Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 5

РАДА

Як бачите, список типів даних не включає тип Текст У списку є елемент Довжина тексту, але це не означає, що вводитися повинен саме текст Ця умова просто створює обмеження по довжині (наприклад, від 5 до 50 символів), яке буде перевірятися в разі введення тексту Щоб відсікати будь-які інші дані, крім тексту, виберіть тип Інший і потім введіть формулу = ЕТЕКСТ (адреса), де адреса – це посилання на перевіряється осередок

Список допустимих значень

Для певного типу даних можна перерахувати варіанти допустимих значень, вибравши пункт Список в списку Тип даних і вказавши діапазон комірок, займаний вашим списком Припустимо, ви хочете, щоб в комірку А1 не можна було вводити нічого іншого, крім значень Північ, Південь, Схід абоЗахід Тоді введіть їх у будь-який інший частини робочої книги – наприклад, в осередках Z1: Z4 Потім виділіть клітинку А1, виберіть команду Перевірка в меню Дані, виберіть варіант Список в розкривається

списку Тип даних і вкажіть Z1: Z4 як джерело допустимих значень

Перевірка даних, що вводяться за допомогою формули

Щоб використовувати для діагностики даних формулу, виберіть у списку Тип даних пункт Інший і введіть формулу в полі, що зявилося Формула (Formula) Формула повинна посилатися на перевіряється осередок (при необхідності і на інші комірки) і виробляти в якості обчислюваного значення ІСТИНА (TRUE) або БРЕХНЯ (FALSE) Відповідно, щоб переконатися, що значення в комірці А1 більше, ніж у В1, виділіть комірку А1 і наберіть в полі Формула вираз = А1> В1

У випадку, коли потрібно задати більш одного критерію перевірки, використовуйте логічні функції І (AND) та / або АБО (OR) Наприклад, критерієм «С1 більше, ніж А1, але менше В1» відповідає формула = І (С1> А1, С1 <В1).

Якщо перед вибором команди Перевірка виділено діапазон комірок, Excel належним чином оновить все відносні посилання Так, якщо ви виділите блок А1: А10 і введете вираз = А1> В1 в якості перевіряє формули, програма гарантує, що значення в комірці А1 більше не В1, в А2 – більше В2 і т д Щоб зробити посилання абсолютної, додайте в потрібних місцях знаки долара Наприклад, для того щоб всі значення діапазону А1: А10 перевищували величину в В1, змініть формулу на

= А1> $ В $ 1 Як звичайно, ви можете натиснути клавішу F4 після введення посилання на клітинку,

щоб перетворити посилання в абсолютну

Завдання підказки

Правило перевірки стане повним, з точки зору користувача, якщо ви Супроводьте його повідомленням-інструкцією Для цього клацніть на вкладці Повідомлення для вводу (Input Message) у діалоговому вікні Перевірка вводятьсязначень Тут вкажіть текст своєї підказки і, за бажанням, заголовок вікна, в якому вона зявиться При виділенні перевіреній осередку повідомлення буде виведено поруч з осередком

Завдання виду і тексту повідомлення про помилку

Якщо ви задасте тільки критерій перевірки для вічка або діапазону, Excel при введенні неприпустимих даних виведе стандартне повідомлення про помилку і змусить користувача повторити або скасувати ввід (при скасуванні в комірці залишається попереднє значення) Для того щоб діагностичне повідомлення містило ваш власний текст, клацніть на вкладці Повідомлення про помилку (Error Alert) у діалоговому вікні Перевірка вводяться значень і далі введіть ці заголовок і текст

На вкладці Повідомлення про помилку ви також можете вибрати вид повідомлення: Зупинка (Stop), Попередження (Warning) і Повідомлення (Information) Це зробить вплив на значок, що відображається поряд з текстом повідомлення, і послідовність дій користувача За замовчуванням (варіант Останов) йому дозволено заново ввести дані або скасувати введення При виборі варіанту Попередження користувач отримає

інформацію про те, що введені дані некоректні, але він проте має право залишити це значення в комірці У разі типу Повідомлення користувач побачить діагностичне повідомлення з забороною на повторне введення

Форми при роботі зі списками

Звичайний порядок введення нової інформації в список – в перший пустий рядок в нижній його частині Але є й інший, куди більш зручний шлях – за допомогою команди Форма (Form) меню Дані Команда Форма генерує діалогове вікно, що полегшує додавання даних до списку і виконання інших операцій зі списком Малюнок 2812 демонструє таку форму для списку співробітників з раніше розглянутого прикладу (див рис 281)

