Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 3

4 Натисніть кнопку ОК і потім оновіть список

Публікація стовпця з пятизначними поштовими індексами також представляє невелику проблему Якщо в стовпці відсутні індекси з провідними нулями, ви можете залишити їх числовими в загальному списку В іншому випадку перетворіть числовий стовпець в текстовий і потім відредагуйте індекси, які виявилися обрізані Щоб перетворити стовпець, виконайте кроки 1 і 2 попередньої процедури Потім на сторінці Зміна шпальти (Change Column) встановите перемикач Імя та тип (Name And Type) в положення Однорядковий текст (Single Line Of Text)

Для інших типів числових даних Excel, які SharePoint може спотворювати, – номерів телефонів, індексів соціального страхування або девятизначних поштових кодів – найкраще рішення складається в тому, щоб перетворити числові значення в текстові до публікації списку (або просто вводити їх як текст) Припустимо, що у своєму списку контактів ви призначили одну телефонних номерів формат Номер телефону (Phone Number) Це формат дуже зручний під час введення даних, бо звільняє вас від необхідності укладати частина номера в круглі дужки Але він не транслюється в список SharePoint Вихід у перетворенні таких чисел в текстові

значення за допомогою функції ТЕКСТ (TEXT) Виконайте наступні дії:

1 Вставте новий стовпець поруч зі стовпцем, що містить номери телефонів

2 У цьому стовпці навпроти першого номера телефону введіть формулу = TEKCT (D2 (000) 000-0000) (замініть D2 посиланням на ваш перший номер телефону)

3 Скопіюйте формулу вниз до кінця списку так, щоб кожен числовий номер телефону отримав текстовий еквівалент в сусідньому стовпці

4 Скопіюйте весь стовпець текстових номерів телефонів у буфер обміну

5 Виділіть стовпець числових номерів телефонів, в меню Правка (Edit) виберіть команду Спеціальна вставка (Paste Special) і потім встановіть перемикач в положення Значення (Values)

6 Видаліть стовпець, який вставили Якщо ви робите це в обєкті-списку, виділіть заголовок вставленого шпальти Потім в меню Редагування виберіть команду Видалити стовпець (Delete Column)

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткову інформацію про функції ТЕКСТ та інших текстових функціях ви знайдете в розділі «Текстові функції» глави 14

Синхронізація повязаного списку

Обєкт списку, повязаний зі своєю копією на сторінці SharePoint, стає запитом до джерела зовнішніх даних Подібно до інших видів запитів, описуваних в главі 29, він може оновлюватися за розкладом або на вимогу Якщо список повязаний з вузлом SharePoint, оновлювати допускається обидва списки Тобто зміни, зроблені в Excel, передаються до списку SharePoint, і навпаки Такий вид поновлення називається синхронізацією

Щоб синхронізувати звязаний список, виберіть команду Дані ► Список ► Синхронізувати список (Data ► List ► Synchronize List With SharePoint) або натисніть аналогічну кнопку на панелі інструментів Список (List) Якщо ви хочете, щоб синхронізація виконувалась за розкладом, клацніть правою кнопкою миші на будь-якій комірці списку і в контекстному меню виберіть команду Властивості діапазону даних (Data Range Properties) (Ця команда також стає доступною після натискання кнопки Список (List Range) на панелі інструментів Список) У діалоговому вікні Властивості діапазону даних (External Data Range Properties) встановіть прапорець Оновлювати кожні (Refresh Every) і введіть інтервал оновлення у хвилинах

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткова інформація про діалоговому вікні Властивості діапазону даних наведена у розділі «Режими оновлення та інші властивості запитів» глави 29

Якщо одна і та ж осередок списку була відредагована на сторінці SharePoint і в локальній копії, в момент синхронізації ви побачите діалогове вікно, подібне показаному на рис 286 Щоб підтвердити зміни в загальному списку

і відмовитися від своїх, натисніть кнопку Скасувати мої зміни (Discard My Changes) Щоб були прийняті ваші зміни, необхідно відкрити загальний список і внести їх туди (або видалити чужі зміни в списку SharePoint і потім натиснути кнопку Повторити мої зміни (Retry My Changes) в Excel) Якщо конфліктів кілька, Excel запропонує вам дозволити перший, потім другий і т д Ви можете відмовитися відразу від всіх своїх змін або, навпаки, підтвердити їх за допомогою кнопок, розташованих внизу діалогового вікна

Рис 286 Якщо після останньої синхронізації список змінений на сторінці SharePoint і в робочому листі, Excel надасть вам можливість вибору

У будь-який момент ви вправі відмовитися від локальної правки і відновити останню версію списку з вузла SharePoint Для цього виберіть команду Дані ► Список ► Скасувати зміни та оновити (Data ► List ► Discard My Changes And Refresh) або скористайтеся аналогічної кнопкою на панелі інструментів Список

