Редагування листів Копіювання, вирізання та вставка

• Додавання та видалення елементів аркуша

• Скасування виконаних дій

• Редагування вмісту комірок

• Пошук і заміна даних

• Редагування групи листів

• Введення тексту і перевірка орфографії

Вирізання та вставка Додавання і видалення Скасування і скасування відміни Всі перераховані операції здаються елементарними, проте в Microsoft Excel навіть для виконання цих простих дій передбачено кілька різних підходів Крім того, в програмі продумано рішення проблем, які вам ніколи не приходили в голову Дана глава присвячена найпоширенішим прийомам редагування, включаючи одночасне редагування групи листів, перевірку орфографії, вибіркові вставку і створення наборів даних, а також багато іншого, без чого розгляд питання було б не повним

Копіювання, вирізання та вставка

При копіюванні обєкта Excel зберігає його в памяті, поміщаючи в спеціальну область тимчасового зберігання, звану буфером обміну(Clipboard) Копіювання полягає в запамятовуванні не тільки зберігаються в осередках даних, але і їх формату, а також будь-яких приєднаних приміток і обєктів

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про додавання приміток розповідається в розділі «Перевірка і доку-

ментірованіе листів »глави 9, а про обєкти Excel – у главі 10,« Графічні обєкти »

Коли ви копіюєте або вирізаєте осередку, навколо них зявляється особлива рамка (штрихи переміщаються по колу вздовж рамки, за що лінія і отримала назву «мурашина стежка») Ця рамка позначає обрізана або копійований область Скопійовані або вирізані клітинки можна вставити в інші аркуші або в інші книги, зберігши поточне виділення

Ми вважаємо, що основні операції редагування часто зручніше виконувати за допомогою клавіатури, тому далі в табл 71 наводимо призначені стандартним діям сполучення клавіш Ці команди розташовуються в меню Правка (Edit)

Таблиця 71 Клавішні комбінації команд редагування

Клавіші Команда

Ctrl + C Копіювати (Сміттю) Ctrl + X Вирізати (Cut) Ctrl + V Вставити (Paste) Ctr + Z Відмінити (Undo) Ctrl + Y                                         Повернути (Redo)

Копіювання та вставка

Після того як ви скопіювали осередки в буфер обміну, можна вставляти їх в лю-| е місце робочого листа скільки завгодно разів Поки «біжучий» рамка залишається видимою, зберігається і можливість вставки скопійованих осередків А рамка залишатиметься на екрані до тих пір, поки ви не натиснете клавішу Esc або не виконаєте яку-небудь іншу операцію редагування

Копіювання декількох обєктів в буфер обміну

Нова покращена методика Excel «зібрати і вставити» (collect and copy) дозволяє збирати в буфері обміну до 24 окремих елементів і потім вставляти їх в потрібне місце по одному або всі разом Всі ці операції виконуються за допомогою панелі Буфер обміну (Clipboard), яка відкривається в області завдань і зображеної праворуч на рис 71 Викликається вона командою Правка ► Буфер обміну Office (Edit ► Office Clipboard)

Рис 71 У буфері обміну Office зібрані останні 24 скопійованих або вирізаних обєкта

Зазвичай при виконанні операції копіювання за один раз допустимо працювати тільки з одним елементом Навіть якщо скопіювати підряд кілька елементів, в буфері обміну все одно збережеться лише останній Але тепер у вашій владі вся послідовність обєктів, всього лише потрібно вивести на екран панель завдань Буфер обміну

РАДА

При бажанні можна змінити стандартну поведінку Excel і, незалежно від того, відображена панель Буфер обміну чи ні, завжди накопичувати скопійовані або вирізані елементи Для цього клацніть на кнопці Параметри (Options) у нижній частині панелі завдань і встановіть прапорець Збирати дані без відображення буфера обміну Office (Collect Without Showing Office Clipboard)

Для цього існує кілька способів:

► вибрати в меню Правка команду Буфер обміну Office

► двічі натиснути клавіші Ctrl + C, не змінюючи виділену область

► якщо область завдань вже инициализирована, клацнути на невеликий спрямованої вниз стрілкою рядка в заголовку будь-якій панелі завдань і вибрати команду Буфер обміну (Clipboard)

