Знайомство з робочою областю Excel – ЧАСТИНА 6

Зрозуміло, діалогове вікно Властивості стане максимально корисним тільки в тому випадку, якщо ви заповните всі його поля В принципі, непогано взяти в звичку перегляд властивостей збережених раніше файлів, особливо коли доводиться мати справу з великим обсягом записаної на жорсткий диск інформації

Рис 223 Звертайте увагу на властивості кожного файлу, перш ніж відкривати його

Звязування властивостей з осередками

Excel дозволяє звязати певну властивість з іменованої осередком робочого аркуша У цьому випадку значення властивості стає рівним вмісту осередку і змінюється при зміні значення в комірці Для досягнення подібного ефекту необхідно, перш за все, привласнити комірці назва (див розділ «Присвоєння імен осередкам і діапазонам» глави 12), після чого стане доступним прапорець Для обєкта (Link To Content) на вкладці Інші (Custom) діалогового вікна Властивості Якщо даний прапорець встановлений, то в списку Значення (Value) (при звязуванні властивості з осередком назву цього списку змінюється на Джерело (Source)) виводяться імена, визначені в книзі, як показано на рис 224

У полі Назва (Name) виберіть або створіть імя для певної властивості (При встановленні звязку властивості з осередком поле Тип (Турі) стає недоступним) Після завдання джерела (іменованої комірки, з якою звязується властивість) натисніть кнопку Додати (Add), і нову властивість зявиться в списку діалогового вікна Властивості

Рис 224 Властивості документа можна динамічно повязати з іменованими осередками

Якщо звязок порушиться (наприклад, буде видалена іменована осередок), у списку діалогового вікна Властивості збережеться останнє значення для цієї властивості

Якщо імя присвоєно діапазону комірок, значення властивості буде призначено тільки одній комірці, розташованої у верхньому лівому кутку цього діапазону

Збереження робочої області

За допомогою команди Зберегти робочу область (Save Workspace) меню Файл можна запамятати поточний стан робочого середовища Excel При виборі цієї команди на екрані зявляється однойменне діалогове вікно, зображене на рис 225

Зберігаючи робочу область, Excel разом з безліччю установок запамятовує стан всіх відкритих книг В результаті при наступному запуску програми робоча область відновлюється точно в такому ж вигляді, в якому вона була в момент запису Іншими словами, відкриються всі книги, які були відкриті на момент збереження файлу робочої області, і опиняться активізованими все застосовувалися налаштування У число зберігаються установок входить більшість параметрів обчислень і виведення інформації на екран, які задаються в діалоговому вікні Параметри меню Сервіс За замовчуванням робоча область зберігається у файлі Resumexlw, але ви завжди можете використовувати іншу назву з тим же розширенням, складене у відповідності з правилами іменування файлів Excel

Рис225 Команда Зберегти робочу область дозволяє записати поточний стан робочого середовища Excel

ПРИМІТКА

Команду Файл ► Зберегти робочу область не потрібно плутати з командою Сервіс ► Загальна робоча область (Tools ► Shared Workspace) їх дія різному Остання є засобом, розробленим Microsoft для полегшення спільної роботи декількох користувачів над одним проектом За додатковою інформацією з даного

питання звертайтеся до глави 19

-, 5  –

Відкриття файлів

Працюючи в програмі, потрібно вміти не тільки зберігати файли в потрібному форматі, але і відкривати їх Щоб відкрити небудь файл Excel, виберіть у меню Файл команду Відкрити (Open) або клацніть на однойменній кнопці панелі інструментів Стандартна У відповідь на екрані зявиться діалогове вікно Відкриття документа (Open), показане раніше на рис 214

Значки з лівого боку використовуються для навігації і роботи з файлами, списки яких представлені в головній області вікна За замовчуванням при першому відкритті вікна (в рамках одного сеансу роботи з Excel) в головній області відображається вміст папки Мої документи (My Documents) і виділений однойменний ярлик в лівій частині, якщо тільки не були внесені зміни в полі Робочий каталог (Default File Location) на вкладці Загальні (General) діалогового вікна Параметри Розглянемо елементи вікна Відкриття документа:

► Якщо клацнути на значку Мої останні документи (My Recent Documents), в основній частині вікна відобразиться у зворотному хронологічному порядку список файлів і папок, які нещодавно відкривалися на компютері Насправді тут зявляється вміст папки Останні файли (Recent), до якої автоматично заносяться посилання на файли і папки, до яких Ви отримували доступ через діалогові вікна Відкриття документа і Збереження документа

► Значок Робочий стіл (Desktop) надає швидкий спосіб переходу на найвищий рівень ієрархії файлової системи компютера

► При натисканні на значку Мої документи (My Documents) у головній частині вікна ото-

