Збереження форматування в шаблонах – ЧАСТИНА 3

Видалення стрілок залежностей

При відстеженні кожної серії впливають або залежних осередків на екрані зявляється чергова група сполучних стрілок У результаті вікно може виявитися настільки перевантаженим різними лініями, що весь сенс ідеї виявиться втраченим Тому краще всього кожен етап відстеження залежностей починати з чистого екрана Щоб видалити з екрану всі стрілки трасування, слід натиснути кнопку Видалити все стрілки (Remove All Arrows) панелі інструментів Залежності

Відстеження впливають осередків

Переглядати залежності можна і в зворотному напрямку – починаючи з комірки, що містить формулу, і далі простежувати осередку, на які ця формула посилається На аркуші, продемонстрованому на рис 918, виділена комірка Е5, в яку занесена формула розрахунку погодинної оплати праці Щоб зясувати, на які клітинки вона посилається, досить натиснути кнопку Впливаючі осередку (Trace Precedents)

Після натискання кнопки стрілка та гуртки зявляються в осередках С5 і D5 Точки позначають, що обидві комірки є впливають в який нас потоці даних (Це також вказує на те, що обидві впливають осередки, С5 і D5, відносяться до одного й того ж рівня підпорядкування) Зверніть увагу, що напрямок стрілки не змінилося, хоча ми почали відстеження з іншого боку: чи не до формул, а від формул Щоб знайти наступний рівень залежностей, просто клацніть на кнопці Впливаючі осередку ще раз Результат показаний на рис 919

Відстеження помилок

Припустимо, що на аркуші існують помилкові значення, подібні продемонстрованим на рис 920 Щоб простежити шлях від місця виявлення помилок до їх джерела, необхідно, перш всього, виділити осередок з помилкою

Рис 918 При відстеженні впливають осередків стрілки виходять з усіх осередків, на які безпосередньо посилається формула в виділеної комірці

Рис 919 При повторне відстеження впливають осередків на екрані зявляється нова група стрілок, для наступного (непрямого) рівня впливу

Зверніть увагу, що подібна осередок позначається в лівому верхньому кутку трикутником зеленого кольору Він добре видно на рис 921 (осередок В7) Якщо виділити такий осередок, поруч з нею зявиться значок смарт-тега У меню смарт-тега зібрані команди для виправлення виявленої помилки, включаючи і вказівка ​​на Джерело помилки (Trace Error)

Excel виділяє осередок, що містить першу формулу в ланцюжку помилкових осередків, і зєднує стрілкою осередок-джерело помилки і виділену клітинку Також на екрані проводяться сині стрілки до перший помилковою формулі від всіх осередків, на які в ній

є посилання Відображення умоглядних звязків істотно спрощує пошук причини виникнення помилки і усунення її, хоча все, що робить Excel, – показує ячейкуісточнік неприємностей і кожну з впливають на неї осередків У нашому прикладі в основі всіх бід лежав символ пробілу, введений в комірку Вб замість числа відпрацьованих годин Це досить стандартна, але вкрай прикра помилка: осередок, значенням якої є пробіл, здається порожній, але викликає проблеми в посилаються на неї формулах на відміну від дійсно порожній осередки

Рис 920 Поруч з клітинкою, яка містить помилкове значення, зявляється значок смарт-тега

Рис 921 Щоб знайти джерело помилки, виділіть клітинку, яка містить невірне значення, і натисніть кнопку Джерело помилок

Відстеження посилань на робочі листи

У разі коли осередок містить посилання на інший аркуш або на лист в іншій книзі, сполучна стрілка залежності виводиться у вигляді пунктирною лінії з маленьким значком, як показано на рис 922 Тут процедура подальшого відстеження впливають осередків зміниться Якщо двічі клацнути на пунктирною лінії, відкриється діалогове вікно Перехід (Go To) з відповідною посиланням в списку Перейти до (Go To) Воно представлено на рис 923

Рис 922 При відстеженні впливають даних для комірки, яка містить посилання на інший аркуш або книгу, стрілка відображається пунктиром