Кожен раз, коли ви копіюєте або вирізаєте небудь елементи, в панелі завдань зявляється новий значок з коротким описом цього елемента На рис 71 в буфері обміну знаходиться три різних обєкта, і тепер можна як вставити в нове місце одночасно всі три елементи, так і помістити їх в різні комірки аркуша Щоб вставити обєкт з буфера обміну, виділіть комірку в позиції вставки і клацніть на значку потрібного елемента в панелі завдань Щоб звільнити буфер обміну для нової

«Колекції», достатньо натиснути кнопку Очистити все (Clear All)

РАДА

Хоча можливість накопичувати в буфері обміну окремі елементи відноситься швидше до операцій редагування, проте ця функція програми може виявитися дуже зручною для збору та сортування інформації Наприклад, скопіювавши по черзі в буфер різні елементи, такі як імена або адреси, можна скористатися командою Вставити все (Paste All) панелі завдань, щоб помістити в один стовпець все елементи в тому порядку, в якому вони були зібрані

Вставка декількох елементів

Для того щоб вставити елемент після його копіювання, досить просто натиснути клавіші Ctrl + V Це зовсім нескладно Проте слід врахувати, що якщо перед вставкою виділити не одну клітинку, а цілий діапазон, то Excel автоматично заповнить всі вхідні в нього осередку вмістом вихідної комірки, як продемонстровано на рис 72

Рис 72 Якщо потрібно створити кілька копій елемента, перед його вставкою виділіть декілька осередків

Щоб отримати рис 72, ми виконали наступні дії:

1 Скопіювали комірку А1, потім виділили діапазон С1: С15 і виконали вставку В результаті вмістом комірки А1 були заповнені всі комірки виділеного діапазону

2 Потім скопіювали діапазон А1: А4, виділили діапазон Е1: Е16 і вставили дані з буфера обміну Як бачите, весь діапазон заповнений вмістом осередків джерела

3 Ще раз скопіювали осередку А1: А4, виділили осередок G1 зробили вставку В результаті отримали дублікат скопійованих осередків

ПРИМІТКА –

Якщо виділений діапазон складається з більшої кількості осередків, ніж скопійований, то кількість заповнених кінцевих осередків буде обмежено цільовим діапазоном Тобто, якщо в прикладі на рис 72 замість діапазону Е1: Е16 буде виділено діапазон Е1: Е15, замість чотирьох копій вийде тільки три – комірки Е13: Е15 не будуть заповнені

Смарт-тег Параметри вставки

Ви, напевно, звернули увагу на меню з набором команд, що відносяться до операції вставки, показане на рис 72 Воно розкривається, якщо клацнути на значку смарт-тега Параметри вставки (Paste Options) Сам значок зявляється на екрані при будь вставці даних і пропонує команди, які можна застосуватипісляподібної операції, – свого роду меню Спеціальна вставка (Paste Special) Найкращий спосіб зрозуміти, як працює Excel, – спробувати перебрати кожну з можливостей Далі наводиться опис всіх команд меню смарт-тега Параметри вставки:

► Зберегти формати оригіналу (Keep Source Formatting) Ця команда використовується за умовчанням і зберігає вихідне форматування Якщо вам не підійдуть інші варіанти, до натискання клавіші Enter завжди можна буде повернутися до поточного стану

► Використовувати формати кінцевих осередків (Match Destination Formatting) Дозволяє скопіювати вміст комірок без урахування формату Вставлені дані форматуються відповідно до параметрів форматування місця вставки

► Значення і формати чисел (Values ​​And Number Formatting) При виборі даного варіанту будуть скопійовані не тільки числові значення, але й формати самих чисел

► Зберегти ширину стовпців оригіналу (Keep Source Column Widths) Команда зберігає при копіюванні ширину стовпців оригіналу Вона працює точно так само, як команда Зберегти формати оригіналу (Keep Source Formatting) з додатковим ефектом – «вставкою» ширини стовпців оригіналу

