Робота з веб-вузлом SharePoint

Excel 2003, подібно іншим додаткам Microsoft Office 2003, надає кілька важливих нових засобів для спільної роботи, що базуються на службах SharePoint Team Services Якщо у вас є доступ до вузла SharePoint, ви можете використовувати його як сховище для документів робочої групи Під час роботи над спільним проектом вам і решті команді буде доступна вся інформація, що відноситься до цьому проекту і розміщена на цьому вузлі, – документи, списки завдань, контактні відомості про членів команди, терміни виконання етапів, посилання на додаткові матеріали Коли ви підключені до вузла – Безпосередньо за допомогою браузера або через відкриття спільного документа в Excel, – ви відразу бачите, хто з колег знаходиться в мережі, і можете тут же

почати з ними обговорення або відправити їм повідомлення електронної пошти

Завантаження документів з сайту і приміщення їх назад

На рис 1918 показано зміст бібліотеки документів на сайті SharePoint у вікні браузера Internet Explorer На рис 1919 зображена та ж бібліотека в тому вигляді, як вона виглядає в діалоговому вікні Open (Відкриття документа) в Excel Щоб потрапити до бібліотеки документів з Excel, після відкриття діалогового вікна Відкриття документа клацніть на ярлику Моє мережне оточення (My Network Places), що знаходиться на панелі адрес Ви також можете потрапити на вузол, ввівши його URL в поле Імя файлу (File Name)

Рис 1918 Ви можете завантажити документ з веб-сайту SharePoint, клацнувши на посиланні у вікні браузера

Доступ до загального документу з однаковим успіхом можливий як з Internet Explorer (або з іншого оглядача Інтернету), так і з Excel Єдиний елемент управління, що надається SharePoint і відсутній в діалоговому вікні Відкриття документа Excel, це значок Windows Messenger, який зявляється поряд з іменами користувачів, що знаходяться в мережі в поточний момент часу Клацніть на цьому значку, щоб відкрити меню зі списком можливих дій, застосовних щодо цих користувачів, наприклад: відправити користувачеві миттєве повідомлення за допомогою Windows Messenger, запланувати збори, послати повідомлення електронної пошти, повідомити про дзвінок по телефону, відкрити контактну запис в Microsoft Outlook

Як ви побачите пізніше, все перераховане доступно в Excel з панелі завдань Спільна робоча область (Shared Workspace)

Рис 1919 Ви також можете відкрити спільний документ прямо з Excel

Щоб завантажити документ з сайту SharePoint у вікно Excel, клацніть на потрібному посиланню правою кнопкою миші в браузері і потім виберіть команду Змінити в Microsoft Office Excel (Edit In Microsoft Excel) Або просто відкрийте його стандартним способом прямо з Excel (рис 1919)

Якщо ви завантажуєте документ за допомогою браузера, документ надходить в Excel з відміткою Тільки для читання (Read-Only), як показано на рис 1920 Однак за умови, що документом не володіє в поточний момент інший користувач і ви маєте права учасника або адміністратора на вузлі SharePoint, ви можете зберігати свої зміни на вузлі без перейменування документа Просто виберіть команду Зберегти в меню Файл і вкажіть те ж саме імя (і місце зберігання) Сервер прийме відредагований файл без всякого підтвердження, і відмітка Тільки для читання зникне

Щоб розмістити робочу книгу на сайті SharePoint, використовуйте команду Excel Зберегти меню Файл або, перебуваючи в бібліотеці документів на сайті SharePoint (див рис 1918), клацніть на посиланні Помістити документ (Upload Document) і потім виберіть потрібний файл на своєму локальному диску Для успішного виконання цієї операції ви повинні володіти правами учасника (Contributor) або адміністратора (administrator)

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Інформація про публікацію списків Excel на вузлі SharePoint приведена в розділі «Пуб-

цію списку »глави 28

Рис 1920 Документ, завантажений з браузера, надходить в Excel з відміткою «тільки читання», але за наявності у вас певних прав ви можете зберегти свої зміни на сайті SharePoint

Видача і повернення документа

Механізм видачі і повернення документів дозволяє користувачам SharePoint тимчасово резервувати за собою привілеї на читання-запис Якщо ви витяглидокумент (з бібліотеки), то тільки ви володієте правами на читання-запис Ваші колеги в стані завантажувати документ в його поточному стані, але не має права зберігати в ньому свої зміни Щоб тимчасово опанувати книгою, клацніть лівою кнопкою миші на її назві на сторінці бібліотеки документів і потім у меню клацніть на пункті Витягти (Check Out) Щоб повернути документ, збережіть його, потім клацніть на його назві лівою кнопкою в оглядачі і виберіть пункт Повернути (Check In) Сервер представить форму, показану на рис 1921, що дозволяє забезпечити коментарями внесення вами зміни

