Знайомство з робочою областю Excel – ЧАСТИНА 2

Після того як ви розгорнете вікно, в рядку меню зявляється кнопка з двома маленькими прямокутниками – вона називається Відновити і замінює кнопку Розгорнути Якщо клацнути на ній, вікно стане «Плаваючим», тобто стане можливим зміна його розмірів і місця розташування

Кнопка Згорнути (з невеликою лінією внизу) дозволяє перетворити вікно робочої книги в кнопку з короткою рядком заголовка

Згортання робочих книг – зручний спосіб наведення порядку в робочій області, коли одночасно відкрито відразу кілька книг Щоб повернути книгу до вихідних розміром і станом, досить клацнути на кнопці Відновити, а в результаті клацання на кнопці Розгорнути вікно книги заповнить всю робочу область

Крім того, підібрати потрібні розміри плаваючого вікна книги можна, змінивши положення його кордонів Звичайно, чим менше вікно, тим меншу частину листа видно в ньому Однак іноді буває дуже зручно розміщувати на екрані одночасно кілька невеликих вікон, наприклад коли для роботи потрібні різні частини книги або навіть одного листа Якщо відкрити поруч кілька вікон для однієї і тієї ж книги, вам не знадобиться більше переключатися з одного аркуша на інший за допомогою ярликів або прокручувати взад і вперед вміст одного великого вікна

РАДА

Щоб бачити на екрані більше рядків, можна встановити для панелі завдань Windows режим, коли вона, будучи незатребуваною, автоматично «йде» з екрану Для цього у версії Windows, відмінній від ХР, натисніть кнопку Пуск (Start), виберіть пункт Налаштування (Settings) і потім – Панель завдань і меню «Пуск» (Taskbar & Start Menu) Відкриється діалогове вікно Властивості: Панель завдань і меню «Пуск» (Taskbar Options) У Windows XP слід вибрати команду Пуск ► Панель управління ► Панель завдань і меню «Пуск» (Start ► Control Panel

► Appearance and Themes ► Taskbar And Start Menu) Далі в обох випадках потрібно встановити прапорець Автоматично приховувати панель завдань (Auto Hide) і натиснути кнопку ОК Після цього панель задач пропаде з екрану і зявиться тільки тоді, коли ви підведете покажчик миші до нижньої його частини

Microsoft і SDI

Не лякайтеся, ми абсолютно не маємо на увазі Стратегічну Оборонну Ініціативу (Strategic Defense Initiative, скорочено SDI), що має відношення до зоряним війнам і тому подібних речей, що викликають жах у пересічних американських платників податків У нашому випадку SDI – Single Document Interface («Кожному документу свій інтерфейс»)

– всього лише ініціатива, яку Microsoft впровадила в останні дві версії Office Справа в тому, що раніше було не дуже зручно працювати з декількома відкритими документами – додатками Office Ще памятні часи, коли на панелі завдань Windows або у вікні, що зявляється при перемиканні між різними документами за допомогою клавіш Alt + Tab, знаходилися тільки ярлики додатків, незалежно від того, скільки в них відкрито документів на даний момент Так, при одночасно відкритих трьох робочих книгах Excel на панелі завдань відображався тільки один ярлик – самого додатка

Згадане нововведення Microsoft наказує створення свого власного вікна для кожного відкритого документа, яке і показується на панелі завдань Відкрийте три робочих листа Excel, і ви побачите для них три кнопки Такий спосіб поводження з декількома документами більш зручний в роботі

Меню і діалогові вікна

Після того як ви занесете в книгу Excel перші значущі дані, напевно буде потрібно якийсь час, щоб упорядкувати і обробити їх за допомогою різних команд меню і діалогових вікон Тому зараз ми коротенько расска жем про прийоми роботи з меню і вікнами Excel

Короткі та повні меню

За замовчуванням відразу після відкриття якого-небудь меню в ньому буде представлено тільки певну, обмежену кількість команд Через кілька секунд меню автоматично розширюється, і в ньому відображаються вже всі пункти, як показано на рис

27 Подібна поведінка істотно полегшує роботу з великими наборами команд У короткому (початковому) вигляді зібрані найбільш часто вживані з них, але чим довше ви працюєте і чим більша кількість різних команд Excel використовується, тим повніше стає короткий меню В принципі, короткий меню те саме списку недавно використаних команд – таким чином Excel підлаштовує інтерфейс під особливості роботи індивідуального користувача

Рис 27 У короткому меню (ліворуч) відображається список найбільш часто використовуваних команд

Праворуч показано повне меню, що містить всі команди

Якщо вас не влаштовує, що для відображення повного меню потрібен якийсь час, є кілька виходів з положення По-перше, можна просто двічі клацнути на заголовку меню По-друге, можна клацнути на подвійний стрілкою внизу меню (див рис 27) Нарешті, третій варіант дозволяє вирішити проблему раз і назавжди Виберіть у меню Сервіс (Tools) команду Налаштування (Customize) і потім в розкрився діалоговому вікні перейдіть на вкладку Параметри (Options) Вона представлена ​​на рис