► Тільки формати (Formatting Only) У даному випадку на виділені осередки поширюється виключно форматування вихідних Команда аналогічна кнопці Формат за зразком (Format Painter) панелі інструментів Стандартна

► Посилання на комірки (Link Cells) Якщо вибрати цю команду, замість вставки вмісту вирізаних або скопійованих клітинок Excel вставить посилання на комірки джерела, ігноруючи їх формат

Вирізання і подальша вставка

Коли вічка не копіюються, а вирізаються для подальшої вставки на нове місце, їх вміст спочатку поміщається в буфер обміну, а потім – після вставки – видаляється звідти, крім того, з екрану забирається рамка виділення Виконується подібна операція наступним чином: виділіть клітинки, які потрібно перемістити на нове місце, і натисніть клавіші Ctrl + X, що призведе до появи навколо виділених осередків «Біжучим» рамки Тепер перейдіть до місця вставки і натисніть клавіші Ctrl + V – Excel перемістить вирізані осередки на зазначену позицію, видаливши їх з колишнього місця

При вирізанні та вставці майте на увазі наступне:

► На нове місце переноситься не тільки вміст комірок, але і їх форматування

► Excel перетворює всі формули поза діапазону виділення так, щоб у них зберігалися посилання на «переміщені» осередки

► Вирізати можна тільки прямокутні блоки осередків У випадку декількох діапазонів ви отримаєте повідомлення про помилку

► Незалежно від розміру виділеного діапазону вставки, Excel вставить на нову позицію всі вирізані осередку і рівно один раз (без тиражування) Верхня ліва клітинка виділеного діапазону буде вважатися верхнім лівим кутом області вставки У попередніх версіях програми, до Excel 2002, необхідно було або задати положення верхнього лівого кута області вставки (виділити одну комірку), або точно вказати область вставки так, щоб вона була тієї ж форми і розміру, що і вирізати діапазон комірок

► Excel заміняє вміст і форматування у всіх осередках цільового діапазону

Якщо ви не хочете втратити ці дані, переконайтеся, що для розміщення вирізується області на робочому листі є достатня кількість порожніх клітинок знизу і праворуч від осередку, яка виявиться у верхньому лівому кутку області вставки

► Після операції вирізування неможливо скористатися командами меню Спеціальна вставка (Paste Special) Більш того, смарт-тег також не з `явиться на екрані

Команда Спеціальна вставка

Команда Спеціальна вставка (Paste Special) найбільш корисна і частіше за інших використовується при редагуванні Існує багато варіантів застосування цієї команди, але, можливо, найпопулярніший з них – Це копіювання значення комірки без копіювання її формату або записаної в ній формули Щоб відкрити діалогове вікно Спеціальна вставка (Paste Special), показане на рис 73, виберіть після копіювання комірки або кількох осередків команду Спеціальна вставка в меню Правка (Команда Спеціальна вставка буде активна тільки в тому випадку, якщо осередки були скопійовані, а не вирізані)

РАДА

Існує ще один, більш швидкий спосіб відкрити діалогове вікно Спеціальна вставка Це звичайне контекстне меню цільової комірки, що містить однойменну команду

Рис 73 Діалогове вікно Спеціальна вставка дозволяє вставляти певні елементи з буфера обміну

Розглянемо докладніше кнопки перемикача Вставити (Paste) діалогового вікна Спеціальна вставка:

► Всі (ALL) У цьому випадку копіюються як дані виділеної комірки, так і атрибути,

аналогічно команді Вставити

► Формули (Formulas) Дозволяє переміщати з осередків копируемого діапазону в кінцеві осередку лише формули, зберігаючи в останніх відносні посилання

► Значення (Values) Копіюються тільки текстові, числові значення і результати обчислень за формулами без самих формул

► Формати (Formats) Якщо встановити перемикач в це положення, до діапазону вставки будуть застосовані тільки параметри форматування копіюються осередків

РАДА

Для копіювання форматування комірок можна використовувати кнопку Формат за зразком

(Format Painter) панелі інструментів Стандартна

► Примітки (Comments) В область вставки копіюються тільки прикріплені до виділених клітинок примітки

► Умови на значення (Validation) У цільовий діапазон копіюються тільки умови на значення, застосовані до виділених клітинок

