Попередній перегляд

Режим (Print Preview) дозволяє побачити, як виглядатиме документ на папері, перед його відправкою на друк Excel передбачає кілька способів включення режиму попереднього перегляду:

► виберіть у меню Файл команду (Print Preview)

► скористайтеся однойменною кнопкою панелі інструментів Стандартна

► клацніть на кнопці Друк (Print) панелі інструментів Стандартна при клавіші Shift

► клацніть на кнопці Перегляд (Preview) у діалоговому вікні Друк (Print) або на кнопці Перегляд (Print Preview) у діалоговому вікні Параметри сторінки (Page Setup)

Якщо вас не задовольняє зовнішній вигляд робочого листа, легко переналаштувати параметри сторінки, не виходячи з режиму попереднього перегляду Для цього натисніть кнопку Сторінка (Setup) і внесіть зміни в знайомому вам вікні Параметри сторінки

Щоб змінити розміри полів або ширину стовпців прямо в режимі попереднього перегляду, натисніть кнопку Поля (Margins), як показано на рис 118 Перетягніть за допомогою миші пунктирні лінії, щоб налаштувати розміри полів і маркери ширини стовпців, розташовані вздовж верхнього зрізу аркуша, щоб відрегулювати стовпці по ширині При перетягуванні в нижньому лівому кутку екрана виводиться назва поля або стовпця і його поточний розмір Щоб відключити перегляд полів і меж стовпців, клацніть на кнопці Поля знову

Рис 118 Щоб змінити поля і ширину стовпців робочого листа в режимі попереднього перегляду, перетягніть їх на нове місце за допомогою миші

У режимі попереднього перегляду у вашому розпорядженні наступні кнопки діалогового вікна:

► Для переміщення між сторінками документа використовуйте кнопки Далі (Next) або Назад (Previous), клавіші Page Up або Page Down або смугу прокрутки При перетягуванні повзунка Excel відображає номер поточної сторінки в нижньому лівому куті вікна

► Клацніть на кнопці Масштаб (Zoom), і сторінка буде показана в масштабі приблизно 100%, тобто так, як вона виглядає в режимі Звичайний (Normal) Щоб повернутися до показу цілих сторінок, тобто до стандартного режиму попереднього перегляду, натисніть кнопку Масштаб (Zoom) ще раз Для збільшення масштабу можна і не користуватися кнопкою Клацнувши в будь-якому місці сторінки (але не на пунктирних лініях полів), ви укрупнювального сторінку Повторне клацання повертає її до стандартного поданням

► Зліва від кнопки Закрити (Close) знаходиться кнопка, яка залежно від того, в якому режимі знаходиться вікно попереднього перегляду, буде називатися або Звичайний (Normal View), або Розмітка сторінки (Page Break Preview) Якщо ви працювали в режимі Звичайний (Normal), на кнопці буде написано Розмітка сторінок (Page Break Preview) якщо ж ви відкрили вікно підприєм-огляду, перебуваючи в режимі розмітки сторінок, то кнопка, навпаки, змінить назву на Звичайний (Normal View) Ви можете використовувати її для перемикання між цими уявленнями

Домігшись потрібного виду документа, натисніть кнопку Друк (Print), щоб відправити листи на друк, інакше клацніть на кнопці Закрити (Close), щоб вийти з режиму попереднього перегляду і повернутися до звичайного вигляду документа

Друк

Якщо клацнути на кнопці Печать (Print) панелі інструментів Стандартна, вся активна область поточного робочого листа негайно буде відправлена ​​на принтер При необхідності більш чітко визначити, що саме і в якій кількості ви збираєтеся друкувати, відкрийте діалогове вікно Друк (Print), вибравши в меню Файл команду Друк (Print)

Ви можете відправити на друк не весь документ, а тільки кілька сторінок, задавши початковий і кінцевий номери сторінок відповідно в лічильниках С (From) і По (То) розділу Друкувати (Print Range) діалогового вікна Друк, зображеного на рис 119

Розглянемо докладніше елементи управління цього вікна:

► Щоб надрукувати книгу цілком, а не тільки поточний лист, встановіть перемикач

Вивести на друк (Print What) в положення Всю книгу (Entire Workbook)

► Для друку тільки певних листів виділіть їх попередньо як групу

Потім встановіть перемикач в положення Виділені листи (Active Sheet (s)) та натисніть кнопку ОК Про виділення групи листів говорилося в розділі

«Редагування групи листів» глави 7

► Щоб вивести на друк тільки виділений фрагмент листа, встановіть перемикач Вивести на друк в положення Виділений діапазон (Selection)

Рис 119 Діалогове вікно Друк

► Використовуйте розділ Копії (Copies), щоб задати кількість копій для друку в лічильнику Кількість копій (Number Of Copies) Вам має вистачити допустимого діапазону – максимальна кількість копій, що друкуються за раз, дорівнює 32 767

