Для кого призначена ця інформація?

Формуєте ви лист для своїх власних цілей або їм буде користуватися ктонибудь ще, наприклад при спільній роботі Чи потрібен для цього компютер або достатньо роздруківки Іншими словами, чи потрібне доводити лист до досконалості або ж частина параметрів форматування можна опустити Що ви плануєте створити: докладний звіт з діаграмами або короткий огляд з декількох рядків Дуже важливо правильно оцінити цільову аудиторію і відповідним чином оформити лист

Якщо ваша електронна таблиця містить багато деталізованої інформації (можливо, саме в цьому і полягає ваша робота), ви повинні уявляти, які з деталей найбільш цікаві Необхідно встати на місце тих людей, які будуть переглядати цю таблицю, і розповісти їм рівно те, що вони хочуть знати, – не більше й, звичайно ж, не менше Коли робочий лист містить занадто багато відомостей, насправді непотрібних вашої аудиторії – а такі дані завжди знайдуться, – має сенс підготувати ще один лист з короткою зведенням, подібний показаному в прикладі на рис 43 А якщо лист призначений для різних категорій користувачів, то на основі вихідних даних створіть кілька звітів для кожної такої групи відповідно з її інтересами

Обійдуться чи колеги без вашої допомоги при роботі з вашими електронними таблицями

Якщо ви створюєте робочі листи, які потім будуть використовуватися іншими людьми, подбайте про те, щоб вони були зрозумілі і добре документовані На жаль, більшість з нас не надто замислюється про документування Однак, формуючи таблиці для вирішення комерційних завдань або в особистих цілях, завжди слід тримати на замітці наступне: плід вашої праці в якийсь момент може знадобитися будь-кому ще, і невідомо, чи будете ви поруч Тому постарайтеся зробити так, щоб інші зуміли легко розібратися з вашими таблицями Якщо навіть ви змініть роботодавця, від вас залишаться тільки хороші враження, і вашому наступнику буде досить легко увійти в курс справи Невеликі примітки по всьому листу з поясненнями і коментарями, як у прикладі на рис 45, можуть істотно полегшити долю інших користувачів

Рис 45 Підготуйте необхідні примітки і посилання, щоб полегшити роботу з листом ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Більш докладно про документування робочих аркушів розповідається в розділі

«Додавання приміток» глави 9

Памятаючи про тлінність життя, потрібно так само дбайливо ставитися і до робочих листам, що містить важливі персональні записи Як не жахливо це звучить, вам напевно не сподобається думка про те, що у разі несподіваної смерті ваше сімейство потрапить у біду тільки через плутанині в вашої фінансової документації

Чи можна для робочих аркушів використовувати зовнішні дані

Багато людей для роботи зі своїми таблицями залучають дані, взяті з какихлибо інших джерел Наприклад, база даних, яка зберігається на вашому компютері або на будь-якому іншому мережевому ресурсі, може служити джерелом інформації, яка витягується і аналізується в Excel Якщо це дійсно так, постарайтеся полегшити собі життя Досить часто ми швидко беремося за річ, не продумавши його повністю Цілком може статися, що звернення до джерела інформації виявиться не поодиноким, а повторюваним Якщо вам доводиться витягати відомості з бази даних, резоннее створити так звані запити (Queries), які можна запускати знову і знову, і тоді для наступної таблиці цього типу не знадобиться починати все спочатку Крім того, такий спосіб дозволяє бути абсолютно впевненим, що всі імпортовані дані структуровані абсолютно однаково Надалі цю структуру даних можна було б використовувати як базу для майбутнього робочого аркуша Можливо, в цілях забезпечення конфіденційності джерела, має сенс зберегти всі імпортовані дані на окремому аркуші, щоб сторонні їх не бачили, і потім на їх основі безтурботно створювати чудово відформатовані таблиці, що дозволяють витягти строго певну інформацію У прикладі на рис 46 на передньому плані продемонстрований лист, що видає інформацію вже з певним смаком, а позаду нього, в окремій таблиці, розташовані «сирі» вихідні дані

Рис 46 Імпортовані дані можна залишити на окремому аркуші, а для їх презентації створити інший аркуш з відповідним дизайном

ДИВИСЬ ТАКОЖ-—

Більш докладно про використання зовнішніх даних розповідається в розділі «Робота із зовнішніми даними» глави 29, а також цьому присвячена частина VI, «Спільна робота та Інтернет»

ПРИМІТКА

Деякі люди, почувши слова «база даних», широко розкривають очі і чекають розяснення незрозумілого терміна Що ж, пояснимо це поняття і ми Незважаючи на те що більшість програм управління базами даних досить складні, вважається, що робочі листи Excel (подібні таблиці з вихідними даними на рис 46) фактично є найпростішими базами даних Як приклад видрукуваної бази даних можна привести звичайний телефонний довідник У термінології баз даних всі відомості, що містяться в одному рядку довідника (тобто відносяться до одного телефонному абоненту), називаються записом, а кожен окремий її інформаційний елемент (імя, прізвище, адреса і телефон) називається полем

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*