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про умови на значення розповідається в розділі «Перевірка вводяться значень» глави 28

► Без рамки (Alt Except Borders) Коли потрібно просто продублювати дані, не порушуючи кордонів, на створення яких було витрачено чимало часу, даний варіант команди Спеціальна вставка підійде найбільше

► Ширини стовпців (Column Width) У цьому випадку «копіюються» лише значення ширини стовпців, що дуже зручно при підготовці презентацій, коли потрібно зберегти однакове оформлення даних на всьому аркуші

► Формули та формати чисел (Formulas And Number Formats) При даному положенні перемикача в область вставки переносяться лише формули та числові формати, що буває вкрай зручно при копіюванні формул у вже відформатовані осередки

► Значення і формати чисел (Values ​​And Number Formats) На відміну від попереднього варіанту, тут виробляється вставка лише результатів обчислень (але не формул) і числових форматів

ПРИМІТКА

Деякі з параметрів діалогового вікна Спеціальна правка також присутні в меню смарт-тега, що зявляється після виконання команди Вставити (див рис 72)

Оскільки при виборі варіанту Всі (Аll) з копійованого діапазону в область вставки переносяться і формули, і значення, і формати, і примітки, закономірне питання: навіщо було включати цей перемикач в діалогове вікно Спеціальна правка, якщо до того ж результату приводить копіювання за допомогою звичайної команди Вставити Наступний розділ дозволить наші сумніви

Арифметичні операції при вставці

Перемикач Операція (Operation) діалогового вікна Спеціальна вставка призначений для виконання математичних операцій над вмістом вихідних і кінцевих осередків При виборі будь-якої з кнопок, за винятком Ні (None), Excel буде не просто копіювати в область вставки вміст буфера обміну, а попередньо виконає задану операцію над копійованим діапазоном і діапазоном вставки

Наприклад, нехай нам потрібно швидко підрахувати підсумкову суму страхових внесків за ПівнічномуіСхідному регіонахна аркуші, зображеному на рис 74 Для цього спочатку скопіюємо всі дані поПівнічному регіону в стовпець G (разом з підсумковою осередком, але без заголовної), потім всі дані по Східному регіону – в буфер обміну (вже без підсумкової осередку, щоб сума виявилася правильною) і виділимо в якості цільової області діапазон G2: G13 Після цього в меню Правка виберемо команду Спеціальна вставка Встановимо перемикач Вставити в положення Значення (Values), а перемикач Операція – в положення Скласти (Add) І нарешті, натиснемо кнопку ОК і побачимо результат, представлений внизу рис 74

Рис 74 Ми використовували кнопки Значення і Скласти в діалоговому вікні Спеціальна вставка,

щоб підсумувати значення у стовпцях D і G

Інші кнопки перемикача Операція дозволяють виконувати ряд інших арифметичних дій над вмістом копійованого діапазону і областю вставки У варіанті Відняти (Subtract) обчислюється різниця між значеннями в осередках області вставки і значеннями в осередках копійованого діапазону Точно так само в разі Розділити (Divide) виконується поділ значень кінцевого діапазону вставки на значення з буфера обміну Якщо останні є текстовими, Excel не виробляє ніяких обчислень незалежно від уподобань, виражених в діалоговому вікні спеціальної вставки

Зазвичай при використанні арифметичних операцій перемикач Вставити переводять у положення Значення Якщо всі значення в копійованому діапазоні є числовими, допустимо задати варіант Все Коли ж у копійованих осередках містяться формули, результати непередбачувані Як правило, за таких умов слід взагалі уникати застосування арифметичних операцій

ПРИМІТКА

При будь арифметичної операції порожнім осередкам в копійованому діапазоні і в діа-

пазоне вставки присвоюються нульові значення

Вставка посилань

Кнопка Вставити звязок (Paste Link) діалогового вікна Спеціальна вставка (див рис 74) надає зручний спосіб створення посилань на комірки діапазону Коли ви натискаєте на цю кнопку, в місце вставки вводиться абсолютна посилання на копійований осередок Наприклад, якщо була скопійована осередок A3, а потім виділена комірка В5, то після натискання кнопки Вставити звязок в комірці В5 зявиться формула = $ А $ 3