Рис 923 Подвійне клацання на пунктирною стрілкою виводить на екран діалогове вікно Перехід

Тепер в цьому списку можна вибрати потрібну посилання, натиснути кнопку ОК і, таким чином, активізувати новий лист або книгу Якщо посилання вказує на закриту в даний момент книгу, зявиться повідомлення про помилку

Кнопка Обвести невірні дані (Circle Invalid Data) панелі інструментів Залежності дозволяє обвести червоним кордоном осередки, в яких містяться дані, що суперечать параметрами, заданих в діалоговому вікні Перевірка вводяться значень (Data Validation) Відповідно, натискання на кнопку Видалити обведення невірних даних (Clear Validation Circles) скасовує виділення таких осередків

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Про перевірку даних розповідається в розділі «Перевірка вводяться значень» глави 28

Додавання приміток

До осередкам робочого листа мжно додавати примітки, в які, як правило, записуються коментарі, пояснення чи нагадування про щось Щоб додати примітку до якої-небудь осередку, виділіть її та натисніть кнопку Створити примітку (New Comment) на панелі інструментів Залежності А потім введіть потрібний текст у вікно примітки, як показано на рис 924

Рис 924 До будь-якій комірці робочого аркуша можна додати примітку

У верхній частині винесення примітки напівжирним шрифтом відображається імя зареєстрованого користувача Це імя легко змінити, вибравши в меню Сервіс команду Параметри, перейшовши на вкладку Загальні і відредагувавши текст в поле Імя користувача (User Name)

За замовчуванням кожна клітинка з приміткою маркується у верхньому правому куті невеликим трикутником червоного кольору (індикатором) Коли ви наводите вказівник миші на такий осередок, на екрані автоматично зявляється виноска примітки Можна скасувати відображення індикаторів, встановивши на вкладці Вид (View) діалогового вікна Параметри (Options) перемикач Примітки (Comments) в положення Не відображати (None) Якщо вибрати варіант Примітка і індикатор (Comment & Indicator), на робочому листі завжди будуть видні і індикатори, та примітки

До осередку допустимо додати тільки одне примітка, але його текст при цьому може бути будь дліни1 Щоб почати новий абзац тексту примітки, натисніть клавішу Enter Також допускається зміна розмірів виноски за допомогою маркерів, розташованих по її кутах і сторонам

Одного разу створивши примітка, ви в будь-який момент має право його відредагувати Для цього виділіть її та натисніть кнопку Змінити примітку (Edit Comment) на панелі інструментів Залежності (Кнопка Змінити примітка після вибору клітинки замінить кнопку Створити примітку) Щоб видалити примітку, відкрийте його для редагування, потім клацніть на рамці виноски і натисніть клавішу Delete Або клацніть правою кнопкою миші на осередку, що містить примітку, а потім виберіть команду Видалити примітку (Delete Comment) в контекстному меню

Для роботи з примітками зручніше використовувати спеціальну панель інструментів Рецензування (Reviewing), продемонстровану на рис 925 Щоб вивести цю панель на екран, виберіть в меню Вид команду Панелі інструментів ► Рецензія (Toolbars ► Reviewing)

Рис 925 Панель інструментів Рецензування в числі іншого містить кнопки для роботи з примітками

За допомогою панелі інструментів Рецензування ви можете:

► Створити примітку / Змінити примітку (New Comment / Edit Comment)

Дана кнопка дозволяє додати примітку до виділеної комірці Якщо осередок вже забезпечена приміткою, назва кнопки змінюється на Змінити примітку Таким чином, з одного осередком звязується тільки один коментар

► Попередня примітка (Previous Comment), Наступна примітка (Next Comment) Кнопки використовуються для послідовного переміщення між примітками з метою їх редагування Тобто клацання на кнопці викликає перехід до чергової осередку і установку миготливого курсору в текст примітки Навіть якщо примітки розташовані на декількох аркушах поточної книги, так можна по черзі обійти всі листи, не звертаючись до їх ярличках