28 Потім встановіть прапорець Завжди показувати повні меню (Always Show Full Menus) Якщо ж зняти прапорець Показувати повні меню після короткої затримки (Show Full Menus After Short Delay), будь короткий меню не буде розширюватися до

повного доти, поки ви двічі не клацніть на його заголовку або на подвійний стрілкою

в його нижній частині

Натискання кнопки Скидання (Reset My Usage Data) поверне меню до вихідного стану, тобто інформація про найбільш часто використовуваних командах стирається і з цього моменту починає накопичуватися заново

Рис 28 На даній вкладці можна встановити режим виводу тільки повних меню або відключити автоматичне розгортання коротких меню

ПРИМІТКА

При бажанні ви можете легко налаштувати Excel під власний стиль роботи, змінивши стандартні меню і команди або створивши власні користувацькі меню Додаткова інформація знаходиться в розділі «Налаштування панелей інструментів і меню» глави 3

РАДА -— –

Для деяких команд в меню наведено їх клавіатурні еквіваленти, тобто комбінації клавіш Ці комбінації дозволяють вибрати відповідну команду без попереднього звернення до меню

Доступ до команд меню з клавіатури

Іноді зручніше вибирати команди меню, користуючись клавіатурою замість миші При натисканні клавіші Alt Excel автоматично активізує рядок меню Далі за допомогою клавіш зі стрілками можна перейти до потрібного пункту меню і викликати команду, натиснувши клавішу Enter Є й інший спосіб: натиснути підкреслену букву в необхідної команді, попередньо розкривши меню, в якому вона знаходиться Наприклад, після активізації меню клавішею Alt натискання клавіші Е призведе до відображення меню Сервіс (клавіша Т для меню Tools), так як саме вона підкреслена в даному меню Потім, щоб вибрати команду, наприклад, Параметри (Options), достатньо натиснути клавішу А (0), і на екрані зявиться діалогове вікно Параметри Таким чином, клавіші Alt, E, А роблять те ж, що і тривала «мишача метушня» Подібний спосіб роботи з меню значно прискорює діалог з програмою, робить його більш ефективним, необхідно всього лише вивчити клавіатурні еквіваленти найбільш часто використовуваних команд

РАДА

Клавіша / (слеш, знак ділення, похила риса) використовується для активізації рядка меню нарівні з клавішею Alt При бажанні можна призначити цю операцію будь-який інший клавіші Для цього виберіть команду Сервіс ► Установки Потім на вкладці Перехід (Transition) вікна Параметри (Options) у полі Клавіша переходу в меню Microsoft Excel або в довідці (Microsoft Excel Menu Or Help Key) вкажіть потрібну клавішу і натисніть кнопку ОК

Діалогові вікна та їх вкладки

Деякі команди меню закінчуються трьома крапками Це означає, що, виконуючи дану команду, Excel виведе на екран діалогове вікно, що запрошує від користувача-яку інформацію Наприклад, на рис 29 показано діалогове вікно, яке зявляється при виборі команди Видалити (Delete) у меню Правка (Edit)

Рис 29 Команди меню, що закінчуються трьома крапками, виводять на екран діалогове вікно

Інші команди мають незліченну кількість налаштувань Їх діалогові вікна містять вкладки, на яких і розташовуються всі відповідні елементи управління, розділення по групах На рис 210 представлено діалогове вікно з вкладками, яке зявляється при виборі в меню Сервіс команди Параметри Можна змінити параметри на будь-який або навіть на всіх вкладках одного діалогового вікна, послідовно пройшовшись по них Щоб застосувати всі внесені зміни після завершення налаштування, досить клацнути на кнопці ОК у діалоговому вікні

Рис 210 Діалогові вікна частині команд містять вкладки, на яких знаходяться кілька наборів параметрів

ПРИМІТКА

Діалогове вікно з вкладками, що зявляється на екрані при виклику команди Сервіс ► Установки, є одним з найбільш важливих вікон в Excel Як видно з рис 210, воно містить цілий набір вкладок, що охоплюють майже всі аспекти роботи Excel, включаючи такі загальні, як число листів в новій книзі, шрифт, обираний за замовчуванням, і його розмір, Це ж вікно надає доступ і до більш спеціальним параметрам: для збереження файлів Excel як веб-сторінок, форматування відповідно до стандартів певних країн і багато інших налаштування Якщо ви знайдете час і перегляньте всі вкладки даного вікна, познайомитеся з різними варіантами налаштувань, то отримаєте непогане уявлення як про потенціал програми, так і про свої можливості з управління ними Якщо необхідно уточнити, для чого саме служить той чи інший параметр, просто натисніть кнопку довідки (кнопка зі знаком питання) у рядку заголовка діалогового вікна, а потім клацніть на сюжеті параметрі, і ви негайно отримаєте відповідну розяснювальну інформацію

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*