Спільна робоча область

Відкриття документа з вузла SharePoint в Excel зазвичай супроводжується висновком панелі завдань Спільна робоча область (Shared Workspace) (показаної в правій частині рис 1920) Ця панель завдань надає, серед іншого, інформацію про стан документа і про присутність ваших колег в мережі (Якщо відображається інша панель або сама вона чомусь не зявляється у вікні Excel, виберіть команду Загальна робоча область в меню Сервіс)

Рис 1921 Коли ви повертаєте документ, виводиться ця форма, що дозволяє приєднати до документа свої примітки

Спілкування з членами команди

На рис 1920 ми бачимо, що натиснута кнопка Члени (Members), що надає інформацію про склад робочої групи: імя поточного користувача і співробітників, що працюють в даний момент в мережі і відключених від неї

Щоб почати обмін миттєвими повідомленнями за допомогою Windows Messenger, клацніть на імені потрібного контактної особи Щоб відправити повідомлення електронної пошти за адресою зі списку контактів, власник якого зараз поза мережею, або члену команди, що не входить до списку контактів Windows Messenger, клацніть на імені цієї людини Ви також маєте право відправити лист всім членам команди, клацнувши на засланні Повідомлення всім членам (E-Mail All Members) у нижній частині панелі завдань Щоб виконати іншу дію відносно учасника групи, клацніть правою кнопкою миші на його імені і потім виберіть потрібну команду в контекстному меню

Відображення інформації про стан документа

Значки, які відображаються під рядком заголовка панелі завдань Спільна робоча область, надають доступ до інших вкладках цієї панелі Клацання на значку зі знаком оклику відкриває вкладку Стан (Status), яка може мати вигляд, показаний на малюнку нижче

Зверніть увагу, що посилання на цій вкладці надають такі ж функціональні можливості, що й на вкладці Члени Наприклад, можна клацнути на посиланні, щоб ініціювати сеанс Windows Messenger і поцікавитися у колеги, чи не збирається він повернути документ до бібліотеки

Призначення та відстеження завдань

Вкладка Завдання (Tasks) містить список завдань, призначених для поточного документа, а також імя виконавця та інформацію про термін виконання Прапорецьпоряд з назвою завдання показує її поточний стан Порожній прапорець означає, що людина ще не приступив до роботи над нею Галочка свідчить про виконане завдання Квадратик відповідає інших станів «Перебуває в процесі виконання»,

«Відкладена» або «очікує результатів іншої задачі»

Щоб додати завдання, клацніть на команді Додати нове завдання (Add New Task)

в нижній частині вкладки і заповніть наступну форму:

Для видалення або зміни завдання (наприклад, її статусу) клацніть на її назві правою кнопкою миші і потім в контекстному меню виберіть команду Видалити задачу (Delete Task) або Змінити завдання (Edit Task) Щоб отримати повідомлення про зміну стану завдання, клацніть на її назві правою кнопкою миші і виберіть команду Сповіщати мене (Alert Me About This Task) У цьому випадку в окремому вікні браузера відкривається форма Створення оповіщення (New Alert), продемонстрована на рис 1922 (Для того щоб отримувати повідомлення про зміну будь-якої задачі, повязаної з поточним документом, клацніть на посиланні Сповіщати мене про завдання (Alert Me About Tasks) у нижній частині вкладки Завдання)

Відкриття повязаних документів

Вкладка Документи (Documents) містить список всіх файлів, що зберігаються в поточній бібліотеці документів – тобто в папці SharePoint, з якої був завантажений робочий документ Щоб відкрити повязаний документ, просто клацніть на його імені в панелі завдань Ви також можете отримувати повідомлення про зміну повязаного документа Для цього клацніть правою кнопкою миші на його назві і потім в контекстному меню виберіть команду Сповіщати мене (Alert Me About This Document) Щоб мати своєчасну інформацію про зміну будь-якого з повязаних документів, додаванні або видаленні файлів з поточної бібліотеки, клацніть на посиланні Сповіщати мене про документи (Alert Me About Documents) у нижній частині вкладки У вашому розпорядженні і інші посилання цієї вкладки, призначені для додавання нових документів або для створення організаційних папок

Рис 1922 Ви можете скористатися цією формою SharePoint з метою оформлення передплати на негайні або періодичні повідомлення про зміни стану окремої задачі