Рис 2812 Команда Форма генерує діалогове вікно, що полегшує роботу зі списком

У верхній частині форми Excel виводить імя аркуша (а не книги), що містить список, для якого призначена ця форма Безпосередньо нижче рядка заголовка вікна шикуються поля згідно заголовкам стовпців списку Якщо в список вже введено кілька рядків, праворуч від заголовків стовпців ви побачите значення з першого рядка списку (При відкритті форми поточної стає першою запис, незалежно від того, яка осередок у списку зараз активна)

Чому на рис 2812 стовпець Вік представлений не полем Тому що це ви-

числящий стовпець, а форма дозволяє змінювати тільки статичні дані

Додавання рядків

Щоб додати до списку новий рядок, натисніть кнопку Додати (New) Форма буде очищена з метою введення значень для нового запису Для вставки ще одного рядка

повторно натисніть кнопку Додати Щоб повернутися в лист, клацніть на кнопці

Закрити (Close)

Після додавання нового рядка в список за допомогою команди Форма список розширюється вниз Якщо нові значення будуть записуватися у вже заповнені комірки робочого аркуша, Excel попередить вас про неприпустимість цієї дії і відмовиться приймати нові дані

Пошук записів

Для пошуку певних записів (рядків) у списку служить кнопка форми Критерії (Criteria) При її натисканні Excel відкриває нову форму, що включає в себе поля введення для всіх стовпців, в тому числі і для обчислюваних (рис 2813) Якщо ви введете критерії в кілька полів, то після клацання на кнопці Назад (Find Next) або Далі (Find Prev) будуть знайдені записи, що проходять за всіма критеріями (Як ви побачите, в Excel є й інші способи пошуку записів, у тому числі задовольняють хоча б одній із заданих умов, а не всім разом) У варіанті, показаному на рис 2813, ви можете знайти всіх співробітників віку 50 років і молодше, чиї річні оклади не менш

$40 000

Рис 2813Після натискання кнопки Далі або Назад ви перейдете до наступної (або попередньої) запису, що задовольняє обом критеріям

При введенні текстового умови врахуйте, що програма приєднає до нього неявний символ підстановки «зірочка» Тобто якщо набрати букву Б в поле Прізвище, Excel буде шукати всі прізвища, що починаються з «Б»

При введенні умови за датою допускається використовувати будь-який формат, який Excel розпізнає як дату Наприклад, щоб отримати інформацію по наймолодшим членам колективу, що народилися починаючи з 1 січня 1980 року, введіть> 10180,> 1

Січень 1980 або значення в будь-якому іншому з численних форматів дати

Сортування списків і діапазонів

Excel надає різноманітні способи сортування діапазонів робочого листа Ви вправі сортувати рядки або стовпці в зростаючому або спадному порядку, з урахуванням або без урахування регістру букв (При сортуванні рядків змінюється порядок розташування рядків у списку, тоді як стовпці залишаються на своєму місці При упорядкуванні по стовпцях відповідно змінюється порядок розташування стовпців) Можна навіть задати свій власний порядок сортування, щоб назви відділень фірми завжди зявлялися не в алфавітній, а в заданій вами послідовності

Сортування по одному стовпцю

Щоб відсортувати діапазон за значеннями одного стовпця, наприклад по стовпці Прізвище на рис 281, виділіть одну комірку в цьому стовпці Потім натисніть кнопку Сортування за зростанням (Sort Ascending) на панелі інструментів Стандартна (Standard) (для упорядкування стовпця в зростаючому числовому або алфавітному порядку) або кнопку Сортування за спаданням (Sort Descending) для сортування в зворотному напрямку В результаті дані будуть розташовані в заданому порядку за стовпцем, в якому виділена комірка При виборі команди Сортування (Sort) у меню Дані (Data) відкривається діалогове вікно Сортування діапазону (Sort) Коли поточний список піддається цій дії в перший раз, вікно Сортування діапазону (рис 2814) налаштоване за замовчуванням Якщо список вже раніше сортувалося, воно буде виглядати, як у момент попереднього виклику

Рис 2814 Excel розпізнає розміри списку, а також наявність або відсутність рядка заголовків стовпців

Excel зазвичай розпізнає рядок заголовків, яка повинна залишатися на місці при сортуванні інших рядків, і встановлює перемикач Ідентифікувати

діапазон даних по (My Data Range Has) в положення підписом (перший рядок діапазону) (Header Row) І навіть якщо програма з якоїсь причини не помітила рядка заголовка і вибрала варіант Позначенням стовпців аркуша (No Header Row), це легко виправити, перед тим як натиснути кнопку ОК

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*