► Відобразити / Приховати примітка (Show / Hide Comment) Ця кнопка призначена для відображення (а не активізації режиму редагування) примітки, повязаного з виділеною клітинкою Якщо примітка вже виведено на екран, назва кнопки змінюється на Приховати примітка (Hide Comment)

► Відобразити всі примітки (Show All Comments) Команда аналогічна кнопці Відобразити примітка за винятком того, що вона дозволяє показати одночасно всі примітки на робочому листі

► Видалити примітку (Delete Comment) Кнопка видаляє примітки для всіх виділених комірок

1 Примітка в Excel не може бути більше ніж 4000 символів (приблизно) Точного значення в інтерактивній довідці не наводиться, але в кожному разі дуже корисно ознайомитися з розділом довідки

«Технічні характеристики та обмеження Microsoft Excel» – Прямуючи ред

Друк приміток

Щоб надрукувати примітки, виконайте такі дії:

1 Виберіть у меню Файл команду Параметри сторінки (Page Setup)

2 Перейдіть на вкладку Аркуш (Sheet) і виберіть один з режимів в списку Примітки

(Comments):

D Наприкінці листа (At End Of Sheet) – все тексти приміток виводяться тільки після друку самого робочого листа

D Як на аркуші (As Displayed On Sheet) – дозволяє надрукувати лист в тому вигляді, в якому всі примітки виведені на екран Будьте уважні при використанні цього режиму: примітки можуть відображатися поверх вмісту сусідніх осередків, а в деяких випадках і накладатися один на одного

3 Клацніть на кнопці ОК, щоб закрити діалогове вікно Параметри сторінки,

і натисніть кнопку Друк (Print) панелі інструментів Стандартна

ДИВИСЬ ТАКОЖ

За додатковою інформацією про друк звертайтеся до глави 11, «Друк листів»

Виділення групи клітинок

Команда Правка ► Перейти (Edit ► Go To) відома більшості користувачів Excel як засіб переходу від одного місця до іншого у відкритих документах (Вибір команди Правка ► Перейти можна замінити натисненням клавіші F5) Але у вікна Перехід (Go To), що відкривається цією командою, є ще одна цікава властивість У його нижній частині розташована кнопка Виділити (Special), клацання на якій призводить до появи діалогового вікна Виділення групи клітинок (Go Те Special), показаного на рис 926 Воно використовується для швидкого пошуку і виділення осередків, відповідних певним критеріям

Рис 926 Діалогове вікно Виділення групи осередків – зручний засіб перевірки і налагодження даних

Після визначення параметрів виділення і натиснення на кнопку ОК в цьому вікні Excel знайде і виділить на робочому листі всі комірки, що задовольняють заданому критерію Якщо раніше було виділено небудь діапазон, програма буде переглядати тільки заданий діапазон Якщо ж поточна область виділення містить тільки одну клітинку або один або кілька графічних обєктів, пошук буде виконуватися по всьому листу

РАДА

Залежно від положення перемикачів у вікні Виділення групи клітинок, коли обрані варіанти Примітки (Comments), Що впливають комірки (Precedents) і Залежні комірки (Dependents), можливе виділення на аркуші декількох несуміжних діапазонів Щоб не скинути випадково виділення при переміщенні між такими діапазонами, використовуйте клавішу Enter для переходу вниз або вправо на одну клітинку у виділеному фрагменті або комбінацію клавіш Shift + Enter – для руху вгору або вліво

При роботі з діалоговим вікном Виділення групи клітинок дотримуйтеся наступних правил:

Перемикач Поточну область (Current Region) зручний, коли необхідно виділити кілька блоків осередків на великих складних аркушах (Нагадаємо, що блоком називається область, оточена з усіх боків порожніми рядками, стовпцями або межами аркуша) Той же ефект, але без звернення до вікна Виділення групи клітинок, дають клавіші Ctrl + Shift + *