Використання звязків

Вкладка Звязку (Links) служить для збереження та активізації посилань на повязані вебузли і на інші документи Щоб додати новий звязок, клацніть на команді Створити звязок (Add New Link) у нижній частині вкладки При бажанні отримувати повідомлення про конкретну звязку клацніть правою кнопкою миші на присвоєному їй імені та виберіть команду Сповіщати мене (Alert Me About This Link) Щоб підписатися на повідомлення про всі звязки, що створюються і руйнуються, скористайтеся посиланням Сповіщати мене про звязки (Alert Me About Links), розташованої внизу цієї вкладки

Отримання інформації про поточний документ

На вкладці Відомості про документ (Document Information) відображаєтьсяінформація про автора документа, про користувачів, які вносили зміни, і часу останнього доступу до документа Всі перераховані тут імена забезпечують, як і на інших вкладках панелі завдань Спільна робоча область, швидкий доступ до служб поштового та миттєвого звязку Посилання Сповіщати мене (Alert Me) дозволяє призначити або змінити оповіщення стосовно до поточного документа Якщо останній тимчасово взятий вами у монопольне користування (командою Витягти), команда Повернути (Check In) надає зручний спосіб повернення його назад до бібліотеки

Збереження версій документа

SharePoint може, при вашому бажанні, створювати копії документа «про всяк випадок» щоразу, коли він змінюється Ці резервні копії дають вам можливість відкотитися в минуле у разі виявлення небажаних змін За замовчуванням документ зберігається сам в себе, оскільки інакше істотно зростають вимоги до дискової памяті, необхідної для зберігання файлів Щоб включити режим збереження версій, клацніть на посиланні Журнал версій (Version History) внизу вкладки Відомості про документ і потім на Змінити параметри збереження версій (Modify Settings For Document Versions) у діалоговому вікні Збереження версій (Versions Saved)

Створення робочої області для документів

Робоча область для документів – це набір документів плюс повязані з ними завдання, персональна інформація та відомості про стан, всі разом зберігаються на дочірньому веб-сайті SharePoint Якщо ваш вузол SharePoint містить бібліотеку, наприклад, з імям Загальні документи,то ця бібліотека сама являє собою робочу область для документів Ви вправі створити нову робочу область для документів як дочірній вузол на вузлі групи, відвівши її під певний проект, з доступом тільки для учасників цього проекту Ваша нова робоча область стає, по суті, майже особистим куточком на рівні загальної доступності вузла групи і, треба думати, має більш чітку ієрархію документів та організацію оповіщень в порівнянні з батьківської

«Звалищем» По закінченні командної роботи над проектом ви можете перемістити ці документи на батьківський вузол

Звязка Excel 2003 і SharePoint передбачає три способи створення нової робочої області для документів:

► з середовища Excel (або іншої програми Microsoft Office 2003)

► за допомогою відправки учасникам проекту листа із загальним вкладенням

► зі сторінки веб-вузла у вікні браузера

Створення робочої області для документів з Excel

Перебуваючи в Excel, ви можете завести нову робочу область для документів в наступному порядку:

1 Відкрийте в Excel першу книгу, яку ви хочете включити в робочу область

2 Переконайтеся, що книга не містить незбережених змін (Якщо ви опустіть цей крок, Excel за необхідності запропонує вам зберегти файл)

3 Ви повинні бути впевнені, що ваш вузол SharePoint відноситься до надійних вузлів з точки зору Internet Explorer Щоб зробити його таким, в Internet Explorer виберіть команду Властивості оглядача (Internet Options) з меню Сервіс (Tools) На вкладці Безпека (Security) клацніть на значку Надійні вузли (Trusted Sites) і потім натисніть кнопку Вузли (Sites) Введіть URL сайту SharePoint в поле Додати сайт до зони (Add This Web Site To The Zone), натисніть кнопку Додати (Add) і потім ОК

4 Відобразіть в Excel панель завдань Спільна робоча область (виберіть однойменну команду в меню Сервіс), якщо вона прихована

5 На будь-якій з вкладок Члени (Members), Завдання (Tasks), Документи (Documents) або Звязку (Links) натисніть кнопку Створити (Create) і потім вкажіть URL вашого сайту SharePoint в поле Адреса (Location)

Адреса URL нової робочої області для документів буде складений з URL сайту SharePoint з подальшим слешем і імям поточного документа Наприклад: http://MySharePointSite/AnnualReport, Де AnnualReport – поточна книга без розширення XLS