бражать вміст папки Мої документи

► Якщо клацнути на значку Мій компютер (My Computer), в основній частині зведуться воєдино всі доступні на компютері місця зберігання файлів, включаючи жорсткий диск, дисководи для гнучких, компакти DVD-дисків і папки з спільним доступом

► Значок Моє мережне оточення (My Network Places) відкриває доступ до файлів,

зберігаються в локальній мережі або в Інтернеті

► розкривається Тип файлів (Files Of Type), розташований в нижній частині діалогового вікна Відкриття документа, визначає, файли якого типу зявляться в головному вікні За замовчуванням тут обраний варіант Всі файли Microsoft Excel (All Microsoft Excel Files) – файли з розширеннями, що починаються з двох букв «XL» При бажанні в списку файлів можна показати як документи певного формату, так і всі доступні в цій папці (пункт Всі файли (All Files)), виділивши потрібний варіант у списку

РАДА –

Щоб одночасно відкрити відразу декілька файлів з однієї папки, виділіть їх на-

звання клацаннями миші, утримуючи при цьому клавішу Ctrl

► Кнопка Вистави (Views) дозволяє задавати різні способи ото бражения файлів в діалоговому вікні Відкриття документа Так, список файлів в режимі Таблиця (Details) надає більш докладні відомості про доку ментів Зверніть увагу на заголовки стовпців цього списку Якщо клацнути на будь-якому з них, файли будуть відсортовані відповідно до зі держимому шпальти Наприклад, клацнувши на заголовку Змінено (Modified), ви отримаєте список, упорядкований по датах зміни файлів При бажанні можна змінювати ширину стовпців, перетягуючи кордону між заголовка ми, подібно до того як редагується ширина стовпців робочого листа Excel

► Якщо клацнути на кнопці Сервіс (Tools), на екрані зявиться меню (рис 226),

містить набір додаткових команд для виділених файлів

РАДА

Клацання правою кнопкою миші на більшості файлів у діалогових вікнах Відкриття документа, Створення документа і Збереження документа виводить на екран контекстне меню з набором команд, застосовних до даного файлу Наприклад, за допомогою команди цього меню можна видалити файл, виділений в діалоговому вікні Відкриття документа

Рис 226 Меню Сервіс з набором додаткових корисних команд

Спеціальні способи відкриття файлів

У правій нижній частині діалогового вікна Відкриття документа знаходиться кнопка Відкрити, поряд з якою розташована маленька кнопка зі стрілкою, спрямованої вниз Клацніть на кнопці зі стрілкою, і на екрані зявиться додаткове меню, зображене на рис 227

Рис 227 В результаті клацання на кнопці зі стрілкою, розташованої поруч з кнопкою Відкрити, на екрані зявляється меню, що дозволяє управляти відкриттям файлів

► • Відкрити для читання (Open Read-Only) При відкритті файлу в даному режимі дозволяється його перегляд і редагування, але забороняється збереження файлу під тим же імям

Відкрити як копію (Open As Copy) У цьому випадку створюється копія виділеного файлу, і до її назви додається слово Копія(Copy Of) Таким чином, робота ведеться з дублікатом, а оригінал залишається в недоторканності

Відкрити в браузері (Open In Browser) Команда застосовується тільки до HTML-

документам і відкриває виділений файл у використовуваному за замовчуванням браузері

Відкрити і відновити (Open And Repair) Це потужний засіб, за допомогою якого можна спробувати відкрити пошкоджені файли Більш докладно команда описується далі у цій главі, в розділі «Відновлення пошкоджених файлів»

Автоматичне відкриття файлів під час запуску Excel

Якщо ви щодня працюєте з одними й тими ж файлами, зручніше зберігати їх в особливій папці – XLStart У цьому випадку при кожному запуску Excel всі файли, що знаходяться в цій папці, будуть відкриватися автоматично

РАДА

Якщо належить тривала робота з декількома книгами, має сенс зберегти в палиці XLStart і файл робочої області Тоді при кожному запуску Excel будуть автоматично завантажуватися всі налаштування робочої області Цьому питанню присвячений розділ «Збереження робочої області» даної глави

Папка XLStart створюється автоматично при установці Excel і розташовується в одній з наступних папок:

\Program Files\Microsoft Office\Officell

\Documents and Settings \ <ім'я> \ Аррlication Data \ Microsoft \ Excel

РАДА

Можна створити спеціальні файли, що визначають вид і вміст відкриваються за замовчуванням робочих книг і нових листів, і зберегти їх у папці XLStart Зацікавлені можуть повернутися до розділу «Зміна властивостей нової книги і робочого аркуша »даної глави

Якщо бажано, щоб при запуску Excel одночасно відкривалися файли з папки, відмінної від XLStart, слід визначити альтернативну папку запуску наступним чином: виберіть у меню Сервіс команду Параметри і на вкладці Загальні діалогового вікна введіть повний шлях до потрібної папки в поле Каталог Автозавантаження (At Startup, Open All Files In), як показано на рис 228