► Якщо виділена осередок є частиною масиву, то для розширення виділення на весь масив даних потрібно встановити перемикач в положення Поточний масив (Current Array) А для швидкого вибору масиву без участі діалогового вікна Виділення групи клітинок натисніть клавіші Ctrl + /

► Коли перемикач знаходиться в положенні Останню осередок (Last Cell), Excel виділяє комірку у правому нижньому кутку діапазону, що охоплює всі комірки, в яких містяться значення та примітки, або яким-небудь чином відформатовані Врахуйте, що в цьому варіанті остання осередок шукається в активній області аркуша, а не в поточної виділеної області

Перемикач Тільки видимі осередки (Visible Cells Only) дозволяє виключити з поточного виділення всі комірки, що належать прихованим рядках або стовпцях Для оперативного виділення всіх видимих ​​осередків без використання діалогового вікна досить натиснути клавіші Alt + +

► При установці перемикача в положення Обєкти (Objects) виділяються всі графічні обєкти на всій площі робочого листа

► У варіанті Умовні формати (Conditional Formats) виділяються тільки ті осередки, до яких застосовано умовне форматування

► Коли перемикач знаходиться в положенні Перевірка даних (Data Validation), виділяються осередки, до яких застосовувалися умови, задані у вікні Перевірка вводяться значень

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про графічних обєктах розповідається в главі 10, «Графічні обєкти», Умовне форматування розглядалося раніше в розділі «Умовне форматування» цієї глави Перевірці даних присвячений розділ «Перевірка вводяться значень» глави 28

Виділення впливають і залежних осередків

Кнопки Впливаючі комірки (Precedents) і Залежні комірки (Dependents) у діалоговому вікні Виділення групи клітинок дозволяють знайти осередки, на які посилається формула, або комірки, від яких ця формула залежить При пошуку впливають або залежних осередків Excel завжди переглядає весь лист Виберіть потрібний варіант, а потім встановіть додатковий перемикач в одне наступних положень:

► Тільки безпосередньо (Direct Only) Excel буде шукати лише ті осередки, які прямо посилаються на активну клітинку або безпосередньо залежать від неї

► На всіх рівнях (All Levels) У цьому випадку виділяються всі комірки, що безпосередньо впливають на активну або залежні від неї, а також всі комірки, побічно повязані з нею

РАДА

Для швидкого виділення всіх впливають і залежних осередків передбачено кілька клавіатурних комбінацій: Ctrl + [виділяє безпосередньо впливають комірки Ctrl + Shift + {виділяє будь впливають комірки Ctrl +] виділяє безпосередньо залежні клітинки і Ctrl + Shift +} виділяє будь залежні осередки

Виділення відмінностей по рядках і стовпцях

Кнопки Відмінності по рядках (Row Differences) і Відмінності за стовпцями (Column Differences) того ж перемикача призначені для виявлення неоднорідності даних Щоб використовувати ці засоби налагодження, перед відкриттям діалогового вікна Виділення групи клітинок виділіть потрібний діапазон Позиція активного осередку в виділеному діапазоні визначає, яка саме осередок буде взята за зразок при порівнянні Принцип роботи процедури простий: при пошуку відмінностей по рядках Excel порівнює вічка виділеного діапазону з вічками в стовпці, якому належить активна комірка, а при порівнянні за стовпцями – з осередками в рядку, в якій знаходиться активна комірка

Додатково виконується перегляд посилань і виділення осередків, які не відповідають зразкам Наприклад, якщо комірка-зразок містить функцію СУММ, Excel виділяє всі клітинки, що зберігають функції, формули або відмінні від СУММ значення Коли ж значенням еталонної осередку є текст або число, виділяються всі комірки зі значеннями, відмінними від порівнюваного Правда, при цьому не враховується регістр букв

РАДА – –

Вивчіть клавіатурні комбінації – вони допоможуть вам зайвий раз не відкривати діалогові вікна Так, щоб знайти відмінності по стовпцях, досить натиснути клавіші Ctrl + Shift +1 А для швидкого пошуку розбіжностей у рядках натисніть сполучення Ctrl + \