Якщо після зміни своєї копії списку ви збережете книгу без синхронізації, зявиться вікно з попередженням При наступному відкритті книги ви отримаєте таке повідомлення

Щоб зберегти свої раніше зроблені зміни і залишити можливість синхронізації їх з копією списку SharePoint, натисніть кнопку Так (Yes) Зміни стануть відкладеними, а час синхронізації ви вже виберете на свій розсуд, відразу ж або пізніше

При небажанні обєднати свої зміни із загальним списком натисніть кнопку Ні (No)

Excel відобразить список в тому вигляді, в якому він був збережений в останній раз Але якщо ви

спробуєте небудь виправити в цьому списку, то побачите наступне повідомлення:

Тим самим Excel інформує вас, що звязаний список знаходиться в ненормальному стані: ви раніше внесли зміни, але зараз їх неможливо синхронізувати Є два способи відновити функціональність списку: відмовитися від звязування (вибрати команду Дані ► Список ► Скасувати звязування списку (Data ► List ► Unlink List)) або оновити його поточної копією списку Share-Point (вибрати команду Дані ► Список ► Скасувати зміни та оновити (Data ► List ► Discard My Changes And Refresh)) Але якщо ви потрапили в таку ситуацію помилково (тобто насправді хотіли оновити копію SharePoint своїми раніше сінхронизований змінами), просто закрийте книгу, знову відкрийте її і на цей раз виконайте оновлення

Робота з обчислюваними стовпцями в повязаних списках

Якщо вам потрібна список з обчислюваними стовпцями для спільного використання, краще створити його засобами SharePoint і потім експортувати в Excel з тієї причини, що всі формули, визначені в Excel, замінюються константами в момент публікації списку

Але коли є вже готовий список Excel і вам зовсім не хочеться створювати його заново на сторінці SharePoint, вчините навпаки – опублікуйте список і доробіть його на вебузле Проілюструємо сказане таким прикладом

На рис 287 показаний список Excel, призначений для формування звіту за рік на основі квартальних даних Припустимо, що ви хотіли б опублікувати його на сайті SharePoint з тим, щоб інші члени робочої групи могли оновлювати список своєю інформацією При надходженні нових даних ви також хотіли б підтримувати в актуальному стані за рахунок синхронізації свій робочий лист На жаль, формули в осередках F2: F6 будуть замінені їх поточними значеннями, як тільки ви опублікуєте список

Щоб вирішити проблеми, що виникають після публікації, відкрийте список SharePoint Потім клацніть на посиланні Змінити налаштування і стовпці (Modify Settings And Columns) в лівій частині сторінки Завантажиться сторінка (рис 288), яка дозволить вам усунути не одну, а дві проблеми, повязані з цим списком Стовпець Всього має формат Число (Number) (оскільки він містить числові константи, а не обчислювані значення), а для стовпця Кв 4 за замовчуванням встановлений тип даних Однорядковий текст (SingleLine Of Text) (так як в даний момент стовпець порожній)

Рис 287 Коли ви опублікуєте цей список, обчислювані значення в стовпці F стануть константами, і це суперечить первісної мети публікації

Рис 288Побіжний погляд на параметри стовпців опублікованого списку відразу виявляє д ^ е проблеми: стовпець Кв 4 має текстової тип даних і стовпець Всього містить числові константи, а не формули

З проблемою стовпця Кв 4 ви впораєтеся наступним чином:

1 У розділі Стовпці (Columns) сторінки Налаштування (Customize) клацніть на заго-

Спритні Кв 4

2 Переведіть перемикач Імя та тип (Name And Type) на сторінці, яка зявиться на екрані, в положення Число (1, 1,0, 100) (Number (1,10,100))

3 Натисніть кнопку ОК

Зі стовпцем Усього кілька складніше: його необхідно видалити і потім створити новий,

але вже обчислюваний стовпець Нижче описана приблизна процедура

1 У розділі Стовпці сторінки Налаштування (рис 288) клацніть на заголовку Всього

2 У самому низу сторінки Зміна шпальти (Change Column) натисніть кнопку

Видалити (Delete) і потім підтвердить свій намір

3 Поверніться до сторінці Налагодження та клацніть на команді Додати новий стовпець

(Add A New Column)

4 У полі Імя стовпця (Column Name) сторінки Додавання стовпця (Add Column)

введіть слово Всього

5 У розділі Імя та тип сторінки Додавання стовпця виберіть варіант обчислює-

мий (Обчислення по інших стовпців) (Calculation Based On Other Columns)

6 У розділі Додаткові параметри стовпця (Optional Settings For Column) сторінки Додавання стовпця (Add Column) виберіть тип Число (1, 1,0, 100) (Number (1,10,100))

7 У полі Формула (Formula) (прямо над списком типів даних) введіть знак =

8 У списку Додати стовпець (Insert Column) клацніть двічі на елементі Кв 1

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*