Якщо натиснути кнопку Вставити звязок, попередньо помістивши в буфер обміну діапазон, Excel аналогічно перенесе за місцем вставки (в діапазон такого ж розміру) формули для кожного осередку копійованого діапазону

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткова інформація про абсолютні посиланнях знаходиться в розділі «Відносні,

абсолютні і змішані посилання »глави 12

Прапорець Пропускати порожні клітинки

У нижній частині діалогового вікна Спеціальна правка знаходиться прапорець Пропускати порожні клітинки (Skip Blanks), при установці якого Excel ігнорує порожні клітинки у вихідному діапазоні У нормальному режимі, якщо в копійованому діапазоні попадаються незаповнені клітинки, Excel враховує це при вставці У результаті вміст, формули та примітки кінцевого діапазону заміщуються порожніми осередками При установці прапорця Пропускати порожні клітинки відповідні комірки в області вставки залишаться без змін

Прапорець Транспонувати

Прапорець Транспонувати (Transpose) вікна Спеціальна вставка дуже часто взагалі не помічають, хоча він буває надзвичайно корисний – його установка дозволяє при вставці даних змінити їх орієнтацію, тобто дані, які були в рядках, розташувати в шпальтах, а дані зі стовпців перенести в рядки Наприклад, для листа, зображеного на рис 75, ми поставили перед собою завдання: перенести заголовки стовпців з рядка 3 в стовпець А Для цього ми скопіювали діапазон B3: G3, виділили осередку А2: А7 і застосували команду Спеціальна вставка з встановленим прапорцем Транспонувати

РАДА

Якщо вихідні осередки містять формули, Excel відповідним чином змінює в формулах відносні посилання на клітинки Тому, якщо потрібно, щоб транспонований осередку зберегли коректні посилання на нетранспонірованние осередку, при копіюванні переконайтеся, що всі посилання в формулах абсолютні Детальніше про абсолютні посиланнях на клітинки розповідається в розділі «Використання у формулах посилань »глави 12

Рис 75 Заголовки стовпців з верхнього листа ми перетворили в заголовки рядків на нижньому аркуші за допомогою прапорця Транспонувати

Робота з формулами масиву

Як і для будь-якої іншої формули, при роботі з формулами масиву можна перетворити результати обчислень в набір постійних значень Для цього достатньо скопіювати весь масив і, не змінюючи меж виділення, вибрати в меню Правка команду Спеціальна вставка Якщо в діалоговому вікні Спеціальна вставка для перемикача Вставити обрана кнопка Значення, Excel замінить формули масиву обчисленими значеннями (константами) і надалі перестане розглядати його як масив

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно робота з масивами розглядається в розділі «Масиви» глави 12

Вставка гіперпосилань

На команду Вставити як гіперпосилання (Paste As Hyperlink) меню Правка покладена абсолютно певна завдання – вона вставляє у вказаному місці гіперпосилання на копійовані дані При створенні гіперпосилання Excel як би малює поверх виділеної комірки невидиму кнопку, клацання на якій дозволить перейти за адресою гіперпосилання

Гіперпосилання в Excel працюють точно так само, як в Інтернеті Коли ви клацаєте на посиланні, вміщеній на веб-сторінку, то переходите на іншу веб-сторінку, яка може знаходитися як на тому ж компютері, так і на віддаленому, розташованому в іншій частині світу З тією ж метою гіперпосилання розміщуються і на робочих аркушах Excel

щоб надати швидкий доступ до інших листам або книгам, що містить додаткову інформацію Крім того, можна створювати гіперпосилання на інші документи Office, наприклад на звіти Microsoft Word або на презентації Microsoft PowerPoint

Щоб створити гіперпосилання в Excel, скопіюйте клітинку або діапазон, потім виділіть комірку в будь-якому місці поточної або іншої книги, там, де потрібно створити гіперпосилання, і виберіть у меню Правка команду Вставити як гіперпосилання Тепер покажчик миші, опинившись над такою осередком, буде приймати форму долоні з витягнутим вказівним пальцем, показуючи тим самим, що при натисканні на даній комірці відбудеться певне дію Крім того, на екрані зявиться спливаюча підказка з назвою та місцем розташування документа, з яким повязана гіперпосилання, як показано на рис 76