Озвучування вмісту осередків

Якщо ви коли-небудь перевіряли роздруковані дані і порівнювали їх з даними на екрані, то прекрасно уявляєте, як багато часу і уваги потребує така робота Тепер частина її в стані зробити Excel Припустимо, ви створили лист зі списком імен, які потрібно порівняти з паперовим варіантом

і переконатися в тому, що нічого не пропущено Використовуючи команди панелі інструментів Текст в мову (Text To Speech), що на рис 927, можна організувати процес таким чином: Excel вимовляє (Зачитує) по порядку імена у списку, а ви просто звіряє їх згідно распечатке1

Рис 927 Панель інструментів Текст в мову надає доступ до засобів озвучування значень в осередках

ПРИМІТКА

Щоб мати доступ до функції промовляння значень, необхідно встановити засіб розпізнавання мови, що входить до складу Microsoft Office Установка пакета детально розглядається в додатку А

Складнощів тут немає Виділіть цікавлять вас комірки і натисніть кнопку Вимовити комірки (Speak Cells), як показано на рис 928 Лунатиме «голос» Excel, і ви почуєте по черзі вміст кожної з комірок виділеного діапазону

Рис 928 Програма може зачитати вам вміст виділених осередків, що полегшує їх порівняння з надрукованим текстом

1 Цей інструмент в стандартній комплектації російської версії Office відсутня, і кнопки панелі інструментів Текст в мову недоступні, але його можна встановити разом з пакетом Microsoft Office 2003

Proofing Tools – додатковим продуктом, що містить шрифти, засоби перевірки орфографії та граматики, двомовні словники та ін для більш ніж 30 мов Пакет на спеціальному компакт-

диску і займає більше 500 Мбайт Втім, є й інший шлях Потрібно зайти на сторінку програмного

компонента Microsoft Agent (http://wwwmicrosoftcorn/MSAGENT/downloadshtm) і завантажити, слідуючи інструкціям, ряд модулів Але запрацюють вони тільки в разі, якщо ви напишете макрос, що імітує роботу панелі інструментів Текст в мову, використовуючи технологію Microsoft SAPI4 (інтегрована в англомовну версію Office система обробки мови має номер 6) – Прямуючи ред

Якщо замість діапазону виділити одну комірку, Excel виголосить вголос текст з усіх осередків поточного блоку Натискання кнопки За рядками (By Rows) викликає відтворення по рядках, тобто програма спочатку послідовно промовляє вміст кожної клітинки в рядку і, досягнувши кінця, переходить на наступний рядок вниз Як неважко зрозуміти, при кнопці По стовпцях (By Column) спочатку зачитується вміст комірок в першому стовпці, потім у другому і т д

Неважко зробити так, щоб Excel зачитував вміст комірок тут же після введення – це зручно при наборі списків Так, негайне обговорювання набраних імен, прізвищ та адрес спрощує відстеження орфографічних помилок і їх виправлення – адже ви ще не встигли перейти до іншої частини аркуша Щоб включити цей режим, натисніть кнопку Проговорювати осередку при натисканні клавіші введення (Speak On Enter)

«Голос Excel» можна підлаштувати під себе: вибрати швидкість читання, мова і пристрій аудіовиходу Для доступу до цих параметрів в Windows клацніть на кнопці Пуск (Start), в меню виберіть команду Налаштування ► Панель управління (Settings ► Control Panel

► Sounds, Speech, And Audio Devices) і клацніть на значку Мова (Speech)

ПРИМІТКА

Надбудова Spreadsheet Assistant включає в себе засоби для виділення осередків на основі заданих умов У підменю Conditional Select (Умовне виділення) меню Assistants (Допомога) зібрані команди, дозволяють виділяти лише формули, дублі або комірки, відформатовані певним чином При виборі команди Select Using An If (Виділення за умовою Якщо) відкривається зображене на малюнку діалогове вікно, в якому задаються критерії відбору

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*