► Якщо робочий лист складається з кількох друкованих сторінок і ви збираєтеся надрукувати кілька копій такого документа, встановіть прапорець Розкласти по копіях (Collate), і вам не доведеться займатися цим згодом Наприклад, якщо документ збирається з двох листів, а ви друкуєте 5 копій, то в звичайному варіанті спочатку на принтер будуть вставлені 5 копій першої сторінки, а потім – 5 копій другої сторінки Якщо ж прапорець Розкласти по копіях встановлений, Excel друкуватиме документ 5 разів – причому першу і другу сторінку разом Цей режим зручний, але друк триває трохи довше

► Коли встановлений прапорець Друк у файл (Print To File), Excel не надсилає до-

кумент на принтер, а записує у вигляді файлу на диску

РАДА :-

Кнопка Знайти принтер (Find Printer) дуже корисна, коли ви працюєте в локальній мережі, використовуючи службу каталогів Windows (версії Windows 2000 або старше) Клацніть на зазначеній кнопці, щоб знайти всі доступні принтери локальної мережі

У верхньому полі Імя (Name) діалогового вікна Друк виводиться імя принтера, призначеного за замовчуванням Якщо ви збираєтеся використовувати який-небудь інший принтер, клацніть на значку зі стрілкою праворуч від цього поля і виберіть у списку доступних принтерів потрібний вам

Друк у файл

Прапорець Друк у файл (Print To File) вже давно є анахронізмом – пережитком часу, коли компютери були великими До нього часто вдавалися, коли обсяг памяті принтера не дозволяв цілком друкувати документи і їх доводилося розбивати на окремі частини Тепер прапорець Друк у файл можна використовувати для збереження та друку документів з компютера, на якому не встановлено додаток Excel

У розглянутому випадку дані в тому ж вигляді, в якому вони відправляються на принтер, надходять у файл на жорсткому диску компютера Таким чином, ви отримуєте вже не документ Excel, а документ, підготовлений для друку, записаний в кодах принтера При цьому програма зберігає у файлі всю необхідну інформацію, що стосується розривів сторінок, інтервалів і використовуваних шрифтів До жаль, кінцевий результат буде цілком залежати від типу принтера, шрифтів (треба думати) і складності самого документа Рекомендуємо, перш ніж відправляти такий файл для чистової, остаточної друку, зробити його чорнову копію

Щоб успішно впоратися із завданням, головна рекомендація – при роздруківці такого документа використовуйте режим MS-DOS Увійдіть в режим командного рядка і наберіть у відповідь на запрошення: copy lptl:/b

Це означає, що файл знаходиться у поточній папці Втім, ви завжди можете додатково до імені файлу ввести повний шлях до нього

Область друку

Якщо в діалоговому вікні Друк нижній перемикач встановлений в положення Виділені листи (Active Sheet (s)), Excel перевірить, чи призначили, чи ви яким-небудь з цих діапазонів імя Область_печаті (Print_Area) Якщо так, програма буде друкувати тільки діапазон з даними імям Якщо імя діапазону не призначено, надрукується активна область всіх виділених аркушів Якщо вам потрібно вивести певну область даного листа кілька разів, ви істотно заощадите час, задавши область друку Для цього виділіть цікавить вас діапазон і виберіть у меню Файл команду Область друку (Print Area), а потім – команду Задати (Set Print Area) Інший варіант: скористайтеся командою Параметри сторінки (Page Setup) того ж меню і перейдіть на вкладку Аркуш (Sheet) діалогового вікна, потім задайте діапазон комірок для друку в поле Виводити на друк діапазон (Print Area)

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Детальніше про іменування діапазонів буде розказано в розділі «Присвоєння імен осередкам і діапазонам» глави 12

Припустимо, що книга в цілому перевантажена даними, але на кожному її аркуші є невеликий діапазон комірок з підсумковими значеннями, які ви і хотіли б побачити на папері Ви можете вказати унікальний діапазон для кожного листа Тепер Excel буде

друкувати для листів, у яких визначено область друку, тільки цей діапазон комірок, а для всіх інших – цілком всю активну область

РАДА

Щоб не відкривати вікно Друк, використовуйте не команду Друк меню Файл, а однойменну кнопку панелі інструментів Стандартна Або клацніть на кнопці (Print Preview) цій же панелі інструментів, утримуючи клавішу Shift, і Excel відразу приступить до друку, за замовчуванням встановивши невидимий перемикач в положення Виділені лмсти (Active Sheet (s))

Параметри драйвера принтера

Іноді при роботі в Microsoft Excel може виникнути необхідність установки параметрів друку, які надає тільки драйвер принтера Наприклад, вам потрібно переключитися з автоматичною подачі паперу на ручну або за одного лотка на інший Для цього в Головному меню Windows виберіть команду Налаштування (Settings), а потім команду Принтери (Printers) Клацніть правою кнопкою миші на значку потрібного принтера і виберіть з контекстного меню команду Властивості (Properties) Багато з параметрів драйвера можна задати не виходячи з програми Для цього клацніть на кнопці Властивості (Properties) в діалоговому вікні Друк, що також призведе до відкриття вікна драйвера поточного принтера

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*