Створення робочої області для документів електронною поштою

Щоб створити робочу область для документів за посередництва Microsoft Outlook, просто вкладіть документ Office в повідомлення, адресоване одному або декільком членам групи У вікні для створення повідомлення Outlook клацніть на кнопці Параметри вкладення (Attachment Options) з метою відобразити панель задач Параметри вкладення (якщо вона прихована) Потім скористайтеся посиланням Загальні вкладення (Shared Attachments) і вкажіть адресу вашого сайту SharePoint

Коли ви відправите своє повідомлення, кожен запрошений учасник отримає і посилання на вузол Вам же надійде лист з підтвердженням про успішне створення вузла

Створення робочої області для документів за допомогою браузера

Тут досить перемістити документ з сайту SharePoint в майбутню робочу область для документів Просто клацніть на кнопці зі стрілкою поруч з імям документа на сторінці бібліотеки і в меню виберіть команду Створити робочу область для документів (Create Document Workspace) Зявиться інша сторінка, вона надасть вам адресу, який буде присвоєно робочої області Справа залишилася за малим – Натиснути кнопку ОК на цій сторінці

Управління робочою областю для документів

У робочу область для документів ви можете додати документи як з браузера, так і з Excel У першому випадку перейдіть до дочірнього вузла вашої робочої області для документів, відкрийте сторінку Документи і списки (Documents And Lists), клацніть на посиланні Загальні документи (Shared Documents), розташованої під заголовком Бібліотеки документів (Document Libraries), і потім скористайтеся посиланням Відправити документ (Upload Document) У другому варіанті відкрийте документ, що вже знаходиться в робочій області На вкладці Документи (Documents) панелі завдань Спільна робоча область (Shared Workspace) клацніть на посиланні Додати документ (Add New Document)

Щоб закріпити за робочою областю користувача, тобто знову ж два шляхи З браузера

– перейдіть на домашню сторінку дочірнього вузла вашої робочої області для документів, клацніть на посиланні Додати члена (Add New Member) і дотримуйтесь

інструкцій І зсередини Excel – відкрийте документ, що зберігається в робочій області, а потім на вкладці Члени (Members) панелі завдань Спільна робоча область клацніть на відповідній посиланням

Веб-обговорення

При наявності доступу до вузла SharePoint або до будь-якого веб-вузла, на якому розгорнуто серверні розширення Microsoft, не втрачайте можливість відчути всі переваги спільної роботи на рівні веб-обговорень Обговорення звязуються з конкретними книгами Excel, розміщеними на сервері Історії обговорень зберігаються в окремих файлах і можуть бути обєднані з документами при їх перегляді на сервері

Щоб почати веб-обговорення, виберіть команду Сервіс ► Спільна робота ► Веб-обговорення (Tools ► Online Collaboration ► Web Discussions) У нижній частині вікна Excel зявиться спеціальна жорстко закріплена панель інструментів (Вона також не зявляється в списку, що відкривається командою Панелі інструментів (Toolbars) меню Вид (View) На відміну від інших панелей інструментів Office, вона не має стандартної кнопки закриття з причини недоступності свого заголовка Щоб прибрати панель з екрану, клацніть на її власній кнопці Закрити (Close)) Якщо документ був завантажений з сайту SharePoint, матеріали обговорень будуть автоматично зберігатися на цьому вузлі Якщо ви працюєте нема з SharePoint, необхідно вказати місцезнаходження сервера обговорень, перш ніж ви зможете приступити до справи Для цього виберіть команду Параметри обговорень (Discussion Options) у меню кнопки Обговорення (Discussions) і потім в діалоговому вікні натисніть кнопку Додати (Add)

Щоб додати коментарі до поточного документа, виберіть команду Додати обговорення книги (Insert About The Workbook Discussions) в меню кнопки Обговорення Excel відкриє діалогове вікно, показане на рис 1923 Введіть тему і коментар і потім клацніть на кнопці ОК На рис 1924 ми представили документ, тільки-тільки заявлений до обговорення та готовий до прийняття критики

Рис 1923 У цьому діалоговому вікні введіть тему і текст коментаря для нової ланцюжка обговорень

Рис 1924 Репліки учасників обговорення відображаються в нижній частині вікна документа,

і їх допустимо просівати по учасникам і датах

Для відповіді на подану репліку клацніть на значку праворуч від її тексту (лист з загорнутим куточком) Щоб у вікні документа відображалися висловлення тільки певного учасника чи за конкретний проміжок часу, виберіть команду Фільтр обговорень (Filter Discussions) в меню Обговорення

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*