдина таблиця занадто громіздка, зручно створювати окремі аркуші з короткими звітами

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Структурі листів присвячений розділ «Структурування листів» глави 9

Якщо робочий лист створюється з метою перевірки даних або як документ, на який потім будуть неодноразово посилатися, найвірогідніше ви побажаєте помістити на ньому всю інформацію У цьому випадку дуже важливо правильно вибрати орієнтацію Допускається друк як на горизонтально розташованих аркушах паперу (альбомний формат), так і на вертикальних (книжковий формат), тому розміщувати дані на робочому листі треба відповідним чином Альбомний формат більш зручний для таблиць з великою кількістю стовпців, а книжковий – для великої кількості рядків Як вже було сказано, при надлишку стовпців можна спробувати сегментувати всі дані, приховавши частину стовпців з докладною інформацією і залишивши тільки загальні підсумкові графи Наприклад, кожному колонку на рис 43 відповідає окремий лист з детальною інформацією по вказаного розділу, про що свідчить безліч ярликів аркушів у нижній частині вікна робочої книги

Рис44 Щоб помістити всі дані на один друкований аркуш, частина рядків або стовпців можна приховати

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*