РАДА –

Щоб виділити осередок з гіперпосиланням, не переходячи по ній на інший аркуш або книгу, при клацанні утримуйте кнопку миші до тих пір, поки вказівник не поміняє форму на знак «плюс»

Після клацання на гіперпосиланні на екрані зявляється повязаний з нею документ При цьому, коли вказується посилання на який-небудь зовнішній (не на локальному компютері) документ, додатково виводиться панель інструментів Веб-вузол (Web), присутня і на рис 76, де вона відображена примусово Кнопки Вперед (Forward) і Назад (Back) даної панелі інструментів призначені для швидкого переміщення між листами, повязаними гіперпосиланнями, до яких нещодавно відбувалося звернення Щоб відредагувати або видалити гіперпосилання, встановіть на ній покажчик і клацніть правою кнопкою миші У контекстному меню виберіть команду Змінити гіперпосилання (Edit Hyperlink) або Видалити гіперпосилання (Remove Hyperlink)

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Детальніше про гіперпосилання розповідається в главі 22, «Гіперпосилання»

Переміщення і копіювання за допомогою миші

Операції переміщення та копіювання за допомогою миші називають також безпосередніми маніпуляціями з осередком З їх допомогою можна швидко перемістити значення комірки (діапазону) в нове місце Це дуже просто Виділивши клітинку або діапазон, підведіть покажчик до рамки виділення, щоб він прийняв форму стрілки з перехрестям Потім клацніть на рамці і, утримуючи кнопку миші, перетягніть виділену клітинку або діапазон в уготоване місце При перетягуванні зявляється сіра рамка, яка допомагає правильно визначити нову позицію оброблюваного діапазону

Клацніть, щоб активізувати повязані книги

Рис 76 По даній гіперпосиланням можна перейти до інших книг

Щоб не просто перемістити, а скопіювати виділений діапазон, утримуйте під час перетягування клавішу Ctrl Тоді покажчик буде супроводжений невеликим знаком

«Плюс», як показано на рис 77 За змістом цього значка неважко здогадатися, що відбувається операція не переміщення, а копіювання

УВАГА

Якщо ваші маніпуляції закінчуються невдало, переконайтеся, що на вкладці Правка діалогового вікна Параметри встановлений прапорець Перетягування клітинок (Allow Cell Drag And Drop)

Рис 77 Копіюючи виділені клітинки, потримайте Ctrl

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про переміщення та копіювання осередків за допомогою клавіатури розказано в розділі «Вставка скопійованих або вирізаних осередків» даної глави

За допомогою миші можна також вставляти в документ попередньо скопійовані або вирізані клітинки Наприклад, ліворуч на рис 78 ми виділили діапазон А4: Е4, а потім виконали перетягування, не відпускаючи клавішу Shift При переміщенні покажчика в моменти, коли він виявляється над вертикальними або горизонтальними кордонами осередків, на екрані зявляється маркер сірого кольору у вигляді літери I, який позначає місце вставки виділеного діапазону У нашому випадку виділена горизонтальна межа між 6-й і 7-й рядками листа Але так само легко визначити місце вставки виділеного діапазону і щодо вертикальної кордону – досить розташувати покажчик на вертикальній лінії сітки Щоб вставити діапазон, просто відпустіть кнопку миші, продовжуючи утримувати клавішу Shift Виділені значення перемістяться в нове місце, як показано на рис 78, справа

Якщо при пересуванні утримувати клавіші Ctrl + Shift, то виділені значення не переміщаються на інші позиції, а копіюються туди При цьому поряд до стандартного вказівником у формі стрілки додається маленький значок «плюс», а значення комірок після відпускання кнопки миші копіюються в ті осередки, на які вказує маркер у вигляді букви I

Розглянутими способами можна виділяти цілі стовпці і рядки і перемішати або копіювати їх на інші позиції

Рис 78 Покажчик у вигляді великої літери I показує місце вставки

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*