Це особливо зручно, коли компютер підключений до локальної мережі та потрібно, щоб при запуску Excel відкривалися файли з папки колективного доступу

Рис 228Вказівка ​​папки автозавантаження є одним із двох способів автоматичного відкриття документів

Відновлення пошкоджених файлів

На рис 227 представлений список додаткових команд діалогового вікна Відкриття документа, серед яких присутня команда Відкрити і відновити (Open And Repair) Вона дає шанс поборотися або за «Воскресіння» пошкодженого файлу, або, принаймні, за витяг з нього даних, якщо файл відновленню не підлягає Після того як ви виділите файл і виберете в списку команду Відкрити і відновити, на екрані зявиться вікно, показане на рис 229

Рис 229 Команда Відкрити і відновити дає надію на відновлення втрачених даних

Спочатку виберіть варіант Відновити (Repair) і, якщо все ж таки не вдасться відкрити файл, поверніться назад і клацніть на кнопці Витягти дані (Extract Data) Це призведе до відображення нового вікна, воно показано на рис 230

На даному етапі необхідно правильно оцінити ситуацію: якщо ви вважаєте, що вдасться відновити введені формули, виберіть варіант Відновити формули (Recover Formulas), в іншому випадку постарайтеся зберегти хоча б

значення – клацніть на кнопці Перетворити в значення (Convert To Values) Незалежно від того, який варіант був обраний, дані з усіх робочих листів і таблиць зчитуються в тому порядку, в якому вони розташовувалися у вихідному документі На жаль, процесу відновлення не підлягають атрибути форматування, побудовані діаграми, інші обєкти – тільки вміст комірок, оскільки саме воно є основою для подальшої роботи з файлом

Рис 230 Після клацання на кнопці Витягти дані Excel пропонує два варіанти їх відновлення

Варто зауважити, що якщо пошкодження торкнулися ділянки файлу, на якому записувалися паролі для роботи з ним, то з великою часткою ймовірності вам не вдасться витягти дані із захищеного паролем документа, використовуючи команду Відкрити і відновити

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більше по темі розповідається в розділі «Відновлення після збою» цієї глави, про паролі і захист документів можна дізнатися з розділу «Захист книг» глави 6

Відновлення за рахунок зміни джерела даних

Існує ще один спосіб відновити дані з пошкодженої книги, які ви вважали безповоротно втраченими В цілому принцип дії програми тут аналогічний виконанню команди Відкрити і відновити, але все ж має сенс скористатися цією можливістю, якщо попередні спроби не дали задовільних результатів

Отже, спробуйте зробити наступні кроки Спочатку відкрийте дві нові книги В одній з них виділіть клітинку А1 і натисніть клавіші Ctrl + C, щоб скопіювати її значення в буфер обміну Активізуйте другу книгу і клацніть правою кнопкою миші на осередку А1 У контекстному меню виберіть команду Спеціальна вставка (Paste Special) і потім натисніть кнопку Вставити звязку (Paste Link) Після цього в меню Редагування виберіть команду Звязку (Links), натисніть кнопку Змінити (Change Source), знайдіть на жорсткому диску пошкоджену книгу, виділіть її та натисніть кнопку ОК у діалоговому вікні Звязку (Links)

Якщо удача на вашому боці, дані з комірки А1 зіпсованої книги зявляться в комірці А1 поточної книги завдяки звязку, встановленої за допомогою формули Натисніть на клавішу F2 для активізації режиму правки і потім тричі натисніть F4 для перетворення абсолютної посилання $ А $ 1 в відносну А1 Після цього копіюйте формулу на всі інші ділянки робочого листа до тих пір, поки всі дані листа не будуть витягнуті Повторіть процедуру для кожного аркуша пошкодженої книги

Подібний прийом може виявитися ефективним навіть при відновленні «битих» файлів, захищених паролем Після клацання на кнопці Змінити (Change Source) вам буде запропоновано ввести пароль Клацніть на кнопці Відмінити (Cancel) і подивіться, що зміниться Успіх, зрозуміло, не гарантований, але спробувати варто

Пошук файлів

Якщо ви не знаєте точного місцезнаходження конкретного файлу, можна скористатися пошуковими засобами, наданими діалоговим вікном Відкриття документа У цьому вікні клацніть на кнопці Сервіс та виберіть команду Знайти (Search) На екрані зявиться діалогове вікно Пошук файлів (Search), показане на рис 231

Рис231 Діалогове вікно Пошук файлів застосовується для виявлення файлів у всіх локальних ресурсах і використовуваних спільно

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Спільне використання файлів докладно розглядається в розділі «Спільне використання книг в мережі» глави 19

Щоб почати пошук, досить ввести якесь слово у велике поле, а потім клацніть на кнопці Знайти (Search) Однак ми настійно рекомендуємо,

використовуючи списки, що розкриваються Область пошуку (Search In) і Типи файлів результатів (Results Should Be) розділу Інші параметри пошуку (Other Search Options), максимально звужувати область пошуку В іншому випадку – на підставі якого-небудь одного критерію – пошук по всьому жорсткому диску компютера може зайняти досить багато часу Список файлів, що задовольняють заданому критерію, зявиться в нижній частині діалогового вікна Натисніть кнопку ОК або двічі клацніть на імені файлу, щоб закрити вікно Пошук (Search) Назва знайденого документа буде скопійовано в поле Імя файлу (File Name) діалогового вікна Відкриття документа

Щоб додати нові критерії і тим самим ще більше звузити область пошуку, клацніть на вкладці Розширений (Advanced) діалогового вікна Пошук (Search) Використовуючи списки, що розкриваються розділу Шукати (Search For), розміщені у верхній частині діалогового вікна, створюйте по одній умові за один раз і додавайте стільки додаткових критеріїв пошуку, скільки вважаєте за потрібне Визначивши Властивість (Property), Умова (Condition) і Значення (Value), клацніть на кнопці Додати (Add), щоб додати критерій в розташований трохи нижче список При бажанні можна вказати будь-яке кількість критеріїв пошуку Нижче представлено опис елементів управління вкладки розширеного пошуку

► У списку Властивість (Property) перерахована велика частина дос тУпНЯ властивостей

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Детальніше про діалоговому вікні Властивості розповідалося в розділі «Внесення зведеної інформації про книги» даної глави

► Вміст списку Умова (Condition) змінюється в залежності від пункту, обраного в списку Властивість Наприклад, якщо задано властивість Дата створення (Creation Date), то серед умов будуть такі, як не раніше (On Or After), сьогодні (Today), минулого місяця (Last Month) і т д

► Поле Значення (Value) призначено для введення конкретного значення, що має сенс при заданому умови пошуку Наприклад, якщо як властивості обрана Дата створення, то в поле Значення може стояти конкретна дата

► Кнопки І (And) і АБО (Or) використовуються для того, щоб вказати, як розцінювати чергову умову при успіху пошуку: «на додаток» (обидва поєднуваних умови повинні бути дотримані) або ж «замість» попереднього (тобто нарівні з ним – досить успіху за одним критерієм) відповідно Деякі типи властивостей допускають тільки один логічний оператор І Так, якщо спробувати створити за допомогою кнопки І ще одна умова Тип файлів, Excel повідомить, що в списку умов вже вказаний один тип файлів, і запропонує замінити І логічним оператором АБО

► Щоб видалити будь виділений критерій пошуку, клацніть на кнопці Видалити (Remove) Якщо потрібно очистити весь лист умов пошуку, клацніть на кнопці Видалити все (Remove All)

► Щоб почати пошук, натисніть кнопку Знайти (Search) Якщо ви хочете, збе нив умови, видалити результати, клацніть на кнопці Відновити (Restore)

► Виявивши шуканий файл, натисніть кнопку ОК, і його назва зявиться в полі Імя файлу в діалоговому вікні Відкриття документа

► Останній критерій, за яким проводився пошук файлів, запамятовується аж до наступного відкриття діалогового вікна Пошук (Search)

РАДА -—

Щоб заповнення властивостей файлу увійшло в звичку, можна включити режим автоматичного відображення діалогового вікна Властивості ще при першому збереженні файлу Для цього в меню Сервіс виберіть команду Параметри і потім на вкладці Загальні встановіть прапорець Пропонувати заповнення властивостей файлу (Prompt For Workbook Properties)

ПРИМІТКА

Можливості Excel можна розширити за рахунок додаткових невеликих програм, що вбудовуються в основний додаток і запускаються з його середовища Такі програми називаються надбудовами, або підключаються модулями (add-ins), і встановлюються окремо

Одна з надбудов, Spreadsheet Assistant (Помічник по роботі з електронними таблицями) 1, надає безліч корисних, що дозволяють заощадити час засобів Після установки Spreadsheet Assistant в рядку меню зявляється новий пункт – Assistants (Допомога), в якому є підміню File Assistants (Допомога по роботі з файлами) Содер-

жащіеся в ньому команди допомагають виконувати як досить незвичайні, так і рутинні завдання, на зразок збереження декількох файлів, переміщення, перейменування, видалення і експорту файлів, створення резервних копій і зняття «екранних знімків» з діапазонів осередків або діаграм для використання в інших програмах, наприклад Microsoft PowerPoint Щоб відкрити представлене нижче діалогове вікно, виберіть команду Assistants ► File Assistants ► Create A Picture File (Допомога ► Допомога по роботі з файлами

► Створити картинку)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*